Вы ищете более эффективный способ организации своего рабочего дня? Попробуйте Time Blocking .
Несколько месяцев назад я наткнулся на светящуюся заметку Кэла Ньюпорта о блокировке времени — продуктивном «хаке», который поможет вам максимально использовать свой рабочий день, назначая очень конкретные задачи для очень определенных блоков времени. Это в значительной степени основано на законе Паркинсона, идея которого заключается в том, что работа будет просто расширяться, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения .
Для некоторых идея планирования задач таким жестким способом может быть нелогичной. Но, если у вас есть невыполненные задачи или срок выполнения, блокировка времени может помочь вам не сбиться с пути, не отвлекаясь, откладывая на потом и непродуктивную многозадачность.
Как правило, Ньюпорт тратит около 15-20 минут в конце каждого дня, планируя свои «временные блоки» на следующий день, с общей целью «обеспечить прогресс в правильных вещах в правильном темпе в соответствующие сроки» , По его теории, «40-часовая рабочая неделя, по моим оценкам, дает столько же, сколько 60-часовая рабочая неделя без структуры».
Для потенциального обещания увеличения производительности на 50% (особенно в связи с глубокой, тяжелой работой), соблазну дать этот взлом пробный запуск сложно сопротивляться.
Уделить время планированию
Если вы испытываете желание попробовать это, первое, что вам нужно сделать, это потратить некоторое время на то, чтобы изложить, что вам нужно сделать до окончания недели. Решите, что делает на неделю хорошо проведенный.
Запишите 3-5 наиболее важных задач, которые необходимо выполнить (эти приложения для принятия решений может помочь) и любые другие необходимые (хотя и не всегда важные) задачи, которые вам просто нужно выполнить. Затем, если вы работаете в обычном 8-часовом рабочем дне, разделите эти 8 часов на блоки разного размера, и каждый блок будет выделен для конкретной задачи (или набора задач) — важных и необходимых — над которыми вам нужно работать. Календарь Google является идеальным инструментом для этого, но лист бумаги может работать так же хорошо.
Вы можете увидеть базовый пример (всего за один день), который я использовал несколько дней назад ниже, хотя вы, конечно, можете сделать это как можно более подробным. Постарайтесь разделить задачи в течение недели таким образом, чтобы помочь в достижении всех ваших целей, не слишком напрягаясь.
Перед тем, как погрузиться прямо, необходимо принять во внимание несколько вещей.
Будь честен с собой
Не пытайтесь втиснуть слишком много в один день. Слишком легко недооценить, сколько времени займет задача, особенно если вы предполагаете, что вы будете на 50% эффективнее, чем обычно. Если вы тот, кто никогда не отслеживал свое время прежде чем это займет немного времени, чтобы учиться.
Вам необходимо определить среднее количество продуктивного времени, которое вы проводите в папке «Входящие». Вы должны точно знать, как долго вы можете сосредоточиться на глубокой, трудной работе. Если вы потратите четыре часа на глубокую работу, но действительно можете сосредоточиться только на двух часах (например), это будет потрачено два часа, которые могли бы быть потрачены на менее сложные задачи.
По мере того, как вы узнаете больше о том, как вы работаете, и сколько времени на самом деле занимает каждая задача, ваши оценки временных блоков будут становиться все более и более точными, что поможет вам стать более продуктивным.
Вы можете блокировать время реактивной работы тоже
Если большая часть вашей работы носит реактивный характер, вы можете подумать, что этот метод вам не подойдет. Но, к счастью, вы можете назначить отрезки времени и на реактивную работу, чтобы избежать 8-часовой игры в пинг-понг, когда вы на работе.
Например…
Если большая часть вашей работы уходит во входящие, запланируйте 30 минут каждые 2 часа в своем почтовом ящике. (Большое дело? Добавьте некоторую информацию в свою подпись, чтобы люди знали, что вы проверяете электронную почту только несколько раз в день, чтобы сохранить производительность) ).
Если вам приходится принимать звонки в течение дня, вместо того, чтобы отвечать на телефонные звонки каждый раз, когда он звонит, включите автоответчик и запланируйте несколько периодов в течение дня, когда вы отвечаете на свои сообщения. Это позволяет гораздо меньше прерывать ваши другие отрезки времени, позволяя вам выполнить свою лучшую работу.
Удалить отвлекающие
Блокировка времени — это хорошо, теоретически, но если вы не будете придерживаться принципов на практике , вы обязательно потерпите неудачу. Если вы рассчитываете на пару часов напряженной работы с открытой вкладкой Facebook, ваш телефон готов и готов принимать звонки, и ваши коллеги чувствуют, что могут прервать вас в любой момент, вы настраиваете себя на неудачу ,
Убедитесь, что люди знают, что они не должны мешать вам (ношение наушников может значительно сократить количество прерываний). Выключить телефон Выйти из социальных сетей. Закройте все ненужные вкладки и сконцентрируйтесь на текущей задаче в течение назначенного ей периода времени. Вы будете часто удивляться тому, сколько вы сделали.
Не будь слишком конкретным
Это слабо связано с нашей неспособностью человека предсказать, сколько времени действительно потребуется. Или даже если у нас есть мотивация для выполнения задачи. Если мы слишком конкретны с нашей блокировкой времени (т.е. «30 минут, чтобы забронировать место для вечеринки»), то, когда мы не найдем место в течение 30 минут, мы уже потерпели неудачу. Вместо этого держите ваши временные отрезки относительно расплывчатыми, но все же работайте для достижения очень конкретной цели.
Например, «30 минут на организацию вечеринки» работает хорошо. Вместо того, чтобы забронировать место, 30-минутный блок может привести к короткому списку мест — так что, по крайней мере, вы добились прогресса!
Эти быстрые победы заставляют вас не отставать от подобных систем производительности.
Блокировка времени не означает отсутствие выбора
Некоторые люди не любят, когда у них нет выбора в течение дня, и боятся, что блокировка времени ведет к полному отсутствию выбора. Это, однако, не так. Возьмите мой личный пример Календаря Google выше.
«Написание статей» намеренно расплывчато. У меня есть выбор статей, над которыми я могу работать в любое время, поэтому в этот период времени я могу выбрать одну статью, которая меня больше всего волнует в то время. Суть в том, чтобы я каждый день тратил определенное количество времени на написание, независимо от того, что я пишу.
Хранить подробные заметки
Когда ваш день регулярно включает в себя переключение с одного задания на другое, часто может потребоваться слишком много времени, чтобы вернуться к началу следующего задания. Когда я прекращаю свои телефонные звонки в 12:30 и приступаю к своей глубокой работе, мне нужно знать, что я могу легко прийти в правильное настроение, чтобы тратить как можно меньше времени.
Для этого я веду подробные записи на бумаге или в календаре Google о том, где я нахожусь, куда я попал в последний раз, когда я работал над этим проектом, о проблемах, с которыми я столкнулся, прорывах, которые я сделал, и о том, что будет следующим шагом. это продолжать прогрессировать вперед. Потратьте последние несколько минут каждого временного блока на написание этих заметок, чтобы вы могли перейти к следующему временному блоку с ясным разумом.
Регулярные обзоры
В конце каждой недели, месяца или квартала (в зависимости от того, что лучше для вас) проведите обзор различных проектов, над которыми вы работали, чтобы увидеть, работает ли ваш подход к блокировке времени, и узнать, какие проекты вам нужны назначить больше временных блоков. Это единственный реальный способ, которым вы будете знать, как эффективно распределить свое время. Во время обзора задайте себе следующие вопросы для каждого проекта:
1. Чего я достиг со времени последнего обзора?
2. Какие задачи необходимо выполнить перед следующим обзором?
3. На каком этапе я нахожусь с каждым из моих проектов?
Благодаря этому обзору вы будете в гораздо лучшем положении для принятия решений на будущее. Используйте технологии… как эти приложения для отслеживания времени на Android .
Понять ваши часы тела
Прочитайте эту статью о циркадных и ультрадианских ритмах , и узнайте, как определить, какие часы каждый день являются наиболее продуктивными, и соответственно распланируйте временные блоки. Многие авторы считают, что они наиболее креативны в ранние часы. Если вы знаете, что можете лучше сосредоточиться в начале дня, организуйте свои временные блоки, чтобы максимально использовать это время и свои главные приоритеты на неделю.
Не будь слишком профессиональным
Работа без передышки отупляет Джека. Убедитесь, что вы запланировали время для игры в свои дни. Отложите время, чтобы провести с любимым человеком. Время проводить самостоятельно. Время заниматься спортом. Время ходить по магазинам на Рождество. Время ничего не делать. Иначе, все это может упасть на второй план, и вы обнаружите, что вы все в курсе, когда дело доходит до работы, но полностью отстали в своей личной жизни.
Используйте напоминания, которые работают
Будь то всплывающее окно с календарем, напоминание по электронной почте. , таймер на вашем телефоне или секундомер старой школы, вам нужно убедиться, что вы настроили напоминания, что вы уверены, что будете соблюдать. Если вы готовы потратить дополнительные 10 минут на каждую задачу, вы скоро отстанете от других проектов. Это действительно того стоит? Убедитесь, что вы знаете, когда ваш временной блок подходит к концу, поэтому войдите в правильное настроение, чтобы перейти к следующему блоку.
В сущности, блокировка времени — это простое упражнение, состоящее в том, чтобы разделить ваш день на различные отрезки времени, которые, если их придерживаться, помогают нам достичь всего, что нам нужно, тем самым снижая стресс. снять Конечно, есть некоторые проблемы с мотивацией, способностью предсказать, как много времени займет, и непредвиденные сбои. Но использование этого метода может помочь нам сократить промедление и потери, сделать более эффективными рабочие дни, а также вернуть нам личное время.
Чтобы увидеть блокировку времени в действии, посмотрите это видео:
Вы когда-нибудь использовали этот продукт «взломать»? Как это сработало для вас? Какие инструменты вы используете, чтобы уделить время?