У вас есть огромная электронная таблица Excel, из которой вы не можете сделать ни головы, ни хвосты?
Пришло время организовать ваш список контактов в базе данных Microsoft Access. Это намного проще, чем вы можете себе представить, и вы определенно будете довольны результатами. Этот учебник шаг за шагом проведет вас через весь процесс.
Если у вас нет собственной электронной таблицы и вы хотите следовать учебному пособию, вы можете загрузить образец файла Excel, который использовался для создания учебного пособия .
Инструкции в этой статье относятся к Access 2013. Если вы используете более раннюю версию Access, прочитайте Преобразование электронной таблицы Excel в базу данных Access 2010 или Преобразование электронной таблицы Excel в базу данных Access 2007 .
Создать новую базу данных Access 2013
Если у вас нет существующей базы данных, которую вы используете для хранения контактной информации, вы, вероятно, захотите создать новую базу данных с нуля. Для этого выберите значок « Пустая база данных рабочего стола» на экране «Начало работы с Microsoft Office Access». Вам будет представлен экран выше. Укажите для своей базы данных имя, нажмите кнопку « Создать» , и вы будете в бизнесе.
Начать процесс импорта в Excel
Выберите вкладку « Внешние данные» в верхней части экрана «Доступ» и дважды щелкните кнопку « Excel», чтобы начать процесс импорта в Excel.
Выберите источник и место назначения
Далее вам будет представлен экран, показанный выше. Нажмите кнопку «Обзор» и перейдите к файлу, который вы хотите импортировать. Найдя правильный файл, нажмите кнопку «Открыть» .
В нижней половине экрана представлены варианты назначения импорта. В этом руководстве мы заинтересованы в преобразовании существующей электронной таблицы Excel в новую базу данных Access, поэтому мы выберем Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных.
Другие параметры на этом экране позволяют:
- Свяжите свою базу данных с листом Excel, чтобы изменения в исходном листе были отражены в базе данных.
- Импортировать данные в существующую таблицу базы данных.
После того, как вы выбрали правильный файл и опцию, нажмите OK, чтобы продолжить.
Выберите заголовки столбцов
Убедитесь, что флажок « Первая строка содержит заголовки столбцов» выбран, если в первой строке таблицы есть имена столбцов для данных, такие как «Фамилия», «Имя» и «Адрес». Это заставит Access обращаться с первой строкой как с именами, а не с фактическими данными, которые будут храниться в списке контактов.
Нажмите Далее, чтобы продолжить.
Создать любые желаемые индексы
Индексы базы данных — это внутренний механизм, который можно использовать для увеличения скорости, с которой Access может находить информацию в вашей базе данных. На этом этапе вы можете применить индекс к одному или нескольким столбцам базы данных. Просто выберите выпадающее меню Indexed и выберите соответствующую опцию.
Имейте в виду, что индексы создают большие издержки для вашей базы данных и увеличивают объем используемого дискового пространства. По этой причине вы хотите, чтобы индексированные столбцы были минимальными. В нашей базе данных мы чаще всего будем искать по Фамилии наших контактов, поэтому давайте создадим индекс по этому полю. У нас могут быть друзья с одинаковой фамилией, поэтому мы хотим разрешить дублирование здесь. Убедитесь, что в нижней части окна выбран столбец Фамилия, а затем выберите Да (Дубликаты ОК) в раскрывающемся меню Индексированные.
Нажмите Далее, чтобы продолжить.
Выберите первичный ключ
The primary key is used to uniquely identify records in a database. The easiest way to do this is to let Access generate a primary key for you. Select the Let Access add primary key option and press Next to continue. If you’re interested in choosing your own primary key, you might want to read our article on database keys.
Name Your Table
You need to provide Access with a name to reference your table. Enter this into the appropriate field and select the Finish button.
View Your Data
You’ll see an intermediate screen asking you if you’d like to save the steps used to import your data. If not, go ahead and select Close.
You’ll then be returned to the main database screen where you can view your data by simply double-clicking on the table name in the left panel.
Congratulations, you’ve successfully imported your data from Excel into Access!