Каждый профессионал должен научиться писать профессиональные электронные письма — и не только ради продолжения своей карьеры. . Это может быть непросто, особенно когда вам приходится иметь дело с грубыми, злыми или даже наглыми людьми. для борьбы с гневными, тролльскими или грубыми письмами. , но разве не почетно гордиться электронными письмами, которые вы отправляете?
Мы много писали о том, как писать по электронной почте как профессионал писать по электронной почте как профессионал , но один аспект, который регулярно упускается из виду, это подпись электронной почты. У многих людей такого нет, а те, у кого он есть, разбазаривают свой потенциал. Кроме того, если вы относитесь к тому, кто испытывает беспокойство по поводу электронной почты, , подпись может означать на одну вещь меньше беспокойства по электронной почте.
Думая о том, чтобы установить подпись для себя, ? Вот что вам нужно знать, чтобы извлечь из этого максимум пользы.
1. Используйте правильный разделитель
Разделитель — это последовательность символов, которая используется для обозначения того, где одна вещь заканчивается, а другая начинается. С точки зрения непрофессионала, это то, что вы печатаете, чтобы сказать «моя электронная почта заканчивается здесь, моя подпись начинается здесь». Большинство современных почтовых клиентов веб- почтового отделит подпись от тела письма, если подпись обнаружена.
(email body)
––
(email signature)
Для этого вам нужно использовать разделитель, который распознает почтовый клиент. К счастью, существует общепринятый стандарт, который используют большинство современных почтовых клиентов: две обычные черточки, за которыми следует символ пробела (––) . Этот разделитель должен находиться в отдельной строке, предшествующей подписи.
2. Сохраняйте это простым
Как и с большинством вещей, связанных с письмом, чем меньше, тем больше, когда речь идет о подписи электронной почты. Должны быть включены только самые важные элементы, что означает выбрасывание всего, что может или не может быть полезным. Чем больше беспорядка у вас есть, тем меньше вероятность, что ваш получатель действительно его прочитает.
Так что вы должны обязательно включить?
- название
- заглавие
- Компания
- Номер телефона
- Адрес электронной почты
В зависимости от вашего поля и должности вы также можете указать почтовый адрес, но это может оказаться слишком много. Если вы по-прежнему используете факсимильные аппараты, добавьте номер факса. Любая другая деталь помимо этого не критична. Вы можете добавить больше, но только если вы можете оправдать это.
Большой вопрос, а как насчет профилей в социальных сетях? Если вы чувствуете, что обязательно должны включить их, попробуйте сделать это одним или двумя. Тремя лучшими кандидатами являются LinkedIn, Facebook и Twitter. Выберите два, которые вы используете больше всего. Более того, и вы рискуете получить беспорядок.
3. Держите это коротким
Если вы прислушаетесь к совету, чтобы он был простым, то не должно быть сложным, чтобы он был коротким — но даже в этом случае может быть легко ослабить свою охрану и получить большую подпись, даже если она не говорит много. Уплотняй все как можно больше.
Основное правило заключается в том, что лучше растягивать по горизонтали, чем по вертикали. Старайтесь держать все на четырех линиях или меньше. Если вы превысите это, ваша подпись может показаться слишком громоздкой, а это означает, что получатели с меньшей вероятностью будут беспокоиться о ее чтении.
Name
Title at Company
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####
Так что не бойтесь комбинировать несколько элементов в одной строке. Стандарт состоит в том, чтобы разделять несколько элементов с помощью символа канала (|) , но вы можете использовать что-то похожее, например, символ миддота (·) или символ emdash (-) .
4. Держите это тонким
Вот где все может быть сложно. Из людей, которые используют подписи электронной почты, слишком многие из них слишком стараются, чтобы их подписи торчали, как воспаленные пальцы. В конце концов, вы хотите, чтобы получатель принял к сведению и проверил ваши профили, верно?
Проблема в том, что ваша электронная подпись не должна отличать вас от всех остальных. Скорее, в теле письма вы убедите получателя, что вы стоите его времени. Если ваша электронная почта выполнила свою работу, получатель будет искать вашу подпись, независимо от того, насколько она скучна или забыта.
Ваша подпись должна быть там только по одной причине: чтобы они знали, как с вами связаться. Держите это тонким. Нет ярких цветов, нет интенсивного форматирования и, безусловно, сводит графику к минимуму. Громкая подпись может даже получателя. кто был убежден телом электронной почты.
5. Используйте несколько подписей
Если ваш почтовый клиент позволяет использовать несколько подписей, попробуйте воспользоваться этим. Например, вы можете установить сезонную подпись с сообщением «Счастливого Рождества!» В праздничные месяцы. Или, может быть, вы можете установить различные подписи для составленных писем и ответов.
В конце концов, если вы отвечаете на чей-то адрес электронной почты, он, вероятно, уже знает, кто вы, поэтому большая часть обычной информации в подписи электронной почты становится ненужной. Подпись для ответов может быть сокращена и вставлена только для удобства (чтобы ваше электронное письмо выглядело профессионально).
Просто убедитесь, что вы не идете за борт с этим!
6. Остерегайтесь HTML & vCards
Электронные письма могут быть отправлены одним из двух способов: простым текстом и HTML. Простой текст хорош, потому что каждый почтовый клиент может с этим справиться, но вы теряете при форматировании текста, гиперссылках и т. Д. HTML хорош тем, что он может делать, но некоторые почтовые клиенты могут отображать ваши сообщения не так, как задумано.
И затем есть vCards, которые являются в основном электронными визитными карточками. Они полезны в теории, но не так хороши на практике, потому что мало кто на самом деле заботится о них. На самом деле, большинство людей даже не знают, кто они. Кроме того, ваша подпись должна содержать все ваши соответствующие данные, что делает визитные карточки немного избыточными.
Я не говорю, что вы не можете использовать HTML или vCards, но есть потенциальные недостатки, о которых стоит подумать. Это зависит от типа людей, которым вы пишете, и от того, устраиваете ли вы случайного раздраженного получателя или нет. Я лично считаю, что люди должны придерживаться обычных визитных карточек. визитных карточек визитных карточек
7. Тестирование с несколькими почтовыми клиентами
После того, как ваша подпись электронной почты будет установлена и готова к работе, вам нужно сделать еще одну вещь: отправьте электронное письмо себе и убедитесь, что вы проверяете, как выглядит ваша подпись, используя как можно больше разных почтовых клиентов. По крайней мере, вы должны проверить с помощью Outlook, Gmail и нескольких мобильных приложений.
Последнее, что вам нужно, — это подпись электронной почты, которая отлично смотрится в вашем почтовом клиенте, но выглядит совершенно не так, как в Gmail, которая не всегда хорошо сочетается с такими вещами, как HTML. Всегда проверяйте, чтобы убедиться, что все выглядит так, как ожидалось.
Используете ли вы подписи электронной почты?
Суть электронной почты в том, что она никуда не денется в ближайшее время , поэтому, если вы еще этого не сделали, вам следует по-настоящему взглянуть на эти советы по повышению эффективности вашей электронной почты. советов по эффективности работы с . Подписи — не единственный способ облегчить вашу жизнь. Например, консервированные ответы могут сэкономить вам много времени. консервированными ответами консервированными ответами. .
Просто не забывайте принимать надлежащие меры предосторожности при работе с электронной почтой. чтобы у вас не было компьютера с вредоносным ПО или случайно отдать свои сбережения жизни одному из этих печально известных нигерийских принцев.
Что вы думаете о подписи электронной почты? Вы используете их для своих учетных записей? Какая ваша самая любимая мозоль, когда вы видите чью-либо подпись? Поделитесь своими мыслями с нами в комментариях ниже!
Кредиты на изображения: пример подписи с помощью Small Business Sense, праздничная электронная почта от legenda через Shutterstock, визитки от Irina Bg через Shutterstock