Вы все еще используете копирование и вставку для создания ярлыков, значков имен или других документов? Позвольте нам показать вам простую автоматизацию Microsoft Office инструмент, который сэкономит вам часы!
Mail Merge — это метод Microsoft Office, позволяющий автоматически переносить отдельные имена и адреса из таблицы в пользовательский шаблон для создания документов, таких как значки имен и адреса. Независимо от того, отправляете ли вы приглашения на семейную вечеринку вечеринки стало или рассылка новой контактной информации широкому кругу клиентов на работе, нет лучшего способа автоматизировать процесс, чем использование Mail Merge.
Подготовить исходный документ
Во-первых, вам понадобится пул контактов для получения ваших данных. Для этого мы собираемся создать электронную таблицу Excel с отдельными столбцами для каждой части информации, к которой мы хотим иметь доступ. Я буду использовать Excel и Word из пакета Office 2007, но в более поздних версиях Office этот процесс практически не отличается. Для своих целей я выбрал имя, компанию, адрес, город, штат и почтовый индекс — но в зависимости от типа проекта, над которым вы работаете, вы можете указать разные детали.
Важнейшим моментом является то, что информация о каждом человеке разделена на отдельные столбцы, причем информация, содержащаяся в каждом столбце, добавляется в качестве заголовка в верхнем ряду. Это позволит нам выбирать, какие учетные данные мы используем — например, нам может понадобиться только знать чье-то имя и компанию для идентификационного значка, но требовать их полный адрес, если мы затем захотим напечатать адресную метку позже.
Выберите исходные данные
Следующий шаг — выделить все ячейки, содержащие информацию, а затем выбрать « Определить имя» на вкладке « Формулы ».
Вы можете сделать имя как угодно, просто убедитесь, что это то, что вы вспомните позже. Если это информация, которую вы, вероятно, оглянетесь на месяцы и годы в будущем, возможно, стоит добавить краткое описание в поле « Комментарии», чтобы пробудить память. позже.
Как только это будет сделано, сохраните свою электронную таблицу и перейдите к Word, чтобы выполнить следующий шаг слияния.
Настроить слияние почты в Word
В Word перейдите на вкладку Mailings и выберите Start Mail Merge , затем выберите тип документа, который вы создаете — в моем случае, метку.
Выберите соответствующий шаблон
Если вы работаете с конвертом или этикеткой, вы будете печатать на нестандартной бумаге, поэтому у вас будет экран, на котором есть больше опций для выбранного вами типа документа. Убедитесь, что вы используете лоток по умолчанию для вашего принтера — если вы не используете другой лоток намеренно — и затем выберите номер продукта на этикетке или размер и формат используемого конверта, чтобы Word мог примените правильный шаблон к вашему документу.
Импортировать исходные данные
После этого пришло время начать импорт контактов из таблицы, которую вы создали для начала. Нажмите « Выбрать получателей» на вкладке « Почта » и выберите « Использовать существующий список» . Вам откроется окно проводника. — просто перейдите туда, где вы сохранили таблицу. Когда вы выбираете файл Excel, вам будет предложено выбрать таблицу, которую вы хотите использовать; выберите тот, который вы определили ранее в процессе.
На этом этапе стоит нажать на поля соответствия на ленте « Написать и вставить поля», чтобы убедиться, что вся информация в вашей электронной таблице была правильно идентифицирована. Обычно используемые поля, такие как Имя и Адрес , вероятно, будут выбраны автоматически, но при необходимости вы сможете исправить что-нибудь более сложное или необычное.
Вставить данные в шаблон
Теперь вы можете приступить к реализации Mail Merge. Выберите « Адресный блок» или « Строка приветствия» на ленте « Написать и вставить поля», и вам будет предоставлена возможность выбора информации, содержащейся в вашем документе. Поскольку я создаю ярлык, мне не нужно включать приветствие, поэтому я выбрал Address Block .
Если бы мы решили вводить имена в исходную электронную таблицу как имя, фамилию и т. Д. По отдельности, имя получателя вставки в этом диалоговом окне формата предоставило бы нам множество вариантов представления этой информации. Это строго необязательно, но если вы хотите больше вариантов на этом этапе, то стоит рассмотреть. Выше я снял флажок « Вставить название компании», потому что мои ярлыки предназначены для личной рассылки.
Если вам требуется немного больше контроля над макетом документа, чем выбирать адресный блок , вы можете вставлять информацию по частям, используя Вставить поле слияния и выбирая, какие именно детали вы хотите добавить в свой документ. Затем вы можете выбрать « Предварительный просмотр результатов», чтобы взглянуть на готовый продукт — если вы создаете лист с наклейками, не забудьте нажать « Обновить метки» на ленте « Написать и вставить поля», чтобы вся ваша страница отражала вашу работу.
Формат документа
Теперь осталось сделать так, чтобы ваш документ выглядел так, как вы хотите — вы можете переделывать шрифты, размеры шрифтов и т. П. Так же, как и любой другой документ Word. Если вы работаете с метками, вам нужно только отредактировать верхнюю левую метку; Word будет вносить изменения в остальные записи в документе, если вы не забудете вернуться и нажать кнопку « Обновить ярлыки» на вкладке « Почтовые рассылки », как только закончите.
Завершите ваш документ
Когда вы будете довольны тем, как выглядит ваш документ, вернитесь на вкладку « Почтовые рассылки » и выберите « Готово и объединить» . Вам будет предоставлена возможность редактировать документы по отдельности, распечатывать их сразу или экспортировать в приложение электронной почты для отправки в электронном виде.
Mail Merge имеет много приложений
Когда вы ознакомитесь с базовым процессом слияния, вы сможете создавать более сложные почтовые сообщения, используя те же ключевые понятия. Одна ухоженная база данных заполненный контактной информацией, можно использовать снова и снова для составления этих документов — и вы можете сэкономить много времени в процессе.
У вас есть совет по слиянию почты, который мы пропустили? Или другой способ создания почтовой рассылки, который экономит еще больше времени? Дайте нам знать в комментариях ниже.