Microsoft Access — часть офисного пакета Office 365 — предлагает надежную реляционную базу данных настольного класса, которая не требует использования сервера. Доступ к базам данных осуществляется из фиксированного файла на жестком диске или в сетевой папке. Инструмент предлагает сложные инструменты для создания таблиц, запросов, форм и отчетов.
Начиная
Запустите Microsoft Access. В пункте меню «Создать» выберите « Таблица» . Таблица является основной единицей хранения в базе данных. База данных состоит из ряда четко определенных объектов, связанных отношениями. Внутри объекта, такого как таблица, информация хранится в комбинациях атрибут / значение. Каждый элемент данных в таблице, называемый атрибутом или полем, относится к дискретной единице информации. Коллекция атрибутов, относящихся к одной и той же «вещи», называется записью.
Доступ к объектам
Объекты в Access включают в себя:
- Таблицы . Таблица представляет собой структурированную, четко определенную коллекцию отдельных атрибутов, организованных в виде серии записей . В электронной таблице атрибут — это информация уровня столбца, а запись — информация уровня строки.
- Запросы : запрос перерабатывает некоторое подмножество одной или нескольких таблиц, чтобы получить уникальный оперативный набор информации.
- Формы : ввод данных в базу данных Access через форму. Форма — это графический интерфейс, обеспечивающий легкий доступ к новой информации в таблице.
- Отчеты . Используйте отчет , чтобы отобразить в форме для печати на экране или на принтере содержимое таблицы или результаты запроса.
Отношения доступа
Все таблицы связаны друг с другом через ряд отношений. Microsoft Access — это система управления реляционными базами данных , которая означает, что она обеспечивает соблюдение правил, регулирующих отношение данных в одной таблице к данным в другой таблице.
Формы доступа
Используйте форму для облегчения упорядоченного ввода записей в базу данных. Формы — это графические инструменты, оптимизированные для поддержки ввода данных.
Запросы доступа
Результаты запроса не совсем совпадают с результатами таблицы. Вместо этого запрос опирается на одну или несколько таблиц, используя расширенные правила фильтрации и сортировки, чтобы вернуть похожий на таблицу результат, который передает отчет или структурированный файл экспорта.
Отчеты о доступе
Используйте отчет, чтобы взять результаты запроса или содержимое таблицы и преобразовать его в визуальное устройство, подходящее для отображения на экранах или на бумаге.
Специальные источники данных
Используйте Microsoft Access как интерфейсный инструмент создания отчетов, который извлекает данные из тестовых файлов, электронных таблиц Excel , баз данных SQL или Azure, Microsoft Outlook или из десятков других источников информации. Импортируя связанные таблицы или импортированные источники данных, вы можете свободно использовать Access в качестве инструмента запросов и агента отчетов. Кроме того, Access поддерживает публикацию отчетов и данных в другие базы данных и платформу Microsoft SharePoint.
Выходные форматы
По большей части информация в базе данных Access остается в ней. Тем не менее, запросы и отчеты экспортируются из базы данных в формате Excel, обычного текста, XML, PDF или XPS. Кроме того, Access подаёт списки рассылки Microsoft Outlook и Microsoft Word.