WindowsПроизводительность

5 Microsoft Word & Excel Навыки, которые вы должны преуспеть в офисе

5 Microsoft Word & Excel Навыки, которые вы должны преуспеть в офисе

«Получите этот отчет мне, как можно скорее!» Это линия, которая может поразить многих офисных работников ужасным ужасом и страхом. Ну, это не должно быть так, если вы можете развить по крайней мере 5 основных навыков Microsoft Office.

Откройте БЕСПЛАТНУЮ шпаргалку «Essential Excel Formulas» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты

Каковы эти навыки MS Office? Очевидно, что есть некоторые из них, которые вам нужны для вашей конкретной работы. Если вы, например, бухгалтер, то, вероятно, вы хорошо разбираетесь в использовании всех финансовых функций Microsoft Excel. Если вы находитесь в области управления, держу пари, у вас есть длинный список приемов, которые вы разрабатывали в течение многих лет, чтобы объединить профессиональные презентации с Microsoft PowerPoint

Помимо этих специфических для работы вещей, почти каждый должен знать базовый набор навыков MS Office при поступлении на работу в офисе. Если кабина является вашим домом, и от вас ожидают, что вы будете анализировать информацию, время от времени делать презентации или составлять какие-либо отчеты, вы должны быть уверены, что у вас всегда есть эти советы в вашем заднем кармане.

Навыки Microsoft Excel

Сначала следует обсудить Excel, потому что это один из самых универсальных продуктов Microsoft Office из всех. Почти каждая профессия в мире должна иметь некоторое применение для Excel. Ладно, может быть, не операторы платных автомашин или контр-клерки McDonald’s — но вы меня поняли. Организация и лучшее понимание информации и данных лежит в основе Microsoft Excel для , и возможность сделать это быстрее также позволит вам выполнить свою работу Быстрее.

1. Используйте автозаполнение

Вы можете сэкономить огромное количество времени с помощью двух способов заполнения данных в Excel. Навык № 1 — это функция «автозаполнения» — заполнение пронумерованных данных в столбцах и строках. Обучая риэлтора, как использовать Excel для замены его бумажной финансовой документации, я быстро понял, что многие люди не знают об этой единственной функции Excel, которая может сэкономить часы ввода данных. Чтобы использовать его, просто введите что-нибудь в первую ячейку, которая заканчивается числом.

офис-skills1

Нажмите и удерживайте правый нижний угол ячейки и перетащите мышь вниз по столбцу. Вы заметите, что число справа будет автоматически увеличиваться для каждой ячейки.

2. Используйте автозаполнение для формул

Навык № 2 для изучения использует автозаполнение формул. Если вы напишите функцию внизу каждого столбца — например, усредните все значения в этом столбце — вы можете использовать эту же функцию автозаполнения, чтобы выполнить те же вычисления в нижней части каждого другого столбца.

офис-skills2

Вы делаете это так же. Нажмите и удерживайте правый нижний угол ячейки, в которой вы только что ввели формулу, а затем перетащите ее через другие столбцы справа от нее.

офис-skills3

Когда вы отпустите кнопку мыши, все эти вычисления столбцов будут автоматически исправлены для правой буквы столбца. Вы в основном выполнили одинаковую формулу для каждого столбца всего за несколько секунд, и вам даже не нужно было нажимать еще одну клавишу.

офис-skills4

3. Простое управление данными с помощью инструмента сводной таблицы

Третий навык, который вам действительно нужно освоить в Excel, если вы хотите сэкономить огромное количество времени на анализ, — это инструмент, называемый сводной таблицей. Сводная таблица доступна в меню «Вставка». Просто найдите значок «Сводная таблица». Если щелкнуть этот значок после выделения всей таблицы данных (включая заголовки), инструмент сводной таблицы анализирует эти данные и выводит их на новый лист, где вы можете манипулировать этими данными различными способами.

Инструмент Сводная таблица позволяет вам выбирать столбцы данных, которые вы хотите проанализировать, а затем выбирать, как вы хотите манипулировать данными. Просто добавить их все? Средний их? Рассчитать стандартное отклонение?

офис-skills5

Использование сводной таблицы экономит огромное количество времени. Для достижения этих же целей в стандартном листе Excel потребуются все виды функций и переформатирование данных. Сводные таблицы автоматически выполняют эту работу, а вы можете тратить больше времени на изучение результатов.

Навыки Microsoft Word

Одним из наиболее часто используемых продуктов Microsoft Office является Microsoft Word. например, чтобы писать отчеты руководству или писать важные деловые письма и другую переписку. Принимая во внимание эти общие способы использования, в этом продукте MS Office легко определить два навыка, которые должен знать каждый житель, например, манипулирование заголовками, макет страницы и форматирование.

4. Формат и повторное использование заголовков

Заголовки важны потому, что, как только у вас есть хороший дизайн заголовка для чего-то вроде письма или определенного типа отчета, который вы должны заполнить, вам никогда не придется разрабатывать или создавать этот заголовок снова. Вы можете сохранить документ со всем необходимым форматированием заголовка и сохранить все эти усилия при следующем создании того же документа. Заголовки можно отформатировать, щелкнув меню «Вставка» и выбрав значок «Заголовок».

офис-skills6

Просмотрев меню редактирования заголовка, вы увидите, насколько универсальными и полезными могут быть заголовки. Вы можете автоматически менять заголовки между двумя рисунками между четными и нечетными страницами, и вы можете даже разбить ваш документ на разделы и дать каждому разделу свой уникальный заголовок.

офис-skills7

Такая гибкость позволяет вам автоматизировать все повторяющиеся разделы документов для различных документов, которые вы должны написать для своей работы, экономя огромное количество времени.

Еще одним преимуществом использования заголовков таким образом является то, что если вы когда-либо захотите изменить какую-либо часть этих заголовков в документе, все, что вам нужно сделать, это внести изменения в стиль заголовка в одном месте, и это изменение будет автоматически реплицироваться на протяжении всего вашего весь документ. Без заголовка вам придется вручную вносить это изменение на каждой странице.

5. Управление макетом страницы

Следующий навык Microsoft Word, который должен знать каждый офисный работник, — это настройка и предварительный просмотр формата страницы любого документа. Понимание того, как это сделать, дает вам гибкость в том, чтобы документ выглядел так, как вы хотите, вместо того, чтобы застрять с настройками по умолчанию для таких вещей, как размер поля страницы (которые многие люди не знают, как изменить).

Несколько инструментов, которые вы должны научиться форматировать, находятся в меню «Вставка». Такие вещи, как инструмент «Номер страницы», который будет автоматизировать и управлять нумерацией страниц для вас.

офис-skills8

Большая часть необходимых вам опций форматирования страницы находится в метко названном меню «Макет страницы». Если вы пишете информационный бюллетень для своей компании, зачем возиться с попыткой вручную отработать форматирование в разделах страницы, когда вы можете просто использовать инструмент «Столбцы», найденный здесь, чтобы сделать это?

офис-skills10

И это таинственное поле вокруг страницы, которое большинство людей зовут своим местным ИТ-специалистом, чтобы узнать, как изменить? Не звоните, просто нажмите на значок «Границы страницы», перейдите на вкладку «Границы страницы» и нажмите «Параметры».

офис-skills11

Вы можете установить верхний, нижний, левый и правый поля страницы. Кстати, в этом меню «Границы и затенение», проверьте все другие интересные вещи, которые вы можете сделать, например, разместить линии границ на любой стороне страницы, применить только к разделам документа и многое другое.

Овладев этими навыками MS Word и Excel, вы поразите всех в своем офисе, а самое главное — своего начальника! Какие еще навыки работы с программным обеспечением вы считаете ключевыми?

Похожие посты
Windows

Драйверы для Windows 10

Windows

Лучшие приложения для фотографии на вашем Windows Phone

Windows

Команды командной строки для панели управления апплетами

Windows

Официальное приложение SmugMug теперь доступно для Windows Phone