Аудио конференц — звонки несут много преимуществ для деловых и дружеских встреч, но они приходят с их собственным набором общих проблем. Неспособность решить их может означать разницу между профессиональной, эффективной, результативной встречей и едва понятной телефонной конференцией бедного человека, которая не достигает своих целей. Вот семь распространенных проблем и способы их устранения.
Фоновый шум
Это любой шум, который исходит от участника, помимо его голоса, например, грохот стульев, фоновый шум, шум машин, шелест бумаги и т. Д. Эти шумы в основном возникают у участников, которые используют VoIP (голос по интернет-протоколу), потому что традиционный телефон В телефоне есть выделенные микрофоны и микрофоны ближнего действия, тогда как VoIP работает с более чувствительным микрофоном. Примером является система массивов микрофонов в портативных компьютерах. Некоторые люди участвуют в конференциях, используя свои устройства громкой связи.
Единственный способ исправить эту ситуацию — информировать участников о нарушениях, которые они вызывают, что лучше всего сделать с помощью общения до конференц-связи. Например, в качестве организатора вы можете распространить электронное письмо по этикету конференц-связи до начала сеанса.
эхо
Эхо может быть частью фонового шума, но оно более техническое, чем это. У кого-то, участвующего в конференц-связи, могут быть проблемы с телефоном — возможно, ему не хватает эхоподавления, например.
Кто-то с эхом обычно просят повесить трубку. Итак, еще раз, заблаговременное информирование о любых технических проблемах с телефонами и другим оборудованием, используемым для конференц-связи, очень важно.
Отсутствие присутствия управления
При аудиоконференции вы используете только одно из своих чувств: слух. Вы не увидите людей, с которыми разговариваете или слушаете. Если вы не отслеживаете каждый вход и выход в своей конференции, вы можете не знать о присутствии в вашей аудитории, когда-то глубоко в конференции.
Эта проблема пока не имеет окончательного решения. Первым инструментом, предлагающим любой вид управления присутствием, является UberConference , который позволяет вам видеть, кто говорит, кто здесь, кто нет, и так далее. В последнее время появилось несколько таких инструментов, некоторые с интересными визуальными интерфейсами, представляющими участников с иконками. Лучшим способом управления присутствием участников по-прежнему может быть простой этикет: попросите каждого человека объявить о своих приходах и уходах в порядке вежливости.
Музыка в ожидании
Люди обычно настраивают интерфейс своих телефонов для индивидуального использования, но не для конференц-связи. Хотя для кого-то, кто был переведен в режим ожидания, было бы неплохо услышать музыку, это вызовет неудобство во время телефонной конференции. Некоторые участники могут приостановить конференцию, например, при выполнении какого-либо другого звонка или задачи, тем самым непреднамеренно добавив ритмичную атмосферу в конференцию. Здесь опять стоит провести предварительную информационную кампанию по этике для конференций.
Недостаток лидерства
В некоторых случаях, если в группе нет лидера, вместо этого будет хаос. Это особенно вероятно в условиях конференции. Один человек должен руководить обсуждением, чтобы каждому было предоставлено достаточно времени для выступления и необходимого внимания, и чтобы все вернулось на круги своя, если возникнет бродячий или прямой конфликт.
Материалы и документы Неправильное управление
Многие конференции ссылаются на документы, материалы и инструменты. Неправильное распространение такой информации приводит к тому, что некоторые участники оказываются в неведении по определенным вопросам, что вызывает незаинтересованность. Поэтому постарайтесь распространить соответствующую информацию и документы среди всех участников задолго до начала конференции.
Другой, лучший способ — использовать онлайн-инструменты для совместной работы, которые позволяют взаимодействовать с такими материалами.
Плохое качество звонков
Это часто случается со службой VoIP, которая зависит от ряда факторов , включая пропускную способность , кодеки , телефоны и другие устройства. Вы ничего не можете с этим поделать, если вы лидер конференции или организатор. Участник, страдающий от плохого качества голоса, должен решить технические проблемы на своей стороне.