Когда вы часто отправляете очень похожие электронные письма , сначала сохраните одно из этих сообщений в качестве шаблона сообщения в Outlook . Затем, вместо того, чтобы создавать электронную почту с нуля, начните с шаблона и настройте его в соответствии с получателем электронной почты. Вы сэкономите время и станете более эффективными в работе с электронной почтой.
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; и Outlook для Office 365.
Создать шаблон электронной почты (для новых сообщений) в Outlook
Чтобы сохранить сообщение в качестве шаблона в Outlook:
-
Создать новое сообщение электронной почты. Выберите Главная > Новый e — mail или нажмите Ctrl + N .
-
Введите тему, если вы хотите использовать ее для шаблона сообщения.
Вы можете сохранить шаблон электронной почты без темы по умолчанию в Outlook.
-
Введите текст, изображения и другие элементы, которые вы хотите отображать в шаблоне сообщения электронной почты.
Удалите подписи, если вы настроили Outlook для автоматического добавления подписи при создании нового сообщения.
-
После настройки шаблона электронной почты выберите « Файл» > « Сохранить как» . В Outlook 2007 выберите Кнопка « Office» > « Сохранить как» .
-
Введите имя файла.
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка « Тип файла», затем выберите « Шаблон Outlook» (* .oft) . В Outlook 2007 выберите стрелку раскрывающегося списка « Сохранить как» , затем выберите « Шаблон Outlook» .
-
Выберите Сохранить .
-
Закройте оригинальное письмо.
Составьте письмо, используя шаблон в Outlook
Чтобы написать новое сообщение (см. Ответы ниже), используя шаблон сообщения в Outlook:
-
Выберите вкладку « Главная », затем выберите « Новые элементы» > « Другие элементы» > « Выбрать форму» . В Outlook 2007 выберите Инструменты > Формы > Выбрать форму .
-
В диалоговом окне « Выбор формы » выберите стрелку выпадающего меню « Просмотреть в» , затем выберите « Пользовательские шаблоны в файловой системе» .
-
Выберите шаблон, который вы хотите использовать.
-
Выберите Открыть .
Создать простой шаблон электронной почты для быстрых ответов в Outlook
Чтобы настроить шаблон для ответов в Outlook :
-
Выберите вкладку « Главная ».
-
В группе « Быстрые действия » выберите « Создать новый» .
-
В текстовом поле « Имя» введите описательное имя для шаблона ответа.
-
Выберите стрелку раскрывающегося списка « Выберите действие» .
-
В разделе « Ответить » выберите « Ответить» .
Чтобы настроить простой шаблон для новых сообщений, которые включают получателя по умолчанию, выберите « Новое сообщение» .
-
Выберите Показать параметры .
-
В текстовом поле введите сообщение для ответа. Включите подпись.
-
Нажмите стрелку раскрывающегося списка « Важность» и выберите « Обычный», чтобы ваш ответ получал нормальное значение независимо от уровня исходного сообщения.
-
При желании выберите Автоматически отправлять через 1 минуту задержки . Сообщение автоматически отправляется в папку «Исходящие» и остается в папке «Исходящие» в течение 1 минуты. В течение этого времени вы можете удалить его или внести изменения .
-
Чтобы добавить дальнейшие действия, выберите Добавить действие . Например, добавьте действие, чтобы переместить исходное сообщение в вашу архивную папку, или добавьте действие, чтобы классифицировать его цветом, чтобы идентифицировать сообщения, получившие шаблонный ответ.
-
Чтобы добавить сочетание клавиш для действия, выберите стрелку раскрывающегося списка « Сочетание клавиш» , затем выберите сочетание клавиш.
-
Выберите Сохранить . В Outlook 2019 выберите Готово .
Быстрый ответ на письмо с использованием шаблона быстрого ответа в Outlook
Чтобы отправить ответ с заранее определенным шаблоном Quick Step:
-
Выберите сообщение, на которое вы хотите ответить. Откройте сообщение на панели чтения или в отдельном окне.
-
Если сообщение отображается на панели чтения, выберите вкладку « Главная ». Если сообщение появляется в отдельном окне, выберите вкладку « Сообщение ».
-
В группе « Быстрые действия » выберите шаблон быстрого ответа. Если вы определили сочетание клавиш для действия, нажмите соответствующие клавиши клавиатуры.
-
Внесите необходимые изменения в электронное письмо, затем выберите Отправить .
