WindowsПроизводительность

Превратите Outlook в инструмент управления проектами с интеграцией OneNote

Превратите Outlook в инструмент управления проектами с интеграцией OneNote

OneNote — это один из тех продуктов Microsoft, который кажется совершенно бесполезным, когда вы впервые его используете, но только когда вы действительно используете этот продукт, его истинная ценность начинает проявляться. Microsoft OneNote является одним из лучших инструментов для управления задачами и проектами .

Разблокируйте БЕСПЛАТНУЮ шпаргалку «Essential Outlook Keyboard Shortcuts» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты

Почему бы просто не использовать функцию «Задачи» в Microsoft Outlook , спросите вы? Ну, на самом деле нет причин, по которым вы не можете использовать оба. У каждого есть свое место в вашем наборе инструментов для повышения производительности, и они также дополняют друг друга.

В этой статье я покажу вам, как можно интегрировать задачи Microsoft Outlook и Microsoft OneNote, чтобы лучше управлять сложностями нескольких проектов, которые вы выполняете в своей жизни или на работе, в любой момент времени.

Где задачи Outlook не хватает

Я использовал Задачи в Microsoft Outlook много лет. Как ежедневный обзор всего, что вам нужно сделать, ничто не сравнится с этим. Вы можете сразу увидеть сроки выполнения, описания задач и приоритеты, и вы даже можете классифицировать их по конкретным проектам, над которыми вы работаете.

onenote1

Самое большое преимущество для Задач — его простота — это также и его самый большой недостаток.

Хотя у вас есть возможность писать заметки при открытии отдельных задач, функции, доступные в этих заметках, очень ограничены.

onenote1b

Текст — это здорово, но что, если вы хотите организовать множество электронных таблиц, документов, заметок о собраниях и многих других записей, связанных с работой над этими задачами?

Что вам нужно, это своего рода папка или блокнот, где вы можете хранить всю эту информацию для каждой задачи, упорядоченную с помощью вкладок и доступную под рукой, когда вы просматриваете свои задачи и решаете, над чем работать дальше.

Добавление надстройки OneNote в Outlook

К счастью, вы можете сделать это с OneNote, так как он прекрасно интегрируется с Microsoft Outlook ( но, к сожалению, не с Outlook.com или Hotmail ). Чтобы сделать это из Outlook, просто нажмите Файл, а затем Параметры .

В левой части навигационного меню нажмите на ссылку « Надстройки» .

onenote2

Внизу этой страницы вы увидите поле «Управление» с выпадающим списком. Выберите «Надстройки COM» и нажмите кнопку « Перейти» .

Если на вашем компьютере установлен OneNote — что и нужно, так как OneNote является бесплатным — здесь вы увидите надстройку под названием OneNote Notes об элементах Outlook . Установите флажок рядом с этим и нажмите кнопку ОК .

onenote3

Теперь вы обнаружите значки «OneNote» в Microsoft Outlook, но больше всего нас интересует тот, который теперь отображается в верхней части страницы «Задачи Outlook».

Теперь, когда вы интегрировали Microsoft OneNote с Outlook, пришло время заставить его работать более продуктивно В следующем разделе я покажу вам, как вы можете создавать записные книжки для отдельных проектов, а также как создавать новые страницы для управления задачами, просто нажав кнопку Microsoft OneNote в задачах Outlook.

Эффективное управление задачами с помощью задач OneNote и Outlook

Сначала откройте OneNote и создайте новую записную книжку, посвященную только управлению задачами .

onenote4

Теперь в записной книжке «Управление задачами» вы можете создавать новые разделы для каждого отдельного проекта, над которым вы сейчас работаете.

Все задачи на странице задач Outlook обычно попадают в один или другой проект. К сожалению, в Microsoft Outlook не так просто визуально организовать эти задачи по проектам. Все они просто появляются в большом длинном списке. Есть категория для работы, но это только столбец. Визуально список выглядит довольно устрашающе.

onenote8

Но, добавляя разделы в OneNote для каждого проекта, вы создаете этот красивый, чистый визуальный макет, который позволяет визуально организовать все ваши задачи в проекты (к которым мы вскоре приступим).

onenote7

Итак, теперь, когда вы настроили OneNote с проектами, вы можете начать загружать его с задачами по мере их появления.

Использование новой интеграции Task-to-OneNote

Вне зависимости от того, возникают ли новые задачи по электронной почте, которую посылает вам ваш начальник, по заданию, предоставленному руководителем проекта, или где-либо еще, процесс одинаков; создайте задачу в задачах Outlook, выделите ее (нажав на задачу), а затем щелкните значок OneNote в верхней части страницы задач.

onenote5

Что происходит, когда вы делаете это волшебство.

Сначала OneNote спросит вас, в какой раздел вы хотите поместить эту новую «страницу». Здесь вы выбираете проект, к которому относится эта задача.

onenote9

После этого OneNote автоматически импортирует задачу из Microsoft Outlook в этот раздел OneNote в качестве новой страницы.

onenote10

По сути, разделы — это проекты, а страницы — задачи. Таким образом, с помощью этой настройки в OneNote все ваши проекты будут перечислены в левой навигационной панели. При нажатии на проект вы увидите все связанные задачи на правой боковой панели навигации.

После того, как вы воспользуетесь этой настройкой в ​​течение нескольких дней, вы поймете, насколько она интуитивно понятна и чиста. Даже если у вас одновременно 4 или 5 проектов, эта настройка позволяет вам сосредоточиться прямо на конкретном проекте и видеть только задачи, связанные с ним, без всего суматохи несвязанных задач.

Помните, OneNote отлично подходит и для других типов проектов. Узнайте, как вы можете использовать OneNote для создания персональной вики.

Ведение записей заданий организовано

Перенос ваших задач в OneNote обеспечивает центральное пространство, в котором можно организовать все, что связано с этой задачей. А вещи, которые вы можете организовать на своей странице задач в OneNote, впечатляют.

onenote11

Вы можете вставлять таблицы данных (или вставлять настоящую электронную таблицу Excel, если хотите), прикреплять любые файлы, делать вырезки на экране, вставлять картинки или отсканированные изображения, делать аудиозаписи и, конечно, добавлять все понравившиеся гиперссылки.

Вы даже можете создать другой список дел в рамках этой отдельной задачи. То, что вы организуете в этом пространстве, полностью зависит от вас, но суть в том, что он позволяет вам централизованно сосредоточиться на вашей задаче, не тратя время на поиск в ваших каталогах связанных файлов. Ссылка все здесь, и все это у вас под рукой.

Когда вы чувствуете, что Outlook и OneNote уже не совсем урезаны, попробуйте более комплексный инструмент управления проектами, например, Asana А если вам нужен инструмент для совместной работы над проектной командой, посмотрите на monday.com

Похожие посты
Windows

Драйверы для Windows 10

Windows

Лучшие приложения для фотографии на вашем Windows Phone

Windows

Команды командной строки для панели управления апплетами

Windows

Официальное приложение SmugMug теперь доступно для Windows Phone