У вас есть огромная электронная таблица Excel, из которой вы не можете сделать ни головы, ни хвосты? Пришло время выполнить это обещание для себя — организовать свой список контактов в базе данных Microsoft Access. Это намного проще, чем вы можете себе представить, и вы определенно будете довольны результатами. Этот учебник шаг за шагом проведет вас через весь процесс.
Инструкции в этой статье применимы к Access 2007. Если вы используете Access 2010, прочтите « Преобразование Excel в базу данных Access 2010» . Если вы используете Access 2013, прочтите « Преобразование Excel в базу данных Access 2013» .
Подготовьте ваши данные
Если у вас нет собственной электронной таблицы и вы хотите следовать учебному пособию, вы можете загрузить образец файла Excel, который использовался для создания учебного пособия.
Создать новую базу данных Access 2007
Если у вас нет существующей базы данных, которую вы используете для хранения контактной информации, создайте новую базу данных с нуля.
- Выберите значок « Пустая база данных» на экране «Начало работы с Microsoft Office Access». Вам будет представлен экран выше.
- Укажите для своей базы данных имя, нажмите кнопку « Создать» , и вы будете в бизнесе.
Начать процесс импорта в Excel
Затем выберите вкладку «Внешние данные» в верхней части экрана «Доступ» и дважды щелкните кнопку «Excel», чтобы начать процесс импорта в Excel. Положение этой кнопки обозначено красной стрелкой на изображении выше.
Выберите источник и место назначения
Далее вам будет представлен экран, показанный выше. Нажмите кнопку « Обзор» и перейдите к файлу, который вы хотите импортировать. Найдя правильный файл, нажмите кнопку « Открыть» .
- Свяжите свою базу данных с листом Excel, чтобы изменения в исходном листе были отражены в базе данных.
- Импортировать данные в существующую таблицу базы данных
После того, как вы выбрали правильный файл и опцию, нажмите кнопку OK , чтобы продолжить.
Выберите заголовки столбцов
Часто пользователи Microsoft Excel используют первую строку своей электронной таблицы, чтобы предоставить имена столбцов для своих данных. В нашем примере файла мы сделали это для идентификации столбцов Фамилия, Имя, Адрес и т. Д. В показанном выше окне убедитесь, что установлен флажок « Первая строка содержит заголовки столбцов» . Это заставит Access обращаться с первой строкой как с именами, а не с фактическими данными, которые будут храниться в списке контактов. Нажмите кнопку « Далее» , чтобы продолжить.
Создать любые желаемые индексы
Индексы базы данных — это внутренний механизм, который можно использовать для увеличения скорости, с которой Access может находить информацию в вашей базе данных. На этом этапе вы можете применить индекс к одному или нескольким столбцам базы данных. Выберите выпадающее меню «Indexed» и выберите соответствующую опцию.
Имейте в виду, что индексы создают большие издержки для вашей базы данных и увеличивают объем используемого дискового пространства. По этой причине вы хотите, чтобы индексированные столбцы были минимальными. В нашей базе данных мы чаще всего будем искать по Фамилии наших контактов, поэтому давайте создадим индекс по этому полю. У нас могут быть друзья с одинаковой фамилией, поэтому мы хотим разрешить дублирование здесь. Убедитесь, что в нижней части окна выбран столбец Фамилия, а затем выберите Да (Дубликаты ОК) в раскрывающемся меню Индексированные. Нажмите Далее, чтобы продолжить.
Выберите первичный ключ
Первичный ключ используется для уникальной идентификации записей в базе данных. Самый простой способ сделать это — позволить Access сгенерировать первичный ключ для вас. Выберите параметр « Добавить доступ для добавления первичного ключа» и нажмите « Далее», чтобы продолжить. Если вы заинтересованы в выборе собственного первичного ключа, вы можете прочитать нашу статью о ключах базы данных .
Назовите свой стол
Предоставьте Access имя для ссылки на вашу таблицу. Мы назовем наш стол «Контакты». Введите это в соответствующее поле и нажмите кнопку Готово .
Просмотр ваших данных
Вы увидите промежуточный экран, спрашивающий вас, хотите ли вы сохранить шаги, используемые для импорта ваших данных. Если нет, то нажмите кнопку Закрыть .
После этого вы вернетесь к основному экрану базы данных, где сможете просмотреть свои данные, просто дважды щелкнув имя таблицы в левой панели.
Поздравляем, вы успешно импортировали свои данные из Excel в Access!