Существует множество стратегий для достижения нулевого : использовать функцию архивирования Gmail , используйте эти приложения Android. или эти приложения для iPhone Вы можете настроить фильтры и выделите определенное время для работы с электронной почтой.
Но как только вы попадаете в Inbox Zero, очень сложно сохранить его. Как и в случае с большинством вещей, простота — лучший способ обеспечить успех.
С системой, состоящей всего из пяти папок (или ярлыков в случае Gmail), вы можете сохранить свой почтовый ящик свободным от беспорядка:
- Действие: Переместите сообщения, у которых есть задача, которая попадает в ваш список дел. Если на это уйдет всего несколько минут — сделайте это прямо сейчас. Если это потребует дополнительных усилий или времени, зарегистрируйте его в своем списке дел и переместите электронное письмо в эту папку, пока задача не будет завершена.
- Ожидание. Здесь вы помещаете любые сообщения, ожидающие ответа или ввода от кого-либо еще. Если вы ничего не можете сделать с этим сообщением, не позволяйте ему загромождать ваш почтовый ящик.
- Идеи: Это что-то вроде долговременной папки, которая не является обязательной. Я обнаружил, что держусь за электронную почту, содержащую идеи для проектов, над которыми я могу работать, или подходы, которые я хотел бы проверить на свою работу, поэтому эта папка служит постоянным источником вдохновения, когда у меня есть свободное время, чтобы быть более активным.
- Архив: все, с чем имел дело, может быть брошено в одну папку архива. Если вы правильно регистрируете любую информацию, поступающую из ваших писем, вам не нужно организовывать свой архив.
- Проект: если у вас есть особенно большой проект, над которым вы работаете, с большим количеством движущихся частей, вы можете рассмотреть возможность создания папки для конкретного проекта с подпапками действий и ожиданиями. Все электронные письма могут быть перемещены в основной архив после завершения проекта.
Многие пуристы с нулевым входным почтовым ящиком советуют использовать папку, не зависящую от проекта, но я лично обнаружил, что это помогает гарантировать, что ничто не провалится через трещины в крупных проектах.
И вы можете даже немного автоматизировать процесс смешивания сообщений, которые вы обрабатываете одинаково каждый раз: Gmail, Outlook и другие крупные поставщики электронной почты упрощают создание интеллектуальных правил и фильтров. помогут вам справиться и с другими. чтобы перемещать сообщения, даже не касаясь их.