WindowsПроизводительность

Единственное руководство OneNote, которое вам когда-либо понадобится

Единственное руководство OneNote, которое вам когда-либо понадобится

OneNote часто упускают из виду как приложение для создания заметок, но оно заслуживает большего внимания. Функции исчерпывающие, поддержка отличная, и она прекрасно работает с другими продуктами Microsoft Office.

Это руководство доступно для скачивания в формате PDF. Загрузите Единственное руководство OneNote, которое вам когда-либо понадобится . Не стесняйтесь копировать и делиться этим со своими друзьями и семьей.

Если вы используете одного из конкурентов приложения — например, Evernote или Todoist — может быть сложно сделать переход Я хочу помочь вам сделать ваш переход максимально плавным, поэтому в этом руководстве я расскажу вам о некоторых основных функциях OneNote.

К тому времени, как вы закончите читать, вы станете профессионалом OneNote!

В этом руководстве:

ВведениеЧто такое OneNote | Как получить OneNote | Поддерживаемые платформы
Основные принципыноутбуки | Разделы | Страницы | Подстраницы | Делать заметки
Как оставаться организованнымТеги | Поиск по тегу | Окно поиска | Отправить задачи в Outlook | Управление собраниями Outlook
Расширенное использованиеВстраивание файлов | Аудио Примечания | Создание связанных заметок | Рукописные заметки | Математические уравнения | Совместное использование и сотрудничество | Сочетания клавиш | Webclipper
Устранение неполадокФорматирование печати | Форматирование текста | Названия OneDrive для ноутбуков не обновляются | Восстановить удаленные заметки

Введение в OneNote

Прежде чем я углублюсь в то, как использовать функции приложения, важно понять, что такое OneNote и как его получить.

Что такое OneNote?

Лучший способ описать OneNote — «цифровая записная книжка». Он будет синхронизироваться на всех ваших устройствах, независимо от платформы, что позволит вам брать с собой весь свой контент, куда бы вы ни пошли.

Вы можете использовать его, чтобы делать заметки (как рукописные, так и набранные), делать рисунки, делать снимки экрана и записывать аудио. Поскольку он является частью пакета Microsoft Office, он также содержит инструменты совместной работы. ; делиться заметками и проектами между пользователями легко.

Важно понимать, что это не текстовый процессор; все страницы в произвольной форме — вы можете нажать в любом месте окна и начать печатать. Он не предназначен для создания опубликованных материалов; если вы хотите создавать контент для общественного пользования, используйте вместо этого один из других сервисов Microsoft.

Как вы его получите?

Возможно, лучшая часть OneNote заключается в том, что он на 100 процентов бесплатный. бесплатен с бесплатен с В отличие от Evernote, который взимает плату за дополнительные функции, весь потенциал приложения раскрывается с самого начала.

Есть несколько способов достать копию.

Какие платформы поддерживаются?

OneNote доступен для Windows, Mac, Android, iOS и Windows Phone. Существует также веб-приложение. На момент написания этой статьи не было официально поддерживаемой версии для Linux или Chromebook, хотя вы можете использовать веб-приложение для доступа к службе на этих платформах.

Версия для Mac не обладает таким количеством функций, как версия для Windows, к большому сожалению некоторых пользователей. Если вам интересно, что OneNote может и не может делать в системе Apple, вам следует ознакомиться с нашим руководством Это руководство будет посвящено исключительно версии для Windows.

Как набрать скорость — Основные принципы

Для того чтобы стать профессионалом OneNote, необходимо хорошо понимать основные принципы приложения. Без твердого понимания этих основ вы не сможете использовать его лучшие функции.

Ноутбуки

Основной способ организации вашего контента — через записные книжки. Вы можете иметь столько ноутбуков, сколько захотите.

Думайте о них точно так же, как вы думаете о традиционном бумажном блокноте. У вас может быть один, посвященный работе по дому, который вы должны выполнять дома, один для записей о вашей работе, один для сохранения ваших планов поездок и других важных документов, и так далее.

На изображении ниже вы можете увидеть, как я использую свое приложение OneNote.

OneNote-полный ноутбук

В оставшейся части этого руководства я собираюсь использовать пример книги рецептов. Я сделаю это, как мы пойдем, и вы можете следовать дома.

Чтобы создать новую записную книжку, нажмите « Файл»> «Создать» . Вам будет предоставлен выбор, где вы хотите его создать — на локальном компьютере или в OneDrive.

Это важно: если вы решите сделать ноутбук на локальном компьютере, вы не сможете получить к нему доступ с других устройств. Сделать это на OneDrive — лучший вариант. Дайте блокноту имя и нажмите « Создать» .

OneNote новый ноутбук-

Новый блокнот будет отображаться в столбце слева от вашего экрана.

Разделы

Разделы действуют как группы в блокноте. Опять же, вы можете иметь столько разделов, сколько хотите.

Используя мою книгу рецептов в качестве примера, я хочу создать раздел для карри, раздел для салатов и раздел для мексиканской кухни.

OneNote создает раздел по умолчанию «Новый раздел 1», когда вы впервые создаете новый блокнот. Переименуйте его во что угодно, дважды щелкнув по нему.

Чтобы добавить новые разделы, нажмите значок + справа от существующих разделов.

OneNote нового сечение

Вы можете изменить цвет вкладки раздела, щелкнув по нему правой кнопкой мыши.

страницы

Как вы уже догадались, страницы — это отдельные заметки в ваших разделах.

В контексте книги рецептов, здесь вы будете хранить каждый основной рецепт. Как вы можете видеть на изображении ниже, я выбрал пять отдельных рецептов, которые я хочу сохранить в своем разделе карри.

OneNote-новая страница

Чтобы добавить новую страницу, нажмите кнопку « Добавить страницу» .

Подстраницы

Подстраницы являются наиболее детализированным уровнем в иерархии OneNote. Они действуют точно так же, как страницы, но дают вам возможность подкатегоризировать ваш контент еще дальше.

Чтобы создать подстраницу, сначала нужно создать новую страницу. Затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Создать подстраницу» .

OneNote-подстраниц

Делать заметки

Как уже упоминалось в начале, OneNote позволяет добавлять контент на страницу в любом месте. Содержимое сохраняется в контейнере заметок. Они могут хранить текст, картинки, аудио, видеоклипы, почерк и вырезки на экране.

Как только вы нажмете на часть содержимого, будет отображен контур контейнера содержимого. Вы можете перетащить контур, чтобы изменить его размер, и навести указатель мыши на верхнюю панель, чтобы переместить его.

На изображении ниже вы можете видеть, что у меня есть два контейнера — один с ингредиентами и один с инструкциями по приготовлению.

OneNote-Note-контейнеры

При правильном использовании эти контейнеры являются прекрасным способом создания визуально приятных и простых для восприятия заметок.

Для форматирования заметок вы найдете все обычные параметры (шрифт, размер, цвет, жирный шрифт, маркеры и т. Д.) На вкладке « Главная » в верхней части окна OneNote.

Как оставаться организованным

Поскольку ваши ноутбуки начинают расти, важно убедиться, что ваш контент хорошо организован. Неспособность остаться на вершине этого быстро приведет к беспорядку, вы будете бороться, чтобы найти то, что вы хотите.

Теги

Помимо ранее объясненной иерархии заметок, лучший способ оставаться на вершине заметок — это использовать систему тегов.

Если вы пришли из Evernote, вы хорошо разберетесь в том, как работают теги. Их основная цель — позволить вам объединять контент из разных блокнотов и разделов.

В моем примере я собираюсь пометить рецепты с некоторыми из основных ингредиентов. Это означает, что если у меня в холодильнике останется курица, я могу выполнить поиск по тегу «Цыпленок» и просмотреть все рецепты, в которые он входит.

Вы можете добавить тег через вкладку « Главная ». OneNote поставляется с уже включенными тегами по умолчанию, но вы можете безопасно удалить их, если не думаете, что когда-либо будете их использовать.

Чтобы создать собственный тег, перейдите на вкладку « Главная », затем разверните список тегов и выберите « Настроить теги»> «Новый тег» .

OneNote-надстройка тег

Вы можете применять теги только к отдельным строкам текста в контейнере заметок. Вы не можете добавлять теги ко всем разделам или страницам. Поэтому для большинства людей имеет смысл добавлять тег только к первой строке списка заметок.

Чтобы добавить тег, поместите курсор в начало соответствующего текста, затем перейдите к « Главная»> «Теги» и выберите нужный.

Или щелкните правой кнопкой мыши строку, в которой вы хотите разместить свой тег, в появившемся меню щелкните стрелку в правом верхнем углу, чтобы развернуть элемент тега в меню, и выберите свой тег.

Меню тегов

После того, как вы правильно пометили все свое содержимое, вам нужно знать, как использовать теги для поиска необходимой информации.

Перейдите на главную> Найти теги, чтобы увидеть список всех ваших тегов. Как вы можете видеть ниже, все заметки, помеченные как «Цыпленок», теперь отображаются в окне с правой стороны экрана. Нажмите на один из заголовков, чтобы перейти к этой конкретной заметке.

OneNote-поиск-по-таг

Поиск по тэгам приводит к следующей важной функции — окну поиска.

Конечно, эта коробка действует именно так, как вы ожидаете; введите текст, нажмите Enter и получите список результатов. Но его возможности выходят далеко за рамки такого простого использования.

Функция имеет регулируемую область действия. Это означает, что вы можете решить, следует ли искать все записные книжки, записную книжку, в которой вы сейчас находитесь, или раздел, в котором вы сейчас находитесь.

Вы также можете отсортировать результаты по дате изменения, заголовку или разделу. Интересно, что это единственный способ найти заметки по дате изменения: эта информация недоступна в других местах.

Если вы проводите много времени, выполняя похожие поиски, вы можете установить параметры поиска по умолчанию, щелкнув « Установить эту область по умолчанию» в раскрывающемся меню.

OneNote-поиск-умолчанию

Функция поиска также позволяет искать аудио-заметки, как если бы они были обычным текстом. Эта опция отключена по умолчанию, поскольку она замедляет поиск.

Чтобы включить поиск аудио, необходимо перейти в меню «Файл»> «Параметры»> «Аудио и видео» . В разделе « Поиск аудио » установите флажок « Включить поиск аудио- и видеозаписей по словам» и нажмите « ОК» .

OneNote-поиск аудио

Отправить задачи в Outlook

Поскольку OneNote и Outlook являются продуктами Microsoft, они работают без сбоев. Это значительно облегчает управление разделением между входящей электронной почтой и контентом OneNote.

Чтобы создать задачу Outlook, выделите текст, который вы хотите добавить в Outlook. Затем нажмите « Домашняя страница»> «Задачи Outlook» и выберите подходящий период времени. Флаг будет отображаться рядом с вашей задачей в OneNote, и он будет добавлен в Outlook.

OneNote-прогноз-задача

Это также работает в обратном порядке, но вам нужно установить надстройки OneNote в Outlook. Райан написал фантастическую статью, рассказывающую о том, как подробнее.

Управление собраниями Outlook

Если у вас на одном компьютере установлены Outlook 2016 и OneNote 2016, вы можете использовать OneNote для управления, записи и регистрации своих собраний. Вы можете указать дату, место, повестку дня, тему и участников.

Чтобы добавить собрание, перейдите в раздел Домашняя страница> Сведения о собрании . Вам будет представлен список всех сегодняшних встреч из календаря Outlook. Нажмите « Выбрать встречу из другого дня», чтобы изменить дату.

OneNote-управления-совещание

Когда вы снова и снова создаете одни и те же типы страниц, вам следует изучить шаблоны OneNote.

Расширенное использование

Теперь вы знаете об основных принципах OneNote и о том, как оставаться организованным при использовании приложения. Пришло время взглянуть на некоторые из самых крутых функций приложения.

Встраивание файлов

Вы можете встроить любой файл прямо в OneNote. Это очень удобно, если на вашем жестком диске беспорядок, но это также отличная функция производительности.

Где он действительно сияет, когда вы вставляете листы Microsoft Excel. Вы можете редактировать их непосредственно из OneNote, что очень удобно, если вы регулярно вносите изменения в бюджеты или другие формы.

Чтобы вставить файл, перейдите на страницу, где вы хотите встроить его, и нажмите вкладку Вставка . Выберите « Вложение файла», чтобы встроить файл любого формата, или « Электронную таблицу», чтобы встроить файл Excel.

OneNote-код вставка-таблица

Аудио заметки

На вкладке «Вставка» вы также можете добавлять видео, аудио, снимки экрана и таблицы в свои заметки. Аудио заметки являются одной из лучших частей OneNote.

OneNote-запись аудио

Просто нажмите значок записи аудио, и OneNote начнет слушать. Лента изменится, чтобы дать вам различные варианты звука. Когда закончите, нажмите кнопку « Стоп» , и звук автоматически сохранится и встроится в заметку.

OneNote аудио-файл

Если вы работаете над большим проектом со множеством записных книжек, есть большая вероятность, что вы захотите создать ссылки между своими заметками. Они обеспечивают более быструю и простую навигацию.

Создать ссылки легко. Перейдите на страницу, где вы хотите создать ссылку, и поместите название страницы блокнота, на которую вы хотите сослаться, в двойную квадратную скобку.

Например, я мог бы захотеть создать связь между моими рецептами Chicken Korma и Chicken Madras. Я перехожу к своей заметке в Мадрасе, набираю [[Chicken Korma]] , и ссылка автоматически появляется.

нота с привязкой

Рукописные заметки

OneNote поддерживает рукописные заметки. Они особенно полезны, если вы используете приложение на сенсорном устройстве или планшете, но они также будут работать с вашей мышью на обычном компьютере.

OneNote волочения

Нажмите на вкладку « Рисование », чтобы увидеть доступные варианты рукописного ввода. Вы можете выбрать один из нескольких цветов и типов пера, а также найти другие инструменты рисования, такие как фигуры, графики и диаграммы.

-Пример OneNote-чертеж

Как только вы сделали свой рукописный шедевр, его легко преобразовать в текст. Нажмите на инструмент « Лассо» , перетащите выделенную область на рукописный текст, который хотите преобразовать, затем нажмите « Чернила в текст» .

Математические уравнения

Помните, как все ваши школьные учителя говорили вам, чтобы вы не полагались на калькулятор, потому что у вас не было бы его с собой все время в реальном мире? Они явно не увидели смартфонов!

Но даже со смартфонами есть некоторые математические вычисления, которые слишком длинные, слишком сложные или слишком разочаровывающие, чтобы вывести их на крошечный экран.

К счастью, OneNote приходит на помощь Введите уравнение, которое вы хотите выработать, и приложение выполнит тяжелую работу. Убедитесь, что вы вводите суммы в виде одной непрерывной строки, иначе OneNote не распознает ее правильно.

Вот некоторые полезные математические коды, которые помогут вам выполнить ваши расчеты:

OneNote-математика-суммирует

Совместное использование и сотрудничество

Если вы работаете над масштабным проектом , есть хороший шанс, что вы захотите поделиться записной книжкой с некоторыми из ваших коллег.

Перейдите в File> Share, чтобы настроить его. У вас есть два варианта: « Поделиться с людьми» (где вы специально приглашаете людей по электронной почте) или « Получить ссылку для общего доступа» (которая дает вам ссылку, которую вы можете затем отправить любому, кому захотите).

OneNote-шер-ноутбук

Если вы отправляете сообщение по электронной почте, выберите, хотите ли вы, чтобы получатель мог просматривать или редактировать блокнот, в раскрывающемся меню слева.

OneNote-шер-ноутбук-ссылка

Если вы захватываете ссылку, убедитесь, что вы нажимаете кнопку рядом с соответствующей опцией.

Вы также можете изменить разрешения других пользователей на этой странице после их настройки. Для еще более радикального подхода удалите весь блокнот.

OneNote-шер-ноутбук-канальном отключить

Если вы не хотите предоставлять людям постоянный доступ к вашей записной книжке, но по-прежнему хотите поделиться содержимым определенной страницы, вы можете отправить копию по электронной почте другим пользователям. Нажмите вкладку « Главная » и выберите « Электронная почта» .

Горячие клавиши

Существует множество полезных сочетаний клавиш сочетания клавиш сочетания клавиш что может значительно ускорить ваш опыт OneNote. Это «обязательно знать» для любого опытного пользователя.

Доступны сотни различных ярлыков — вы можете найти их все на страницах справки Microsoft .

Вот моя любимая десятка:

  • CTRL + F — поиск по текущей странице
  • CTRL + E — Поиск всех ноутбуков
  • ALT + = — Введите математическое уравнение
  • CTRL + 1 — добавить первый тег из списка тегов в текущую заметку
  • CTRL + N — создать новую страницу в текущем разделе
  • ALT + стрелка влево — возврат на предыдущую страницу OneNote
  • CTRL + K — вставить ссылку (на другую записную книжку или на веб-страницу)
  • CTRL + SHIFT + ALT + N — создать новую подстраницу под выбранной в данный момент страницей.
  • ALT + Стрелка вниз — Перейти к следующему контейнеру заметок на текущей странице
  • CTRL + ALT + P — воспроизвести выбранную аудиозапись

Webclipper

OneNote может похвастаться веб-клиппером. Раньше он не был таким мощным, как предложение Evernote, но в 2015 году его пересмотрели, и теперь он намного удобнее для пользователей. Он доступен для всех основных браузеров.

Клипер дает вам четыре варианта. Вы можете сохранить полную веб-страницу, регион веб-страницы (например, снимок экрана), только текст страницы или просто закладку.

Вы можете решить, в какую записную книжку сохранить эти вырезки, в раскрывающемся меню.

OneNote-webclipper

Исправление проблем

Давайте посмотрим на некоторые проблемы с общим достоянием, с которыми вы можете столкнуться.

Форматирование печати

Когда вы нажимаете кнопку печати на ноутбуке, программное обеспечение не распознает, где падают разрывы страниц. Это связано с характером приложения типа «где угодно». Вы можете обнаружить, что отдельные строки текста будут разбиты на две страницы.

Как упоминалось ранее — OneNote не является текстовым процессором. Если вам крайне необходимо распечатать заметки, лучшее решение — сначала вставить их в Microsoft Word или Блокнот и исправить форматирование по своему вкусу.

Выберите File> Print> Print Preview, чтобы проверить, как будут выглядеть ваши напечатанные заметки.

Форматирование текста

Опять же, поскольку OneNote не является текстовым процессором, он не использует принципы обработки текста. Вместо этого он использует принципы типографии. Это может сбить с толку нового пользователя.

Например, если вы попытаетесь удвоить межстрочный интервал в параметрах « Интервал между абзацами », введя «2», ничего не произойдет. Вам нужно ввести общее количество баллов для размера шрифта и межстрочного интервала, которого вы хотите достичь. Это называется ведущим в типографии.

OneNote-параграфный разнос

Названия OneDrive для ноутбуков не обновляются

Вы можете изменить отображаемое имя записной книжки, щелкнув по нему правой кнопкой мыши и выбрав « Свойства» . Однако выполнение этого не приведет к обновлению фактического имени файла в OneDrive.

OneNote с изменением названия

Несоответствие имен файлов не влияет на работу OneNote. Но если вы негодный в организации или у вас много ноутбуков, лучше убедиться, что имена файлов соответствуют ноутбуку.

Чтобы изменить их, перейдите в OneDrive> Документы и щелкните правой кнопкой мыши блокнот, чтобы переименовать его. Вы можете дважды щелкнуть каждый блокнот и открыть его в веб-приложении, если вы не уверены, какой именно.

OneNote-изменение-имя-onedrive

Восстановить удаленные заметки

Мы все это сделали — вы случайно нажали «Удалить» файл, но через неделю поняли, что это ужасная ошибка. К счастью, OneNote хранит некоторые резервные копии Пока вы понимаете свою ошибку достаточно быстро, ничто не должно быть потеряно навсегда.

Если записная книжка была сохранена на локальном диске, вы можете перейти в « Файл»> «Информация»> «Открыть резервные копии» и восстановить потерянные файлы. Если записная книжка была сохранена в OneDrive, войдите в свою учетную запись OneDrive и выберите « Журнал»> «Корзина для ноутбука»> «Корзина для ноутбука» . Резервные копии хранятся в течение 60 дней, если корзина не была очищена в течение этого времени.

Что мы пропустили?

OneNote — это настолько обширное и многофункциональное приложение, что это руководство едва коснулось поверхности. Есть так много классных приемов и советов чтобы я мог написать целую книгу и до сих пор не пройти через все. Но я надеюсь, что я дал вам хорошее начало и познакомил вас с некоторыми возможностями программного обеспечения.

Как всегда, я хотел бы услышать ваши отзывы и мнения. Какие важные инструменты и приемы я пропустил? Есть ли важная особенность, которую я не включил?

Я также хотел бы помочь вам развить свои навыки OneNote. Есть ли что-то, с чем вы боретесь? Вас не смутили некоторые аспекты руководства?

Свяжитесь с вашими комментариями и вопросами ниже. Я сделаю все возможное, чтобы ответить.

Похожие посты
Windows

Драйверы для Windows 10

Windows

Лучшие приложения для фотографии на вашем Windows Phone

Windows

Команды командной строки для панели управления апплетами

Windows

Официальное приложение SmugMug теперь доступно для Windows Phone