Дж.Р.Р. Толкин однажды написал через персонажа Гэндальфа: «Все, что нам нужно решить, это что делать со временем, которое нам отводится». Если вы хотите узнать секрет создания совершенной в мире системы управления временем, тогда вам нужно слушать Гэндальфа.
Мой личный путь к идеальной системе управления временем был долгим, и он усеян тушами прошлых попыток. Говорят, дорога в ад вымощена благими намерениями. Ну, скажем так, я всегда начинал использовать каждую новую систему с очень добрыми намерениями.
Я попробовал Gqueues. задачами , ToDoist , Задачи Google Задачи и все уловки управления жизненным циклом между ними. Если вы похожи на меня, вы, вероятно, сделали то же самое. Это постоянный поиск большей организации с меньшим количеством работы. Способ выделить больше времени в вашем графике, выполнить все, что вы мечтаете достичь, не теряя сна.
Что такое идеальная система управления временем?
Если вы похожи на меня, вы, вероятно, чувствуете, что у вас есть система, которая почти то, что вам нужно, но не совсем. Там почти всегда чего-то не хватает.
Идеальная система управления временем должна обладать следующими качествами.
- Позволяет вам «тихое место», чтобы созерцать ваши жизненные цели и мечты
- Обеспечивает плавную интеграцию задач, связанных с вашими целями
- Позволяет легко организовать и спланировать свои еженедельные и ежедневные обязанности
- Помогает избежать забывания важных задач
- Компактный и простой, но эффективный и комплексный
Это последнее похоже на просьбу о луне, не так ли? Необходимость простоты в сочетании с требованием быть всеобъемлющим делает невозможным поиск идеальной системы.
Создать сборочную линию управления временем
Идеальная система управления временем должна работать как эффективная сборочная линия. У вас есть входящие работы (задачи), и они должны быть организованы и спланированы, а затем интегрированы в ваш календарь. Этот процесс выглядит примерно так:
Проблема с большинством попыток использовать одно приложение, такое как gTasks. или что-то в этом роде, это то, что эти приложения специализированы для действительно хорошей обработки одной или двух частей этого процесса.
Инструменты отслеживания времени инструменты отслеживания или использовать технику заставляет вас медлить , управляя своим еженедельным расписанием, но не помогая вам с организацией ваших задач.
Так продолжалось до тех пор, пока Джастин не продемонстрировал мне свою технику использования LEGOS в качестве метода управления временем. что я начал думать о чем-то, что могло бы работать лучше для меня. Это привело к тому, что, как я думал, станет моей лучшей и самой последней системой управления за все время, используя Trello .
Положить кусочки вместе
Тем не менее, Trello все еще не было легким местом для планирования жизненных целей. , и управление задачами от одного шага графика до следующего было очень неуклюжим.
По этим причинам я, наконец, решил взять все уроки, которые я извлек из предыдущих систем, которые я тестировал, и объединить все в единую автоматизированную систему управления временем, которая делает все это.
1-й — создайте свой мастер лист управления
Рабочий процесс, который я украл у Джастина и использовал в системе Trello, работает хорошо. По сути, вы начинаете с одной стороны со всеми вашими новыми поступающими задачами, которые вам нужно как-то вписать в свой график. Затем, слева от этого, у вас есть список всех задач, которые вы хотите выполнить в этом месяце. Слева от этого на этой неделе.
Эта система работала для меня около четырех или пяти месяцев. Я начал забывать вещи, которые были в некоторых списках. Их не перенесли в «сегодня», а затем просто похоронили. Система начала меня подводить.
Итак, вот что я сделал. Сначала необходимо создать электронную таблицу Google и создать четыре листа.
В этом случае вы начинаете слева и создаете входящий лист. Это перечислит все входящие задачи из ваших различных других систем.
Справа от этого вы создаете лист Ежемесячные требования . Справа от этого создайте лист Еженедельных Требований . Справа от этого создайте свой еженедельный график .
Мы скоро приступим к форматированию этих отдельных листов. Но сначала создайте еженедельный календарь на листе « Еженедельное расписание », создав одну строку дней недели и столбец каждые полчаса на целый день.
Теперь, когда у вас есть готовый еженедельный график, пришло время начинать вводить задачи в вашу новую систему управления временем!
На входящем листе создайте заголовки для Задача , Проект , Дата добавления , Метка , Приоритет , Ссылка , Запланировано и Готово.
Эти поля будут иметь смысл в тот момент, когда мы начнем заполнять ваш «Входящий» лист автоматическими лентами.
2-й — Создай и автоматизируй свои жизненные цели
Первым из этих каналов будут ваши жизненные цели.
Один самый важный урок, который я усвоил, заключается в том, что когда дело доходит до больших целей, вам нужно пространство, которое будет чистым и предназначено только для одной цели — размышления о вещах, которые наиболее важны для вас.
Из всех приложений для управления временем, которые я когда-либо пробовал, это одна из целей, для которой идеально подходит ToDoist .
Это чисто и просто. Вы создаете эти большие жизненные цели слева, а затем с правой стороны, вы разбиваете эти действительно большие цели на подцели, к которым вы будете стремиться всю жизнь.
Например, одна из моих жизненных целей — иметь счастливую семью. Некоторые подзадачи этого могут быть «Обеспечить позитивное детство» для моих детей или «Быть преданным и заботливым мужем». Под этими подцелями, где больше деталей идут. Например, строительство спальни для моей дочери, несомненно, даст ей более позитивный опыт детства.
Теперь это практическая задача. То, что вы хотите сделать, это настроить метки для этих выполнимых задач, чтобы ToDoist автоматически отправлял их в вашу основную систему управления временем.
Вам нужно будет использовать ToDoist Premium, чтобы иметь доступ к ярлыкам (это дешево и стоит того!)
В ToDoist, просто нажмите на ярлыки в левой панели навигации, а затем нажмите кнопку Добавить ярлык .
В приведенном выше примере для создания задачи для спальни после создания метки happy_family я добавил «@happy_family» к самой задаче, чтобы пометить ее.
Почему эти ярлыки помогают вам? Потому что теперь вы можете использовать IFTTT, чтобы определить эти помеченные задачи и вставить задачи в новый входящий лист в Google Sheets.
В IFTTT просто выберите триггер ToDoist и выберите Новое задание, созданное с меткой . 
Далее вы можете выбрать из выпадающего списка созданных вами ярлыков, а также проект, в котором вы использовали ярлык.
Наконец, установите для параметра «Действие Google» значение «Диск Google», выберите « Добавить строку в электронную таблицу» и введите правильное имя таблицы Google «Таблица», в которой вы создали «Входящий» лист.
Обратите внимание на поля в этом выводе? Это те же самые поля, которые вы только что создали в электронной таблице.
Так что теперь, каждый раз, когда вы создаете задачу, связанную с жизненной целью, в ToDoist и применяете одну из меток, для которых вы создали триггеры IFTTT, эта задача автоматически загружается в электронную таблицу входящих.
Думаю об этом. Теперь вы можете расслабиться, очистить свой разум и просто распланировать свои жизненные цели. Не беспокойтесь о том, как спланировать, что вам нужно сделать, чтобы их достичь, — просто проведите мозговой штурм и пометьте задачи, которые вам необходимо выполнить, чтобы попасть туда. Пусть автоматизация позаботится обо всем остальном.
3-й — автоматизировать ваши срочные требования
Конечно, ваша жизнь — это больше, чем ваши жизненные цели. Посмотрим правде в глаза, ежедневные запросы, телефонные звонки и электронные письма постоянно бомбардируют вас новыми требованиями и новыми задачами. Вам также нужен способ справиться с этими требованиями.
Ответом на это также является автоматизация «Входящего» фида из вашей учетной записи электронной почты. Не волнуйся, это действительно легко. Просто создайте триггер IFTTT каждый раз, когда вы добавляете электронное письмо в свой почтовый ящик.
Затем создайте то же действие, что и раньше — добавьте строку в электронную таблицу . Убедитесь, что вы ввели одно и то же имя таблицы правильно. Вам также необходимо настроить строку «Форматированный», чтобы она выводила обязательные поля для созданной вами входящей таблицы.
Важно просто убедиться, что тема электронного письма совпадает с полем «Задача» в вашей электронной таблице.
Теперь, каждый раз, когда вы помечаете письмо в своем почтовом ящике, эта строка темы письма добавляется в вашу электронную таблицу как еще одно входящее задание.
Прелесть этого в том, что когда вы сканируете электронную почту и обнаруживаете электронную почту, которая требует вашего времени, она должна стать задачей, запланированной в вашем рабочем процессе. Не тратьте свое время, пытаясь выполнить задачу немедленно. Просто пометьте это и двигайтесь дальше.
Теперь, когда у вас есть свои жизненные цели и ежедневные электронные письма, все они автоматизированы для заполнения очереди входящих задач вашей новой системы управления временем, пришло время приступить к организации рабочего процесса этой системы.
4-е — Организовать свой рабочий процесс по управлению временем
Теперь самое интересное. Если вы использовали ToDoist для планирования своих долгосрочных целей, и вы отмечали важные вещи в своих электронных письмах, вы увидите, что на листе появилось множество новых задач!
Помните поля « Запланированные» и « Готово», которые вы создали? Ну, это были дополнения, которые не будут заполнены автоматизацией. Это связано с тем, что когда вы выбираете каждое имя задачи и перемещаете его на листы « Этот месяц» или « Эта неделя» , вам нужно будет отметить, что вы запланировали эту задачу. Когда вы завершите задачу, вы можете пометить ее как выполненную, используя поле Готово.
После того, как задача запланирована, она существует в листе Месяц или Неделя. Идея состоит в том, чтобы ежемесячно перемещать все входящие задачи, которые, по вашему мнению, вы можете выполнить в этом месяце, в таблицу « Этот месяц» .
В листах « Этот месяц» и « Эта неделя» должны быть следующие поля: Задача , Для кого? , Частота , повтор и цель жизни .
При перемещении имени задачи с «Входящий» на «Этот месяц» выделите время для заполнения этих полей. Для кого (какого клиента или человека) это задание? Это задача, которую нужно повторять каждый месяц? Это из одной из ваших жизненных целей?
Самое главное, определить, когда задача должна быть завершена. Сортировка по этому полю поможет вам расставить приоритеты, какие задачи выполнять при планировании своей недели.
Помните, делайте это каждый месяц. Кроме того, найдите время в начале недели, чтобы переместить задачи с листа « Этот месяц» на идентичный лист « Эта неделя» . Или в случаях, когда задача повторяется ежемесячно, вы можете просто добавить задачу непосредственно в свой недельный календарь и обновить поле «Следующая дата».
Это красота этой системы. Он может помочь вам управлять всем — задачами, связанными с этими важными жизненными целями, повседневными повседневными задачами, которые приходят из электронных писем, ежемесячными и еженедельными обязанностями, которые вам нужно выполнять, несмотря ни на что, а затем важными задачами, которые вы добавляете во входящий лист самостоятельно ,
По мере того, как задачи обрабатываются и переходят от вкладки к вкладке, они становятся датированными и имеют приоритеты, а затем вы, наконец, добавите их в свой график на предстоящую неделю. Это расписание на последней вкладке, которую вы создали в начале этой статьи. Здесь используется стратегия блокирования о чем Роб недавно написал — что работает довольно хорошо.
Вы можете рассмотреть цветовое кодирование этих задач, когда добавляете их в свой график на неделю. Возможно, создайте цветовой код для каждого отдельного клиента или используйте разные цвета для обозначения разных проектов или приоритетов.
Ключевым моментом этой системы является то, что она способна справиться со всем, от планирования жизни и постановки целей. о проектах, над которыми вы сейчас работаете.
Затем они должны быть выполнены на второй и третьей вкладках и, наконец, запланированы и выполнены на последней вкладке. Пока вы достаточно дисциплинированы, чтобы сесть и использовать эту систему для планирования предстоящих месяцев и недель, это увеличит вашу производительность во много раз.
Вы уже нашли свою идеальную систему управления временем? Похоже, это может сработать для вас? Поделитесь своим собственным опытом управления временем и советами в разделе комментариев ниже!
Кредиты изображений: Управление временем через Shutterstock