Любая компания, которая перегружена большими объемами данных, которые необходимо отслеживать, или системой, которая использует бумажную документацию, текстовые документы или электронную таблицу для отслеживания важной информации, может выиграть от перехода на систему управления данными. Система баз данных , такая как Microsoft Access 2010, может быть именно тем, что нужно компании.
Что такое база данных?
На самом базовом уровне база данных представляет собой организованный сбор данных. Система управления базами данных (СУБД), такая как Microsoft Access, предоставляет вам программные средства, необходимые для гибкой организации этих данных. Он включает в себя средства для добавления, изменения и удаления данных из базы данных, задания вопросов о данных, хранящихся в базе данных, и создания отчетов, обобщающих выбранный контент.
Компоненты Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 предоставляет пользователям простое и гибкое решение СУБД. Постоянные пользователи продуктов Microsoft ценят привычный внешний вид Windows и тесную интеграцию с другими продуктами семейства Microsoft Office .
Тремя основными компонентами Access, с которыми сталкивается большинство пользователей баз данных, являются таблицы, запросы и формы. Если вы только начинаете использовать Access и у вас еще нет базы данных Access , узнайте, как создать базу данных с нуля .
Столы являются строительными блоками
Таблицы являются основными строительными блоками любой базы данных. Если вы знакомы с электронными таблицами, вы обнаружите, что таблицы базы данных похожи. Типичная таблица базы данных может содержать информацию о сотруднике, включая такие характеристики, как имя, дата рождения и должность. Это может быть структурировано следующим образом:
- ID сотрудника
- Фамилия
- Имя
- заглавие
- приветствие
- День рождения
Изучите структуру таблицы, и вы обнаружите, что каждый столбец таблицы соответствует определенной характеристике сотрудника — или атрибуту в терминах базы данных. Каждая строка соответствует одному конкретному сотруднику и содержит его или ее информацию. Это все, что нужно сделать. Если это помогает, думайте о каждой таблице как о перечне информации в виде таблицы.
Запросы Получить информацию
База данных, которая хранит только информацию, была бы бесполезна; Вам также нужны методы для получения информации. Если вы просто хотите вызвать информацию, хранящуюся в таблице, Microsoft Access позволяет открыть таблицу и пролистать записи, содержащиеся в ней. Однако реальная сила базы данных заключается в ее способности отвечать на сложные запросы. Запросы доступа предоставляют возможность комбинировать данные из нескольких таблиц и специфические условия для извлеченных данных.
Представьте, что вашей организации требуется простой метод для создания списка продуктов, которые в настоящее время продаются выше их средней цены. Если вы просто получите таблицу информации о продукте, выполнение этой задачи потребует большого объема сортировки данных и выполнения расчетов вручную. Однако мощность запроса позволяет вам запрашивать, чтобы Access возвращал только те записи, которые удовлетворяют условию оценки выше среднего. Кроме того, вы можете указать базе данных указывать только название и цену за единицу товара.
Формы Вставить информацию
До сих пор вы читали о принципах организации информации в базе данных и извлечения информации из базы данных. Вам все еще нужны механизмы для размещения информации в таблицах. Microsoft Access предоставляет два основных механизма для достижения этой цели. Первый способ — вызвать таблицу в окне, дважды щелкнув по нему. Затем добавьте информацию в конец таблицы так же, как вы добавили бы информацию в электронную таблицу.
Access также предоставляет удобный интерфейс форм . Интерфейс позволяет пользователям вводить информацию в графической форме и прозрачно передавать эту информацию в базу данных. Этот метод менее пугающий для оператора ввода данных, но требует немного больше работы со стороны администратора базы данных.
Отчеты Microsoft Access
Отчеты предоставляют возможность создавать привлекательные отформатированные сводки данных, содержащихся в одной или нескольких таблицах и запросах. Благодаря использованию уловок и шаблонов ярлыков опытные пользователи базы данных могут создавать отчеты за считанные минуты.
Предположим, вы хотите создать каталог для обмена информацией о продукте с текущими и потенциальными клиентами Такого рода информация может быть получена из базы данных посредством разумного использования запросов. Однако информация представлена в табличной форме — не совсем привлекательный маркетинговый материал. Отчеты в Access 2010 позволяют включать графику, привлекательное форматирование и нумерацию страниц.