Google Drive отлично подходит для совместной работы над документами в Интернете. Если вы не используете его, мы настоятельно рекомендуем попробовать, особенно если вы никогда ранее не использовали облачное хранилище. Но даже если вы уже знакомы с альтернативным сервисом облачного хранилища , подумайте над тем, чтобы сделать это.
Для начала Google Drive достаточно безопасен. для большинства пользователей. Кроме того, если вы уже интегрированы в Документы Google , тогда Google Drive является естественным и удобным дополнением. И хорошая новость в том, что если вы приехали из другого места, миграция на Google Drive довольно проста.
Готовы начать? Вот как войти в систему и настроить файлы. И если вы хотите поделиться какими-либо своими файлами с пользователями, не являющимися пользователями Google — что на самом деле является большой выгодой для Google Диска — мы также можем помочь вам в этом.
Вход в Google Диск
Начните с посещения http://drive.google.com в своем браузере. Если у вас нет учетной записи Google, вам придется создать ее, чтобы использовать Drive. При появлении запроса введите свои учетные данные:
Если у вас есть двухфакторная аутентификация, двухфакторная аутентификация в вашей учетной записи Google включено, следующим шагом будет ожидание кода подтверждения. После получения введите его, чтобы продолжить:
И это в значительной степени так. Для новых учетных записей автоматически будет настроен диск при первом входе в систему, и диск будет пустым, за исключением одного файла: как начать работу с диском . Не стесняйтесь, чтобы прочитать его, дважды щелкнув по нему.
Если вы заблудились и не можете найти дорогу обратно на Drive, просто посетите главную страницу Google. В верхней навигационной панели нажмите Drive, и вы попадете туда, куда вам нужно. (Если вы не видите Drive, нажмите « Подробнее» .)
Обмен файлами на Google Диске
Теперь, когда вы вошли в Google Диск, мы можем перейти к общим файлам. Во-первых, чтобы увидеть, какие файлы были предоставлены вам другими пользователями, нажмите « Совместное использование со мной» на левой боковой панели. Очень просто.
Замечательно, что эти файлы не учитываются в вашей квоте хранилища; вместо этого ваши фактические файлы хранятся в разделе « Мой диск ». Вы можете поделиться этими файлами с другими, используя один из двух методов.
С каждым аккаунтом Google связано дисковое хранилище. Google предлагает 15 ГБ бесплатно всем пользователям, но вы можете увеличить эту сумму, купив дополнительное место всего за 1,99 долл. США в месяц за 100 ГБ.
Документы электронной почты как приложения
На домашней странице Google Диска найдите файл, которым вы хотите поделиться, и откройте его, дважды щелкнув по нему. В зависимости от формата файла Google откроет соответствующее веб-приложение для его обработки (например, Документы Google для обработки текстов, Листы Google для электронных таблиц и т. Д.).
Открыв файл, перейдите в строку меню вверху и выберите « Файл»> «Электронная почта как вложение» .
Форма показывает, где вы можете заполнить несколько деталей, прежде чем файл будет отправлен по электронной почте. К счастью, Google не автоматизирует всю электронную почту от вашего имени.
Наиболее примечательным вариантом является параметр « Присоединить как» , в котором можно выбрать формат файла, который вы отправляете. Например, несмотря на то, что мой документ начинался как простой DOC от Word, Google может на лету преобразовать его в PDF, ODT, RTF, HTML или оставить его в виде простого текста.
Остальная часть формы не требует пояснений. Как видите, отправка файла кому-то на удивление легко осуществляется таким образом.
Разрешить другим просматривать и редактировать документы
Честно говоря, я редко использую опцию « Электронная почта как приложение» . (Под редким словом я имею в виду никогда.) Существует гораздо более универсальный метод, который обеспечивает большую мощность и контроль как для вас, так и для получателя, и этот метод является моим предпочтительным способом совместного использования.
Откройте любой файл на Google Диске, используя шаги, упомянутые выше, и найдите синюю кнопку с надписью « Поделиться» в правом верхнем углу экрана. Это довольно заметно и трудно пропустить. Нажмите на это. (Или наведите на него курсор, чтобы увидеть текущее состояние обмена документом.)
Появляется форма, где вы можете ввести отдельные адреса электронной почты. Любые введенные адреса электронной почты будут уведомлены ссылкой, ведущей к этому документу, с дополнительной запиской, которую вы можете предоставить.
Есть также выпадающее меню, где вы можете выбрать между Can Edit , Can Comment и Can View . Они определяют степень контроля приглашенных над документом. Редактирование дает полный контроль, комментирование дает возможность добавлять аннотации, а просмотр — только для чтения.
Если вы хотите поделиться с большим количеством людей и считаете слишком громоздким ввод отдельных адресов электронной почты, нажмите « Получить доступную ссылку» в правом верхнем углу формы. Любой, кто получит эту ссылку, сможет получить доступ к документу.
К счастью, совместно используемую ссылку можно ограничить аналогичным образом, используя разрешения « Редактировать» , « Комментировать» и « Просмотреть» . Если ваша учетная запись Google является частью организации (например, моя входит в ), то обмен будет ограничен этой организацией.
Наконец, есть пара дополнительных параметров, к которым можно получить доступ, нажав кнопку « Дополнительно» в правом нижнем углу формы. В расширенной форме сразу отображаются все вышеперечисленные параметры, а также некоторые другие.
Например, каждый человек, которого вы пригласили в документ, имеет свой уровень разрешений, указанный рядом с ним. В расширенном представлении вы получаете четвертый уровень полномочий владельца , который вы можете использовать для передачи документа кому-либо еще.
Владелец документа может переключать две дополнительные настройки: 1) могут ли редакторы приглашать новых людей и изменять доступ для текущих приглашенных, и 2) могут ли комментаторы и зрители загружать, распечатывать и копировать документ.
Другие вещи, которые вы должны знать
Все вышеперечисленное довольно просто, как только вы это сделаете несколько раз, и это не займет много времени, прежде чем Google Drive станет вашим предпочтительным сервисом для обмена файлами с коллегами, друзьями и семьей.
Это, как говорится, еще несколько вещей, которые нужно знать, прежде чем погрузиться в.
Одна из главных особенностей общих файлов Google Диска заключается в том, что несколько пользователей могут одновременно обращаться к одному и тому же файлу, что делает его очень удобным для совместной работы. Тем не менее, существует ограничение в 50 редакторов и комментаторов одновременно.
Если вы собираетесь использовать метод «Пригласить по адресу электронной почты», вы должны знать, что существует не более 200 приглашений на один документ . Если вам необходимо превысить этот лимит, вы можете использовать вместо этого ссылку общего доступа.
Наконец, совместное использование еще проще, если вы используете Google Drive на Android . Недавнее обновление включало функцию, которая уведомляет вас, когда загрузка файла на ваш Google Drive завершена, и эти уведомления имеют простые кнопки одним нажатием для приглашения и обмена.
Если вы решили использовать Google Drive, вот несколько советов и приемов, чтобы извлечь из этого максимум пользы. извлечь максимум извлечь максимум пользы из .
Это помогло? Дайте нам знать в комментариях ниже! Используете ли вы Google Drive? Если да, то для чего? Если нет, что бы убедить вас попробовать?