Запросы являются основой власти в базе данных. Они дают вам возможность задавать вопросы, записывать вопросы на будущее и принимать меры по ответам.
В качестве продолжения моего вступительного итогового поста о продукте и более позднюю публикацию о таблицах , этот учебник Microsoft Access — идеальный следующий шаг в вашем путешествии с Access. Будьте готовы задавать вопросы.
подготовка
Мы создали две таблицы в предыдущем посте. Вам нужно будет либо сделать это для себя снова, открыть тот, который вы сохранили в прошлый раз, или последовать вашему примеру.
В любом случае вам нужен стол, который выглядит примерно так »¦
Закройте таблицу, и мы можем начать с запросов.
Учебное пособие по Microsoft Access — основы запросов
Запросы являются второй структурой в Access. Таблицы содержат информацию, запросы содержат хранимые вопросы. Давайте создадим один. Так намного проще.
Перейдите на вкладку « Создать » и нажмите кнопку « Дизайн запроса» с правой стороны.
Если вам когда-нибудь понадобится помощь в построении запроса, вы также можете воспользоваться мастером запросов. Но сейчас мы пойдем прямым путем.
Access спросит вас, о каких таблицах вы хотите задать вопросы. Во-первых, давайте просто посмотрим на таблицу Book .
Настоящая сила в доступе — это возможность легко работать с несколькими таблицами одновременно, но по одному шагу за раз.
Нажмите на книгу и нажмите кнопку Добавить . Окно остается открытым, поэтому нажмите кнопку Закрыть .
Access представляет вам страницу дизайна запросов.
Вы можете внести некоторые коррективы в то, как выглядит макет, перетаскивая центральный разделитель вверх или вниз, и в строке состояния внизу справа есть ярлыки, позволяющие изменить тип используемого вами вида. Подробнее об этом позже.
Верхняя часть экрана содержит все включенные таблицы со списком полей. В нижней части задаются вопросы.
Во-первых, вам нужно выбрать, какие из полей в таблице вы хотите задать вопросы или включить в ответ. Чтобы выбрать, дважды щелкните поле или перетащите его в сетку ниже.
Для нашего примера мы хотим выбрать автора, название и рейтинг .
После того как у вас есть поля в сетке, есть много вариантов для выбора. Они работают построчно.
Мы уже выбрали поля , и таблицы добавляются автоматически. Следующая вещь — это сортировка . Например, чтобы отсортировать книги по рейтингу, щелкните поле сортировки для этого столбца и измените значение параметра «По возрастанию» или «По убыванию» .
Вы можете сортировать по нескольким столбцам. Приоритет слева направо, поэтому, если вы хотите отсортировать по рейтингу, а затем по заголовку , вам необходимо изменить порядок столбцов. Вы можете просто выбрать серую полосу вверху и перетащить их.
Строка Criteria немного сложнее, но ее очень легко использовать, когда вы к ней привыкнете. Критерии — это спецификации, для которых показываются записи (строки) из таблицы. И для чтения технических типов, это обычно так называемые критерии AND . То есть все критерии должны быть соблюдены. Если вместо этого вы хотите использовать критерий ИЛИ (это означает, что любой из критериев может быть поставлен на соответствие), поместите критерии в разные строки. Вы можете использовать столько строк, сколько пожелаете, от одной, помеченной как Критерии вниз.
В нашем случае мы хотим видеть только книги, название которых начинается с «˜S», а рейтинг лучше, чем 2. Критерии «˜S» также включают в себя так называемый подстановочный знак. То есть заголовок должен начинаться с буквы S, но после этого все разрешено.
Числовые критерии могут быть определены как пределы, а не как конкретные значения, поэтому в этом случае мы можем использовать оператор «˜>».
Мы могли бы целый день говорить о критериях и подстановочных знаках, но давайте двигаться дальше.
Теперь, когда мы определили вопрос, который хотим задать, мы можем задать его Access и просмотреть ответ. Нажмите кнопку «Просмотр» на ленте или кнопку просмотра таблицы данных в строке состояния. Вы можете переключаться между дизайном и таблицей, чтобы внести дополнительные изменения в запрос.
Важно отметить, что, как правило, представление таблицы из запроса является оперативным. То есть, если вы вносите изменения в результаты запроса, вы вносите изменения в данные таблицы.
Наконец, вы можете сохранить запрос на потом. Временами возникает путаница с этим. Сохранение запроса сохраняет вопрос, а не ответ. Это означает, что при следующем выполнении запроса, если данные в таблице изменились, ответ также может измениться. Есть некоторые другие варианты, чтобы получить снимок данных позже, если это необходимо.
Нажмите кнопку Сохранить на быстрой панели инструментов в левом верхнем углу окна доступа. Помните, что запросы сохраняются вместе с таблицами в одном файле Access на вашем жестком диске.
Вам часто нужно соединять таблицы вместе в запросах. Например, в этом случае мы могли бы добавить таблицу Author, чтобы мы могли использовать содержащуюся в ней информацию для сортировки или дальнейших критериев.
Как это происходит, поиск, который мы настроили для таблицы Author, означает, что у нас уже есть доступ к фамилии Author, но давайте просто притворимся, что вместо этого мы хотели отсортировать вывод по имени автора. В конце концов, эти парни (или, по крайней мере, те, кто еще жив) достаточно дружелюбны. Давайте назовем их Исаак и Роберт, верно? О, подожди. Эти двое мертвы.
Для этого добавьте таблицу Author в запрос.
Из-за настроенного поиска Access уже знает, как связаны таблицы, поэтому вам не нужно об этом беспокоиться. Перетащите поле « Имя» вниз в блок критериев, затем перетащите его влево, чтобы отсортировать в качестве приоритета.
Нажмите кнопку Datasheet View, чтобы увидеть разницу.
Учебное пособие по Microsoft Access по типам запросов
Запрос, который мы только что создали, тип по умолчанию в Access, называется запросом Select . По сути, это вид ответа на вопрос. Другие типы делают ряд конкретных вещей, которые могут быть полезны позже. Я не буду вдаваться в подробности, но некоторые указатели могут помочь.
Большинство из этих других запросов являются так называемыми запросами действий . Это потому, что они действительно меняют данные в таблицах. Изменения не вносятся до тех пор, пока вы не нажмете кнопку « Выполнить» (представление «Таблица данных» только предварительно просматривает результаты), и вы будете предупреждены о том, что изменения должны быть сделаны.
Обновить
Запрос на обновление используется для внесения изменений в данные таблицы одним ударом, а не для обработки записей по одной. Например, возможно, автор мог бы изменить свое имя или признать, что написал стопку книг под псевдонимом. Запрос на обновление позволит вам выбрать соответствующие записи, а затем изменить их все сразу.
Сделать стол
Запрос Make Table работает так же, как Update, но помещает результаты в новую таблицу. Это может быть полезно, если по какой-то причине вам необходимо поддерживать оба набора данных отдельно.
Append
Запрос на добавление позволяет выбрать записи из одной таблицы и добавить их в конец другой. Чаще всего это используется для архивирования записей из основной таблицы во вторую.
удалять
Запрос на удаление чрезвычайно полезен, но при его использовании необходимо соблюдать осторожность. Этот запрос позволяет выбрать некоторые записи из таблицы, а затем удалить их.
Другие
Другие типы запросов (Union, Cross-tab, Pass-through и Data Definition) предназначены для расширенного использования, и я не буду здесь их рассматривать.
Пока это все, пока я не вернусь с сообщением о формах доступа.
Дайте мне знать, как это происходит с запросами, и есть ли какие-либо трудности, с которыми я могу помочь в комментариях.