Windows

Совет MS Outlook: Как автоматически организовать входящие электронные письма

Совет MS Outlook: Как автоматически организовать входящие электронные письма

Линия сборки Ford Model T часто упоминается как пример изменения производительности труда во всем мире. Правила Outlook могут никогда не удостоиться такой чести, но при правильной настройке это отличный инструмент для повышения производительности. Правила Outlook могут действительно служить сборочной линией для всех ваших задач по управлению входящей электронной почтой.

Разблокируйте БЕСПЛАТНУЮ шпаргалку «Essential Outlook Keyboard Shortcuts» прямо сейчас!

Это подпишет вас на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты

Думайте о правилах как о дорожных полицейских, которые направляют и перемещают (отправляют по электронной почте) трафик и оптимизируют поток. Правила — это конкретные наборы инструкций, которые применяются к сообщениям при определенных условиях. Правила применимы как к сообщениям, так и к RSS-каналам.

Все правила Outlook в целом бывают двух типов: те, которые занимаются организацией ваших электронных писем путем их перемещения, и те, которые уведомляют вас о каких-либо действиях.

Преимущества правил в том, что они могут применяться выборочно, комбинироваться, автоматически запускаться или даже запускаться вручную. Подумайте об этом, в отсутствие правил нам пришлось бы тратить значительное время, просматривая электронные письма вручную по одному.

Одно из наиболее часто используемых приложений для правил — это когда вы хотите упорядочить электронные письма в Outlook и автоматически перемещать электронные письма в папки, когда они попадают в папку «Входящие». Очевидное преимущество автоматического шунтирования электронных писем — это чистота и организованность. Правило лучше всего подходит для писем, которые приходят часто — таких как новостные рассылки, обновления электронной почты или каналы. Такие письма обычно хранятся в «хранилище» для последующего чтения.

Итак, создание личных папок для таких писем — это первое, а создание системы для автоматической организации этих писем в эти папки — следующее.

  1. Настройте папку или папки для сохранения электронных писем (например, Работа, Семья, Друзья и информационные бюллетени и т. Д.).
  2. Вы можете создать правило прямо из сообщения. Щелкните правой кнопкой мыши по электронной почте, которую вы хотите автоматически переместить в специальную папку. Нажмите на Создать правило . how to organize emails in outlook
  3. В открывшемся окне Создать правило вы можете выбрать одно или несколько условий и выполнить следующие действия, установив флажки. Как показано, вы можете просматривать электронную почту по адресу отправителя (или списка рассылки), теме и / или получателю. Вы также можете установить звуковое оповещение или оповещение о новом элементе на рабочем столе для входящей почты. Чтобы переместить письмо в определенную папку, установите флажок Переместить элемент в папку . Нажмите кнопку « Выбрать папку» , чтобы выбрать папку, или нажмите « Создать», чтобы создать новую. how to organize emails in outlook express
  4. Нажмите OK, чтобы подтвердить новое правило. Все электронные письма, удовлетворяющие новому правилу, теперь будут автоматически перемещаться в папку. Если вы хотите немедленно запустить правило, установите флажок Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в текущей папке . 3
  5. Если хотите, откорректируйте правило, нажав « Дополнительные параметры» . Мастер расширенных опций позволяет вам выбрать другие условия, выбрать диапазон действий для их выполнения и выбрать исключения из правил, если таковые имеются. Advanced-Options-Wizard Настройка правил завершается на последнем экране, где вы можете указать описательное имя для правила, включить его и проверить на наличие изменений.

    4_Final-Wizard-Screen

    Итак, задумывались об интересных пьесах с правилами? Давайте посмотрим … вы можете перемещать письма с вложениями в другую папку, за исключением того, что они находятся в заданном диапазоне размеров. Еще одно полезное применение — назначить уровень приоритета входящей почте, чтобы вы могли сначала разобраться с более важными, а остальные оставить на потом.

В качестве альтернативы, вместо выбора отдельного сообщения для запуска нового правила, вы также можете начать создавать правило с нуля с помощью мастера, открыв его в меню Инструменты — Правила и предупреждения — Новое правило .

На шаге 1: выберите шаблон. Под записями « Будьте организованы» выберите « Переместить сообщения от кого-либо в папку» .

На шаге 2: измените описание правила — щелкните подчеркнутую ссылку для людей или списка рассылки, чтобы установить фильтр адресов « От» . Затем нажмите на указанную ссылку на папку, чтобы установить целевую папку.

Следующие последовательности шагов такие же, как в мастере расширенных параметров .

Многие интересные автоматические действия могут быть выполнены в ваших электронных письмах с помощью комбинации различных правил. Помните, что правила выполняются в последовательности, показанной в поле « Правила и предупреждения» . Правила всегда можно редактировать на любом этапе, а также изменять их порядок.

Мгновенные советы?

Для более быстрой обработки объедините некоторые из ваших правил с общими действиями и упорядочите порядок их запуска. В особых случаях вы можете установить действие « Остановить обработку» после выполнения определенного правила.

Правила — это более быстрый способ лучше управлять вашими электронными письмами и сохранять некоторые аспекты вашей папки «Входящие» на автопилоте. Правила Outlook 2007 — это гибкий способ освободить много рутинных операций по управлению электронной почтой. Используете ли вы правила для повышения производительности? На какие уникальные случаи вы их применяете?

Похожие посты
Windows

Драйверы для Windows 10

Windows

Лучшие приложения для фотографии на вашем Windows Phone

Windows

Команды командной строки для панели управления апплетами

Windows

Официальное приложение SmugMug теперь доступно для Windows Phone