Наступает время, поиск работы или обмен фотографиями со старшими членами семьи, где вам может понадобиться отправить материал старомодным способом — в виде вложения в электронное письмо. Если вы отправляете электронное письмо на работу, это может быть частью вашего почтового репертуара.
Дело в том, что вложения имеют своего рода неписаный код в отношении их отправки. Например, хотя вы можете отправить по электронной почте огромный файл (это зависит от того, сколько разрешат используемый вами сервис или провайдер), это не обязательно эффективно. Аналогично, отправка нескольких файлов обычно лучше выполнить в виде файла-контейнера.
Конечно, в зависимости от типа файла, он может или не может прибыть в пункт назначения. Файлы, например заканчивающиеся на .EXE, .BAT и другие исполняемые типы, часто (обычно) блокируются или удаляются из-за их связи с вредоносными программами. Если вы хотите отправить файл, подобный этому, вам, вероятно, потребуется заключить его в архив .ZIP.
Составление электронной почты и управление контактами в Outlook довольно просты, и хотя добавление и обработка вложений должны быть второй натурой, многие пользователи могут не осознавать, что они могли бы делать это лучше.
Добавление вложения
Чтобы добавить вложение, вы можете перетащить файл или файлы в пустое сообщение электронной почты, и оно будет вставлено как вложение. Или нажмите кнопку «Прикрепить файл» на ленте в разделе «Включить».
Вам нужно будет найти место, где находится файл, который вы хотите прикрепить, и затем выбрать файл или файлы, которые вы хотите включить в ваше сообщение, затем нажать «Вставить». В качестве альтернативы, нажмите маленькую стрелку и выберите «Вставить как». Текст », и ваше вложение будет вставлено в строку, то есть будет отображаться в вашем сообщении, а не в отдельном файле.
После присоединения вы сможете увидеть его в поле «Присоединено» под строкой «Тема».
Наконец, предположим, что у вас есть прикрепленная привязанность, и вы понимаете, что она неправильная. Нет проблем, вы можете просто выбрать вложение нажатием кнопки «Удалить» на клавиатуре или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Удалить».
Файлы — это не единственное, что вы можете прикрепить к сообщению, вы также можете прикрепить элементы и подписи.
Прикрепление других вещей
Элементы могут включать визитные карточки (файлы .VCF, которые обсуждались ранее), календари и элементы Outlook, которые могут быть заметками, задачами, контактами и другими элементами, которые вы открываете в Outlook.
Календари — это еще одна вещь, которой вы, возможно, захотите время от времени делиться, и если вы нажмете кнопку «Прикрепить элемент», вы увидите, что это легко сделать. Совместное использование вашего календаря не означает, что вы должны делиться каждым элементом каждый день. Возможно, вы просто захотите поделиться несколькими днями или неделями, например, для отдыха компании или семейного отдыха.
Совместное использование календаря даст вам возможность выбрать фактический календарь, диапазон дат, детали и другие дополнительные параметры.
Когда вы нажмете «ОК», вы увидите, что календарь будет прикреплен к сообщению электронной почты, чтобы его можно было открывать и просматривать, но он также будет вставлен в реальное сообщение, чтобы получатели могли легко просмотреть его.
Элементы Outlook — это все, что вы можете создать в Outlook, которые затем можно прикрепить и отправить другим пользователям Outlook. На следующем скриншоте вы видите, как это работает. Вы выбираете источник и затем оттуда выбираете элемент или элементы (вы можете выбрать более одного), которые вы хотите прикрепить.
Обратите внимание, что вы можете решить, хотите ли вы, чтобы элемент доставлялся как фактическое физическое вложение или только в виде текста. Это то же самое, что мы обсуждали ранее, где вы можете «Вставить как текст», и оно будет отображаться как часть физического сообщения.
Визитные карточки могут или не могут быть одной из тех вещей, которые вы используете или нуждаетесь, но это действительно удобный способ поделиться своими непосредственными данными в простой, удобной упаковке. Если вы хотите поделиться своей (или чьей-либо другой) визитной карточкой, просто выберите ее в меню «Прикрепить элемент», и ваши контакты появятся
Выберите карту или карты, которые вы хотите прикрепить, и нажмите «ОК», и карты будут отображаться в виде текста, а также будут прикреплены в виде файла .VCF, что означает, что его можно импортировать в любую адресную книгу , поддерживающую такие файлы.
Совместное использование контактов в качестве визитных карточек — это действительно быстрый и удобный способ предоставить кому-либо контактную информацию или импортировать контактную информацию от другого человека, не вводя ее вручную в адресную книгу.
Обработка вложений
Конечно, с электронной почтой всегда есть возможность получать и давать. Итак, что вы делаете, когда сообщение с вложениями приходит в ваш почтовый ящик? Обычно это довольно просто, как на следующем рисунке. Вы видите, что наше тестовое сообщение прибыло с приложенным изображением.
Если мы просто нажмем на вложение, вы увидите, что в инструментах вызова ленты отображаются параметры. Отсюда вы можете принять меры по нему. Также обратите внимание, что если вы получаете несколько файлов, вы можете сохранить все свои вложения одновременно, и если вы не уверены, целесообразно ли вообще открывать вложение, вы можете удалить его, хотя, возможно, разумнее будет просто удалить сообщение, если у тебя есть сомнения.
Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши любое вложение в сообщении и использовать раскрывающееся меню, чтобы выполнить те же действия, что и на ленте.
При обработке вложений предостережения предостаточно. Вложения могут быть опасными, что может подтвердить любой, кто использовал электронную почту за последние двадцать лет. В итоге, не открывайте ничего, что не от кого-то, кого вы не знаете или которому не доверяете, и всегда используйте сканер вирусов / вредоносных программ на вашем компьютере.
Обработка нескольких файлов или больших файлов как вложений
Мы немного поговорили о том, как обрабатывать одно или несколько вложений, но что, если вы хотите прикрепить десятки или даже сотни файлов? Или, что если вы хотите прикрепить большой файл?
Отправка больших вложений не очень приятна, особенно если кто-то получает много писем в процессе. Проблема с отправкой больших файлов по электронной почте заключается не столько в том, разрешит ли ваш почтовый сервер вложения определенного размера. По большей части, вы, вероятно, не будете отправлять файл намного больше, чем мегабайт или два, или, по крайней мере, вы не должны.
Тем не менее, будут времена, когда вам нужно будет отправить что-то немного громоздкое. Если вы используете службу веб-почты, такую как Yahoo, Gmail или Microsoft, то они будут иметь ограничения по размеру (25 МБ, 25 МБ, 20 МБ соответственно), так же, как и ваш интернет-провайдер, например Comcast, Time Warner, AT & T и т. Д. ( обычно около 10 Мб).
В большинстве случаев, когда файлы чрезмерно велики или многочисленны, мы предпочитаем использовать облачный сервис, который является обильным и предлагает достаточно свободного места для отправки подавляющего большинства файлов. Чаще всего простая загрузка файлов на облачный диск и последующее их совместное использование выполняется быстрее и надежнее, чем электронная почта. У нас есть полезные инструкции, которые объясняют, как именно отправлять большие файлы по электронной почте, если вы хотите узнать больше.
Что касается отправки нескольких файлов, у вас не должно возникнуть проблем, если их несколько, но как только вы начнете прикреплять десятки фотографий или документов, все может стать немного неловко. Опять же, рассмотрите возможность использования облачного сервиса. В любом случае, мы рекомендуем вам определенно архивировать несколько файлов перед их отправкой. В Windows имеется встроенная поддержка zip-файлов, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что получатель не сможет открыть его.
Пожалуйста, ознакомьтесь с этой статьей, в которой объясняется все, что вам нужно знать о заархивированных файлах .
Это похоже на довольно хорошее место, чтобы закончить наше обсуждение вложений. Это не сложная тема, но независимо от того, используете ли вы Outlook, Gmail или любое другое электронное письмо, для отправки файлов может потребоваться несколько дополнительных шагов, помимо простого их присоединения.
На данный момент мы рассмотрели самые основные части возможностей электронной почты Outlook — контакты, адресацию, составление — все это довольно простые вещи. Теперь с вложениями у вас есть достаточно всестороннее знание простых вещей.
Теперь пришло время активизировать нашу игру. По мере того, как вы используете Outlook и накапливаете электронную почту, вам необходимо научиться управлять ею с помощью таких инструментов, как «Быстрые действия» и «Правила», о которых мы поговорим в следующей статье. Тем временем и, как всегда, мы призываем вас оставить свой отзыв на нашем форуме.