Microsoft Word теперь прибывает на наши системы, переполненные полезными шаблонами, стилями и темами. чтобы помочь сформировать макет вашего документа. Microsoft создала довольно хорошую систему: она чрезвычайно открыта для новичка, но с достаточной глубиной, чтобы ее можно было последовательно использовать во всем мире бизнеса.
Настроить параметры макета документа очень просто, и мы покажем вам, как это сделать в Word 2013 и Word 2016
Что вы можете изменить?
Много-много вещей. Начнем с вкладок панели быстрого доступа. вы сразу увидите при открытии нового документа Word с упором на вкладки « Главная страница», «Вставка», «Дизайн» и « Макет», поскольку они содержат основную часть необходимых вам инструментов настройки документа.
- Главная страница: шрифты, абзацы и стили, а также параметры буфера обмена и редактирования
- Вставка: таблицы, иллюстрации, мультимедиа, верхние и нижние колонтитулы, текстовые поля и символы
- Дизайн: темы, включая цвета и шрифты, а также фоны страниц
- Макет: настройка страницы, параграфы и расположение
Это ваши ручные инструменты. Вы можете настроить диапазон параметров форматирования, прежде чем приступить к редактированию документа, чтобы обеспечить одинаковую структуру и стиль, а также использовать одни и те же инструменты для редактирования документа в процессе работы. Вы, вероятно, знакомы с тем, как изменить шрифт, цвета, размеры и как применять к тексту жирный, курсив и подчеркнутый формат. Они легко применяются.
Стили
Но это может быть намного быстрее и, как правило, намного проще применять предварительно разработанные стили к документу по мере продвижения по нему. Стили состоят из отдельных настроек, поэтому всегда применяйте одинаковое форматирование к вашему документу. Существует стиль для «Заголовок 1», который будет одинаковым на веб-странице. Существует стиль «Заголовок», который применяет шрифт 28pt и слегка уплотняет текст. Существует стиль «Цитата», который применяет отступ слева и справа от документа, выделяет курсивом ваш текст и присваивает ему другой цвет. Например:
Это был очень быстрый фрагмент, иллюстрирующий, как применить базовые стили к вашему документу. Поэкспериментируйте с другими стилями и узнайте, как они влияют на визуальное представление вашей работы, и какое значение это может оказать для вашего читателя (а также для вашего собственного рабочего процесса!).
Создай свой собственный стиль
Ты супер стильный, верно? Хорошо, потому что я нет. У меня большая рыжая борода и все такое. Хватит этого. В видео я показал вам, как получить доступ к дополнительному меню стилей. Это маленькая стрелка, указывающая, что есть всплывающее меню, ожидающее вашего осмотра. Или нажмите CTRL + SHIFT + ALT + S. Внизу нового меню «Стили» находятся три значка:
- Новый стиль: довольно очевидно. Если вы обнаружите, что часто настраиваете определенный аспект макета документа Word, вы должны обязательно превратить его в легко применимый пользовательский стиль.
- Инспектор стилей: Инспектор стилей может быть очень удобен, если вы получаете документ с большим количеством нового и «необычного» форматирования. Просто откройте инспектор и выберите область документа, о которой вы хотели бы узнать больше. Вы также можете сбросить форматирование для выделенного текста из инспектора, используя красные значки ластика справа.
- Управление стилями. Вы можете использовать опцию «Управление стилями», чтобы вносить любые изменения в существующие стили, в том числе и свои.
При создании собственного стиля вам не нужно начинать с нуля. Параметры « Тип стиля» и « Базовый стиль» могут быть полезны для внесения незначительных изменений в существующие стили в соответствии с вашими потребностями редактирования. Просто не забудьте сохранить их как что-то другое!
Темы
На вкладке « Дизайн » расположены параметры «Темы» и «Форматирование документа». Точно так же, как стиль применяет определенный набор инструкций по форматированию к одному разделу (или целому документу, если хотите), тема предназначена для форматирования всего документа, изменяя все доступные стили.
Двумя лучшими особенностями раздела «Темы» являются взаимозаменяемые цвета и шрифты.
После того, как вы выбрали тему, вы можете изменить эстетику документа, используя одну из предварительно разработанных цветовых схем, или создать свою собственную.
Точно так же вы можете выбирать из коллекций шрифтов, которые будут внедрены по всему документу. Это чрезвычайно простой способ изменить визуальное представление вашего документа при сохранении единого, профессионального подхода.
Форматирование документа применяет полный «набор стилей» к вашему документу. Например, в приведенном выше видео Стиль форматирования заголовка 2 является стандартным, тогда как в следующем коротком ролике вы увидите тот же стиль заголовка 2 (и стиль заголовка), который будет изменяться при переключении каждого параметра форматирования документа.
Еще один удобный, но недостаточно используемый инструмент — это эффекты . Подобно тому, как выбор темы изменяет внешний вид текста и форматирование, выбор эффекта изменяет внешний вид каждого изображения в документе. Есть варианты для обычного Office, Glow Edge, Extreme Shadow и многих других, так что вы можете выбрать тот, который соответствует голосу вашей работы.
Шаблоны
Существуют и другие чрезвычайно простые способы применения согласованного форматирования во всем документе. Microsoft включила буквально тысячи бесплатных шаблонов для вас, охватывающих широкий спектр тем Нужен бизнес-отчет для графического дизайна одежды? Ты выздоровел. Нужны приглашения на День Святого Валентина в виде сладкого ужина и пирога (ват ?!)? По какой-то причине вы прикрыты.
И хотя я подшучиваю над последним из этих примеров, шаблоны можно легко настроить в соответствии с вашими собственными спецификациями в Word, используя другие доступные вам инструменты дизайна и верстки.
Выберите любой шаблон и откройте его. Посмотрите на дизайн документа: где находятся отступы, где размещены текстовые поля, применены ли какие-либо конкретные стили, а затем немного поиграйтесь. Перемещайте вещи, нажимайте на них, меняйте настройки, и вы поймете больше о составе шаблона.
3 Советы по расширенному форматированию
Чтобы завершить нашу статью о настройках макета Word, я поделюсь с вами тремя советами по расширенному форматированию.
1. Раздел Разрывы
Разрывы разделов — это сумасшедший полезный инструмент форматирования, особенно если вы работаете с документом, состоящим из разных аспектов информации, которые выиграют от индивидуального стиля. Например, вы можете применить пользовательское форматирование к отдельной области, например, к альтернативному верхнему или нижнему колонтитулам, или даже ко всей новой системе нумерации страниц, но, что важно, оставив остальную часть документа нетронутой.
Перейдите на вкладку Layout и выберите Breaks. Откроется выпадающее меню, содержащее различные параметры:
Выберите разрыв раздела, который подходит вашему документу, но учтите, что при вставке разрыва раздела « Следующая страница » также будет вставлен разрыв страницы , что может быть проблематично, если это не то, что вам нужно. В этом случае используйте опцию Continuous Break .
Как только вы реализуете определенный стиль раздела, который вам нравится, вы всегда можете скопировать его на следующий разрыв раздела.
2. Использование Find and Replace
Этот слегка игнорируемый инструмент форматирования может спасти жизнь при выполнении обязанностей по редактированию, но использование инструмента «Найти и заменить» может помочь вам найти весь документ на предмет конкретных проблем форматирования, которые необходимо изменить.
Нажмите CTRL + H, чтобы открыть инструмент «Найти и заменить». В правом нижнем углу вы должны выбрать Формат , который открывает раскрывающееся меню. Теперь вы можете выбрать из диапазона дополнительных полей замены. Каждый параметр открывает новое диалоговое окно, в котором вы можете указать, что вы пытаетесь заменить, и оставив поля « Найти что / Заменить на» пустыми, вы измените все подходящее форматирование.
3. Форматирование списка
Вы могли бы подумать, что изменить внешний вид нумерованного списка будет очень легко, но это может быть удивительно неприятно.
Перейдите на вкладку « Главная ». В разделе «Абзац» найдите символ абзаца и выберите его.
Посмотрите на конец каждой записи в вашем нумерованном списке.
Теперь вы можете выбрать отдельные маркеры абзаца. Выбрав элементы списка, которые вы хотите изменить (удерживая клавишу CTRL во время выбора, чтобы изменить несколько параметров), перейдите на вкладку « Главная » и выберите нужный формат в раскрывающемся списке.
Бонусный совет: отображение ярлыков
Microsoft Word довольно хорошо показывает подсказки, где это возможно. Просто наведите курсор мыши практически на любую иконку, и вы получите небольшой фрагмент информации, подробно описывающий, что делает кнопка. Вы можете сделать эти всплывающие подсказки более интересными, добавив соответствующие ярлыки, поэтому каждый раз, когда вы выполняете опрокидывание для проверки, вы можете попытаться вспомнить ярлык.
Перейдите в Файл> Параметры> Дополнительно . Под Дисплеем , убедитесь, что Показать сочетания клавиш в подсказках. Затем нажмите ОК .
Бонусный совет 2: настройте параметры вырезания и вставки
Это еще один крошечный совет, но если вы вставляете фрагменты текста из других документов или программ, это может иметь огромное значение.
Перейдите в Файл> Параметры> Дополнительно . Под Вырезать, скопировать и вставить вы увидите пять вариантов:
- Вставка в одном документе
- Вставка между документами
- Вставка между документами, когда определения стиля конфликтуют
- Вставка из других программ
- Вставить / вставить изображения как
Выберите, хотите ли вы, чтобы ваш вставленный текст оставался «Исходное форматирование», «Объединять форматирование» или «Сохранить только текст». Есть и другие варианты для вас, чтобы рассмотреть. Например, даже после того, как форматирование любого текста, скопированного из другой программы, будет объединено, мне нравится видеть кнопку Показать параметры вставки , на всякий случай, если мне нужно внести изменения.
Форматирование в Word Online
Word Online является частью бесплатного онлайн-пакета Office. от Microsoft. Это позволяет вам создавать и редактировать документы бесплатно, если у вас есть учетная запись Microsoft. Word Online предлагает большую часть функциональности настольной версии, но есть некоторые упущения при форматировании, с которыми вы можете столкнуться.
Базовый уровень форматирования является стандартным, но Online не поддерживает тем или разрывов разделов, а также позволяет использовать только «Портрет» в качестве ориентации документа. Точно так же, хотя ваши отступы и настройки вкладок будут импортированы из настольной версии Word (или в другом месте), Word Online также ограничивает линейки и линии сетки, поэтому добавление большего количества может оказаться затруднительным.
Тем не менее, если вы хотите внести какие-то базовые изменения на ходу или просто не нуждаетесь в дополнительных возможностях форматирования самого Word, Word Online полностью заменяет
Иди дальше и сделай все красиво
Теперь у вас есть знания, чтобы сделать любой документ Word красивым, легким для чтения, с множеством визуально привлекательного форматирования. Потратьте некоторое время, чтобы поиграть с настройками форматирования. Если вы ознакомитесь с основными настройками форматирования, вы найдете более продвинутые параметры форматирования. синхронизация!
Есть ли у вас какие-либо советы и рекомендации по форматированию Word? Какова ваша настройка форматирования номер один? Дайте нам знать ниже!