Что вы получаете, когда сочетаете двухнедельный отпуск с занятой работой? Гигантский проект ждет вас, как только вы вернетесь домой — просто просматривая все эти электронные письма! Подождите — почему бы не включить Out of Office Responder в Outlook и автоматизировать некоторые из этих ответов для вас?
Здесь, в , мы рассмотрели, как это сделать в Gmail, например, инструкции Tina по работе с респондентами в отпуске. почтовый ящик, не отвечающий и метод Марка, который делает это с помощью фильтра электронной почты. Единственный клиент, который мы еще не рассмотрели, — это Outlook. К сожалению, в отличие от Gmail, бесплатная версия Outlook.com не предлагает функцию ответа «Нет на месте». Однако если у вас есть Outlook 2010 и учетная запись на сервере MS Exchange, которую многие компании предоставляют сотрудникам, то вам повезло.
Использование Out of Office Responder в Outlook
Microsoft сделала чрезвычайно простой настройку автоматизированной системы, которая будет отправлять мгновенные ответы всем, кто отправляет вам электронные письма, когда вы находитесь вне своего офиса. Неважно, будет ли это только в течение 24 часов или в течение двухнедельного отпуска, вы можете настроить клиент Outlook так, чтобы он отвечал именно так, как вы этого хотите, и в течение именно того периода времени, который вам нужен.
Чтобы перейти к этим настройкам в Outlook 2010, в разделе «Логотип Windows» выберите «Информация». Здесь вы увидите большую кнопку с надписью «Автоматические ответы» с дверью и значком стрелки.
Нажмите кнопку «Автоматические ответы», чтобы запустить средство Outlook Out of Office. Всплывающее окно, которое вы увидите, намного сложнее, чем вы можете себе представить. На первый взгляд, это быстрый способ включить «Отправка автоматических ответов» и просто ввести быстрое примечание, которое Outlook автоматически отправит от вашего имени любому, кто письмо.
Однако при ближайшем рассмотрении вы увидите, что здесь гораздо больше функциональности, чем кажется на первый взгляд.
Прежде всего, вы можете определить конкретный диапазон дат, чтобы включить функцию автоответа, чтобы, когда вы вернетесь из отпуска, вам не пришлось беспокоиться о том, чтобы не забыть его отключить!
Вы также заметите, что есть две вкладки. Слева — настроить автоответчик отправляйте отвечайте на только для людей, которые пишут вам изнутри компании.
На вкладке слева вы можете настроить конкретный ответ для любого, кто отправит вам электронное письмо за пределами вашей корпорации.
Настройка правил электронной почты
Вы заметите внизу этого окна, там есть, казалось бы, незначительная маленькая кнопка с надписью «Правила …»
Эта кнопка на самом деле довольно важна, потому что она позволяет вам дополнительно определить, как Outlook будет автоматически отвечать, определяя конкретных людей, слова в теме или теле, или было ли письмо отправлено напрямую или CC’d.
Вы можете создать очень конкретные правила здесь. Например, вы можете создать правило, согласно которому, если ваша мама отправит вам электронное письмо, вы можете переслать это письмо в личный кабинет, который вы будете отслеживать во время отпуска (или отправить его в корзину, в зависимости от ваших отношений с матерью).
Это становится еще интереснее, когда вы нажимаете кнопку «Дополнительно…».
Здесь вы можете определить больше деталей о том, на какие сообщения вы хотите отвечать, отличным от стандартного автоответа. Вы можете выбрать сообщения более или менее определенного размера, когда они были получены, их уровень важности и многое другое.
Создать Out of Office ответчик с правилами электронной почты
Saikat предоставил несколько советов по использованию фильтров , и Джек сделал то же самое для фильтров Google, Hotmail и Yahoo. Если подумать, то ответчик «Out of Office» на самом деле является альтернативной версией того, что вы могли бы сделать, если бы просто щелкнули « Управление правилами» в меню Outlook.
Используя мастер правил, просто прокрутите вниз до опции, чтобы проверить сообщения, «полученные в определенном диапазоне данных».
Определите этот промежуток времени с момента, когда вы отправляетесь в отпуск, до момента, когда вы планируете вернуться домой.
Наконец, все, что вам нужно сделать, это определить, какой ответ или действие вы хотите предпринять правилу, когда входящие сообщения соответствуют этому критерию, и у вас, по сути, есть респондент вне офиса!
Как видите, нет причин, по которым вы не можете отвечать на электронные письма, даже когда уезжаете в отпуск! Все, что вам нужно сделать, это найти время, чтобы рассказать Outlook, как вы хотели бы, чтобы он отвечал за вас, и люди будут думать, что вы так же продуктивны, как и когда-либо, даже когда вы сидите на пляже, потягивая маргариту.
Какими творческими способами вы используете Outlook Out of Office Responder? Есть несколько хороших советов или историй, чтобы рассказать? Поделитесь ими в разделе комментариев ниже!
Кредиты изображений: рука робота Via Shutterstock