В предыдущем обзоре Microsoft Yammer, социальной сети для предприятия, мы поделились базовыми советами по навигации, которые помогут вам начать работу . Если вы следовали этим советам, вы должны были определить несколько групп, которые вам интересны или полезны. Через эти группы ваши связи могут принимать участие в множестве разговоров.
В зависимости от политик вашей организации, вы увидите группы Yammer , которые сосредоточены на задачах, в то время как другие принимают форму виртуального кулера для воды. Давайте рассмотрим, как создать группу, а также общие задачи, которые может решить администратор группы, чтобы убедиться, что группы остаются продуктивными.
Прежде чем создавать собственную группу, вы должны подумать, почему вы хотите ее создать. Какова будет цель группы? Как бы вы хотели, чтобы его использовали? Было бы целесообразно предложить помощь существующей группе в качестве администратора, чтобы получить представление о внутренней работе. Получив эти знания, вы можете укрепить свой план.
Вот несколько советов по основным функциям управления группой Yammer.
Как создать группу Yammer
В зависимости от потребностей вашей группы, вы должны решить, будет ли эта группа открыта для всей организации или для частной группы, предназначенной для меньшей аудитории. У каждого есть свои преимущества, такие как поощрение обратной связи или контролируемая среда.
Создание вашей группы Yammer
- Войдите в свой корпоративный аккаунт Yammer.
-
Получить доступ к опции для создания группы можно двумя способами:
- Вариант 1. На главном экране Yammer найдите и нажмите + Создать новую группу , расположенную в нижней части левого столбца «Группы».
- Вариант 2 В левом столбце щелкните Группы, чтобы перенаправить их на Обнаружение групп. Нажмите Создать новую группу в правом верхнем углу.
-
Во всплывающем окне выберите внутреннюю группу (для внутрифирменного сотрудничества) или внешнюю группу (для связи с людьми за пределами вашей компании). (Параметр внешней группы может быть отключен вашей организацией.)
- В поле « Имя группы» введите название группы. Вы увидите предупреждение, если выбрали имя, которое в настоящее время используется другой группой.
- В поле Участники группы введите имена или адреса электронной почты тех, кого вы хотите пригласить в группу. (необязательный)
-
Выберите уровень доступа к группе:
- Публичный доступ. Любой пользователь сети может присоединиться и опубликовать сообщение.
- Частный доступ: требуется разрешение на присоединение к группе. Если вы выберете частный доступ, вы также можете исключить группу из корпоративного каталога и результатов поиска.
-
Нажмите Создать группу, чтобы закончить.
Этот процесс создает базовую целевую страницу для группы. Если вы хотите, дополнительные параметры настройки доступны, чтобы придать странице вашей группы уникальный вид.
Как дополнительно настроить группу Yammer
- Нажмите на значок Настройки, расположенный в верхнем правом углу баннера группы.
- Используйте поле « Имя группы» для редактирования имени.
- Введите текст в поле « Описание группы» .
- В разделе « Изображение и цвет группы» нажмите « Добавить», чтобы загрузить изображение для аватара группы.
- Используйте Групповое изображение и Цвет, чтобы также выбрать цвет баннера.
- В группе шаблонов выберите один из восьми изображений баннера.
- В разделе « Участники» выберите « Управление участниками и администраторами», чтобы приглашать, удалять участников и предоставлять или отключать их статус администратора.
- В разделе Кто может просматривать разговоры и публиковать сообщения измените доступ к общедоступным или личным.
-
В разделе Кто решает, может ли кто-то стать членом , выберите один из следующих вариантов:
- Членство в группе с мониторингом: позволяет любому участнику добавлять участников.
- Закрытое членство: только позволяет администраторам добавлять и управлять запросами на приглашения.
-
Нажмите Сохранить изменения, чтобы закончить.
Управление членами Yammer и приглашениями
Как только функциональность группы установлена, пришло время заполнить ряды. В качестве администратора группы вы можете пригласить кого-либо из своей организации. Если ваша группа является частной, вам нужно будет утвердить или отклонить все запросы.
Пригласить участников
- На целевой странице группы нажмите Члены в правом столбце.
- Введите имя или адрес электронной почты в поле поиска.
- Найдите правильный член из списка результатов.
- Нажмите Добавить в группу, чтобы пригласить автоматически.
Как управлять запросами на вступление в группы Yammer
- Если участник запросил присоединение, в правом столбце отображается новая запись под названием « Ожидающие запросы» .
- В разделе « Ожидающие запросы» нажмите « Обзор» . Во всплывающем окне будут отображаться текущие участники и запросы.
- Нажмите на имя автора запроса, чтобы просмотреть его профиль Yammer. (необязательный)
- Нажмите Запретить или Утвердить, как требуется.
Как управлять членами группы Yammer
- Нажмите на участников .
- Нажмите на значок настроек для участника.
- Как администратор, выберите для создания или отмены прав администратора.
- Нажмите Удалить из группы, чтобы удалить участника из списка.
Администраторы группы могут изменять имя группы, изображение и описание. В настоящее время это опция «все или ничего», поскольку создатели групп не могут выбирать определенный доступ для каждого администратора. Администраторы могут публиковать объявления внутри группы, а не базовые обновления. В отличие от обновлений, объявления генерируют электронные письма всем членам группы, что гарантирует получение сообщения.
Управление контентом Yammer
Группы Yammer позволяют легко размещать и обмениваться файлами, к которым участники могут получить доступ и внести свой вклад. Как администратор, вы можете контролировать, какие файлы хранить, а какие защищать от редактирования. Последнее называется созданием файла «официальным», который блокирует содержимое и предотвращает любые будущие изменения. Эти официальные файлы помечены звездочкой, и возможность редактирования удалена.
Как загрузить или создать файл
- Нажмите Файлы в баннере группы.
- Нажмите Загрузить, чтобы добавить существующий файл.
- Нажмите New, чтобы создать новый файл. Выберите из документа Word, презентации PowerPoint или книги Excel.
- Для загрузки выберите Выбрать файл .
- Выберите файл и нажмите « Открыть» .
- Выберите Загрузить, чтобы закончить.
- В поле « Новый» введите имя файла и нажмите « Создать» .
Как создать заметку
- Выберите Примечание из баннера группы.
- Введите название для заметки.
- Введите любые значения, включая текст и ссылки.
- Нажмите Опубликовать, чтобы закончить .
Как удалить заметку
- Откройте записку, о которой идет речь.
- В разделе Действия с заметками выберите Удалить эту заметку .
Как управлять файлом
- Нажмите на файл, чтобы открыть его.
- Найдите параметры файла в правом меню в разделе « Действия с файлом» . Выберите « Загрузить» , « Редактировать файл» , « Удалить этот файл», « Отметить как официальные» и « Блокировать изменения» .
- В разделе « Связанное содержимое» нажмите «Добавить», чтобы добавить ссылку или файл в SharePoint, связанный с материалом.
- Нажмите « Добавить тему», чтобы пометить контент поисковыми терминами. (необязательный)
- Используйте поле общего доступа под файлом, чтобы добавить его в качестве вложения в сообщение. (необязательный)
Как удалить пост или ответ
- Найдите и щелкните значок дополнительных параметров справа от параметра редактирования.
- В раскрывающемся списке нажмите « Удалить» .
Заключительные мысли …
Если группа Yammer управляется правильно, она может стать центром эффективного общения для команд любого размера. Они помогают вашим коллегам оставаться в курсе актуальных тем и обеспечивают быстрый доступ к важным файлам, которые можно читать и совместно редактировать. Как администратор группы Yammer, вы можете убедиться, что команда остается на курсе.
Вы администратор группы Yammer? Как вы поддерживаете свою команду на связи? Дайте нам знать об этом в комментариях.
Вы также можете посетить наш справочный центр Office 101 для получения дополнительных статей.