Это расстраивает, когда ты не можешь найти этот файл, не так ли? Когда вы искали все мыслимые папки на вашем компьютере, и каким-то образом они потерялись… или, что еще хуже, удалили. Теперь есть отличные инструменты поиска для Windows которые позволяют вам найти ваши файлы, но они работают, только если вы знаете имя файла. И вы не хотите открывать программу, чтобы найти все нужные вам файлы и папки. Просто приятно иметь вещи аккуратными и доступными, когда они вам нужны.
Я собрал список из 9 вещей, которые вы можете сделать, чтобы управлять компьютерными файлами и максимально эффективно использовать свой компьютер. Потому что это его цель — быть более полезным, а не менее полезным. Но компьютеры зачастую более сложны, когда они не настроены и не используются должным образом, что по сути контрпродуктивно.
Начните сейчас — не откладывайте это
«Это звучит сложно. Я сделаю это позже » . Не позволяйте этой мысли проникнуть внутрь, иначе вы можете не читать остальную часть этой статьи. Это скорее совет «без оправданий», чем техническая идея, но, как и многие вещи, для организации и эффективности требуется совсем немного навыков. Самый большой ресурс — это время, но даже этого не требуется. Вместо того, чтобы говорить себе « я вернусь к этому позже », просто быстро сделайте это прямо здесь и тогда.
Конечно, всегда важно помнить о приоритетах, и это не статья об управлении временем. Тем не менее, удивительно, как мало усилий нужно, чтобы начать процесс. Самый большой ресурс, который требуется, это просто общее сознание, чтобы поместить этот файл или папку в нужное место.
Задайте себе вопрос — вы бы просто выбросили кучу файлов или папок на рабочий стол или на работу? А как насчет всей вашей гостиной, пола, кровати, шкафа … нужно ли мне продолжать? Ответ, надеюсь, вы не будете. Ваш компьютер можно сравнить с вашим домом. Не только ваш офис или рабочее пространство — теперь мы делаем все на наших компьютерах, поэтому важно, чтобы все содержалось в чистоте, как и ваш дом.
Используйте папки … Пожалуйста!
Позвольте рассказать вам о человеке и его флешке. Он подключил его к моему компьютеру один раз, и в нем не было никаких папок, только файлы… много файлов. Я уже объяснил, почему вы должны организовывать свои файлы, поэтому я почти уверен, что понятно, зачем вам папки. Но в противном случае папки являются основой организации, но даже если у вас есть папки, вы все равно можете быть очень неорганизованными.
Папка, которая неправильно помечена или находится в неправильном месте, так же плоха, если не хуже, чем файлы на всем компьютере без домашней папки (папки).
Одно место для всего
Не путайте это с тем, что все ваши файлы находятся в одной папке … или даже все ваши папки в одной папке … или, что еще хуже, на рабочем столе. Но вам нужно место, где вы знаете, что вы можете получить доступ к своим файлам и папкам там. Папка « Мои документы » является логичным и идеальным местом для этого, но, опять же, это не место для хранения всех ваших файлов, это дом для ваших папок, которые содержат ваши файлы. Подумайте об этом в том смысле, что вы не положите свои папки во дворе и не положите свой шкаф для документов во двор … вы положите их обоих в дом. Ваша папка « Мои документы » — это ваш «дом».
Организовать по категории
Один из способов упорядочить ваши папки и файлы — по категории или типу. Например, допустим, у вас есть документы для школы, работы, личные и профессиональные (отдельно от работы), а также музыка, фотографии и фильмы. Очевидно, что музыка, фотографии, видео и документы должны храниться отдельно, но организация идет еще дальше. Например, вы также должны организовать типы документов, которые у вас есть. Есть несколько способов сделать это.
Вы можете организовать по типу файла, который я не очень рекомендую. Конечно, лучше, но не идеально. В основном он используется для массовой организации и «быстрого исправления», хотя «исправлений» здесь не так много. Этот метод в основном может быть полезен, если вы просматриваете вещи, которые вам больше не нужны в данный момент, и / или не хотите получать слишком подробные сведения. У него есть свое место, и у меня есть некоторые файлы, которые я организовал таким образом, но он всегда оставляет вас в курсе, что вам нужно организовать «эти файлы». По этой причине я не рекомендую этот метод — есть лучшие способы.
Вы также можете определить, к какой категории файл относится больше всего. Например, школьный документ должен идти в школьную папку.
Упорядочить по дате
Организация по дате также полезна, но не должна использоваться исключительно сама по себе. Причина в том, что если вы когда-нибудь выполните поиск файла, вы можете найти его в папке с пометкой «04-11-2006». Если это все, что вам нужно пройти, вам, вероятно, придется открыть папку, чтобы просмотреть ее содержимое, чтобы увидеть, что в ней. Это может ухудшиться, если вы подадите все файлы таким образом, и все типы будут смешаны друг с другом. Опять же, это не очень организовано и, возможно, хуже, чем ничего.
Если вы чувствуете, что добавление даты необходимо (что я часто буду делать для чувствительных ко времени файлов или файлов, которые часто обновляются, например, резюме), добавьте описание с датой в конце или в начале, в зависимости от ваших предпочтений.
Не переусердствуйте подпапки
Подпапки являются необходимостью для организации файлов. Это одно из преимуществ, которые есть у компьютера над традиционными шкафами для хранения документов. Примером правильного использования подпапок может быть папка « Работа » в « Мои документы» , папка « Проекты » в папке « Работа», папка « [Имя проекта и дата] » в папке « Проекты » и т. Д. (Если требуются дополнительные папки. ).
Однако помните о количестве папок в папках, которые у вас есть, потому что это может быть пугающая задача, открывающая папку после того, как папка ищет ваши файлы. Если есть файлы, к которым вам нужен быстрый доступ, попробуйте оставить их только в одной или двух папках. Частично это связано с системой, которую вы создаете, создали или просто считаете наиболее удобной, но это также должно быть связано с практичностью и простотой доступа.
Именование файлов и папок: короткие, но точные
Еще одна вещь, которую важно учитывать при организации ваших файлов, — это быть как можно более кратким, но и как можно более подробным. Во многих случаях вы можете быть единственным, кто использует папки или файлы, но если вы решили поделиться чем-то с кем-то, как на личной, так и на профессиональной основе, вы хотите, чтобы это было понятно как им, так и вам. Вам не нужно думать о том, что вы пытались описать в заголовке папки. Не называйте папку «школьные вещи», назовите ее « Школа» — обратите внимание на акцент на использовании заглавных букв, что также делает вещи более привлекательными.
Затем в вашей школьной папке вы можете организовать вещи по школе (если их несколько). Если у вас не более одной школы, которую вы посещали, вы можете назвать папку «Школа: [Название школы]. «Если вы хотите сократить инициалы своей школы, это будет хорошо, так как вы, вероятно, знаете, что они значат. Однако будьте осторожны, чтобы не переборщить с аббревиатурами. Хотя они могут быть удобны в сокращении имен, самое главное, чтобы вы понимали, что находится в этом файле или папке.
Быстрый доступ к папкам и файлам
Как я уже упоминал ранее о том, что ваши файлы не спрятаны глубоко в лесу подпапок, есть и другие вещи, которые вы можете сделать, чтобы ваши файлы были легко доступны. Помимо очевидной возможности быстрого поиска файла, он также играет огромную роль в поддержании вашего статуса управления файлами. Другими словами, важно, чтобы вы могли быстро и легко сохранить новый файл в правильном месте на вашем компьютере.
Изменить свой взгляд
В проводнике Windows существует множество способов просмотра файлов. Наряду с просмотром файлов с различными размерами значков, есть также панель предварительного просмотра, чтобы увидеть, как файл выглядит перед его открытием. Вы также можете сортировать файлы по дате, имени и т. Д. Это напрямую не связано с управлением файлами, скажем так, но в целом обеспечивает лучший опыт. Мы стремимся к меньшему количеству работы и большей эффективности, и то, как вы просматриваете свои файлы, может сделать именно это.
Еще одна функция в проводнике Windows — это возможность добавить папку в « Избранное» . Если это папка, к которой у вас есть доступ, но она не входит в набор папок, которые Windows назвала « любимыми », вы можете перетаскивать их мышью. папки в этот раздел. Будьте осторожны, чтобы не перетащить папку в другую папку уже в избранном.
Чтобы убедиться, что у вас есть папка в разделе «Избранное», найдите черную сплошную линию и сообщение « Создать ссылку в избранном. »
Списки прыжков
В Windows 7 есть замечательная функция под названием « Списки переходов », которая позволяет прикреплять папки к всплывающему значку Windows Explorer рядом с кнопкой «Пуск» на панели задач. Вы можете получить к нему доступ, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав папку для открытия. Чтобы добавить новую папку, просто возьмите ее и перетащите на значок Windows Explorer на панели задач. Затем вы можете перемещать папки любым удобным для вас способом.
Организация папок на рабочем столе с заборами
В моей предыдущей статье Очистите свой рабочий стол Windows раз и навсегда , я упомянул и списки прыжков и заборы. Заборы это отличная программа для организации папок, которые у вас есть на рабочем столе. Я настоятельно рекомендую ознакомиться с этой статьей, чтобы детально взглянуть на очистку рабочего стола (которая во многих отношениях управляет вашими файлами, но по-другому). Несмотря на то, что мне не нравятся слишком много значков и ярлыков на рабочем столе, Fences предоставляет удобный способ переключения между значками без значков простым двойным щелчком мыши.
Опять же, я рекомендую иметь только необходимые папки на рабочем столе. Если вы часто обращаетесь к своей папке со своими резюме, тогда добавьте ее на рабочий стол и используйте заборы, чтобы скрыть значки, когда они вам не нужны. Но во многих отношениях эти папки также могут быть добавлены в ваш список переходов и доступны с таким же количеством времени, кликов и усилий.
Используя любой из этих параметров, вы должны знать, что вы добавляете, чтобы убедиться, что вы не добавляете слишком много и удаляете то, что больше не используете. В противном случае вы столкнетесь с той же проблемой, которую пытаетесь решить прямо сейчас, — беспорядочным хаосом.
Архив того, что вам не нужно или не нужно
Во-первых, мы должны взглянуть на термин « архив ». Это не удаление файлов — вы редко хотите это сделать (в зависимости от файла). Он хранит папки, содержащие файлы, в назначенной папке под названием «Архив» или «Старые файлы». Заметьте, я сказал «папки, содержащие файлы», так как вы не хотите просто выбросить кучу устаревших файлов в папку и назвать это хорошим. Это просто добавление к беспорядку, который у вас уже есть.
Теперь, где эта папка должна идти? Ну, вы, вероятно, не хотите, чтобы это смешивалось с другими вашими файлами, но это полностью ваше дело. Лично я рекомендую хранить его в папке « Мои документы », чтобы его было легко запомнить и согласовать. С таким именем, как « Архив », оно, вероятно, будет находиться в верхней части любой папки, в которую вы решили его вставить. Чтобы изменить это, вы можете добавить «z» и точку к началу имени, чтобы папка могла выглядеть примерно как «z.Archive ». Это поместит его в конец списка, так что вам не придется беспокоиться о том, что он постоянно мешает.
Удалить и воздержаться от создания дубликатов
Как часто создаются дубликаты, остается загадкой. Иногда это происходит путем случайного копирования файлов в другое место. К счастью, есть бесплатная программа, которая может помочь удалить любые дубликаты с вашего компьютера. Я давно использовал Duplicate Cleaner и очень рекомендую его. Он получает последние обновления, имеет простой в использовании интерфейс и просто работает.
Не делайте копий, делайте ярлыки
Чтобы предотвратить будущие копии файлов, важно создавать ярлыки для файлов и папок, а не копий. Разница между ними заключается в том, что копия является точной копией первого файла или папки, тогда как ярлык просто приводит к файлу в исходном месте. Помимо того, что ярлыки не помогают, ярлыки также занимают меньше места.
Чтобы сделать ярлык, щелкните правой кнопкой мыши папку или файл и нажмите « Создать ярлык ». Это создаст ярлык в том же месте, где находится файл. Затем вы можете воспользоваться этим ярлыком, переместить его в любое место и даже переименовать его, если пожелаете. Чтобы создать ярлык чего-либо на рабочем столе, щелкните правой кнопкой мыши и наведите курсор на « Отправить », затем нажмите « Рабочий стол ».
Предотвратите беспорядок с облачными приложениями для заметок и документов
Есть вещи, которые вы хотите сохранить, но кажется утомительным создание офисного документа или текстового файла и сохранение его в папке на вашем компьютере. Достаточно скоро эта папка становится переполненной всевозможными документами, похожими на заметки, и становится даже ошеломляющим даже для поиска конкретной заметки. По этой причине популярность облачных приложений постоянно растет, и есть из чего выбирать.
Я лично часто использую Evernote и Google Docs .
Причина, по которой я чувствую, что Evernote успешен, в первую очередь из-за его локального применения. Вам не нужен веб-браузер, чтобы использовать его, но вы можете получить доступ к своим файлам в облаке. Я предпочитаю Google Docs, потому что это то, что я разработал мою систему вокруг.
Если вы только начинаете (или все еще не освоились в одной или двух программах, я рекомендую рассмотреть эти четыре, а также любые другие подобные приложения и посмотреть, какие из них подходят вам лучше всего).
Причина, по которой я рекомендую использовать эти приложения вместо традиционного способа создания документа в Microsoft Word или другой альтернативе для офиса, заключается в том, что он позволяет очень легко организовывать, искать и создавать свои заметки. Существует множество статей о , а также остальной части Интернета, которые показывают, как это сделать. Как и следует из названия этого раздела, на вашем компьютере не возникает путаницы.
Синхронизируйте ваши локальные файлы в облаке
Синхронизация локальных файлов в облаке отличается от создания заметок и документов в облаке. Это один из последних шагов, так как важно, чтобы вы сначала поняли все предыдущие шаги. Если вы этого не сделаете, синхронизация большего количества файлов в облаке может фактически помочь в хаотическом беспорядке файлов и папок. В этой области много вариантов, но крупными игроками являются SugarSync, Dropbox, Google Drive и Microsoft OneDrive. Это мои личные фавориты, и я использую их все, но есть много других, таких как Mozy, iDrive и так далее.
Я настоятельно рекомендую SugarSync для общего резервного копирования папок ваших компьютеров в облако. Для отдельных файлов Dropbox, Google Drive и SkyDrive работают очень схожим образом. Являетесь ли вы поклонником Документов Google или поклонником Microsoft Web Apps, вы можете определить, используете ли вы Google Drive или SkyDrive. Оба противостоят друг другу, и если вы еще не попробовали оба, я рекомендую вам сделать это.
Мне нравится Dropbox для обмена файлами и SugarSync для резервного копирования и доступа ко всем моим документам на другом подключенном к Интернету устройстве. Я настроил SkyDrive для резервного копирования многих других файлов на моем компьютере, и я использую Google Drive для организации и добавления файлов в Документы без веб-браузера.
Будьте последовательны и проворны
Это одно из самых важных дел. Как только вы начнете процесс, вы должны продолжать его усердно, иначе все будет напрасно, и вы получите полуорганизованную файловую систему. Это не только непродуктивно, но и напоминает вам, что вы никогда не заканчивали.
Ключ к этому должен быть быстрым. В тот момент, когда вам нужно сохранить или создать файл, вы помещаете его в нужное место и, если его еще нет, создайте его. Делаете ли вы это в облаке или локально, вам нужно помнить все предыдущие советы, такие как краткость, но подробность, отказ от создания дубликатов и уделение внимания иерархии папок путем организации того, что имеет смысл, но не переутомления путем добавления слишком много папок.
Начните организовывать свои файлы прямо сейчас!
Помните, что самое важное — просто начать. Не ждите, пока у вас не будет больше времени — у вас никогда не будет больше времени. Хотя сейчас, возможно, не самое подходящее время для полной проверки всех ваших файлов, вы все равно можете начать создавать некоторые папки и медленно добавлять новые файлы, которые вы сохраняете на своем компьютере, независимо от того, загружаются они или создаются. Время позволит вам затем расширить и сосредоточиться на других ваших файлах и привести их в порядок.
А если вам нужна помощь в управлении файлами на Android или хотите узнать, как использовать приложение для файлов iOS. , мы здесь, чтобы помочь вам!
Image Credit: ящик для картотек, полный файлов и папок через Shutterstock