Электронная таблица предлагает квази-структурированные данные в формате строки и столбца. Однако электронные таблицы не связаны друг с другом и не требуют правил относительно информации, содержащейся в электронной таблице. Кроме того, электронные таблицы не имеют сложных инструментов для суммирования и отчетности. Базы данных собирают информацию в структурированном виде и обеспечивают, по умолчанию, правила и отношения о том, что входит и выходит. Мы рассмотрели оба варианта, чтобы помочь вам определить, какой из них лучше всего соответствует вашим потребностям.
Общие выводы
-
Содержат ячейки из столбцов и строк.
-
Выполните математические расчеты.
-
Сортировка и фильтрация данных.
-
Организовать сложные сборы данных.
-
Контролируется системой управления базами данных (СУБД).
-
Доступ и управление большими объемами данных.
Базы данных поддерживают быстрое чтение и запись контента автоматически. Если вы не используете самодельную систему триггерных инструментов, таких как If This Then That , электронная таблица требует ввода информации вручную.
Microsoft Excel и Google Sheets — это часто используемые программы для работы с электронными таблицами. Оба доступны бесплатно на компьютерах, планшетах и смартфонах.
Помимо Microsoft Access на рабочем столе (и клонов, таких как LibreOffice Base), наиболее надежные инструменты баз данных находятся на серверах. Крупные компании используют такие опции, как Microsoft SQL Server или серверный пакет Oracle. Люди из сообществ с открытым исходным кодом и Linux используют такие инструменты, как MariaDB.
Когда вы используете базу данных, вы обычно связываете ее с инструментами поддержки. Поскольку для доступа к информации для баз данных требуется язык структурированных запросов, такие инструменты, как визуальные дизайнеры отчетов (например, Crystal Reports) или инструменты панели мониторинга (такие как Tableau), управляют как генерацией SQL, так и разработкой сложных отчетов.
Дизайн: анализ против отношений
-
Оптимизирован для простого анализа данных.
-
Ограниченные фильтрующие способности.
-
Ограниченная возможность сравнения данных из разных источников.
-
Возможность связывать таблицы.
-
Мощный реляционный анализ.
-
Ограниченные возможности расчета.
То, являются ли базы данных или электронные таблицы наиболее подходящими для данной цели, следует из нескольких характеристик варианта использования.
Хотя формулы поиска и именованные области связывают некоторые части электронных таблиц, электронная таблица представляет собой автономный набор данных. Он имеет ограниченную способность фильтровать и группировать по различным листам и файлам электронных таблиц. Электронные таблицы оптимизированы для финансов и простого анализа данных. Для простого вычисления числа этот подход превосходит базу данных. Кроме того, базы данных требуют больше технических навыков для установки и настройки.
Однако сравнить данные из разных данных в электронной таблице нелегко . Базы данных обеспечивают связь и поддерживают запросы на основе атрибутов или подмножеств в одной или нескольких таблицах. Базы данных связывают таблицы различными способами и выполняют сводную статистику по этим подмножествам и надмножествам.
Отчетность: внешний вид является ключевым
-
Настраиваемый внешний вид.
-
Легко создавать графики.
-
Богатые возможности форматирования.
-
Формализованный внешний вид.
-
Упорядочить отчеты.
-
Табличный формат отчета.
Электронные таблицы представляют собой сетку информации. Содержание, форматирование, внешний вид и структура определяются владельцем электронной таблицы. Базы данных требуют формализованной структуры и отделяют информацию от ее появления.
Электронная таблица — это и информация, и уровень представления этой информации. Этот подход упрощает простые отчеты, потому что расчеты прозрачны для всех, кто открывает файл. Кроме того, такие параметры, как линии правил, заливка, графики и цвета, позволяют получить конечный результат в соответствии с вашими намерениями.
База данных выводит информацию в табличном формате. Любое форматирование вывода должно происходить в электронной таблице или другой программе, такой как инструмент панели мониторинга.
Расположение данных: доступ к информации и аудит
-
Автономные документы.
-
Ограниченные параметры безопасности.
-
Один пользователь за раз.
-
Выделенные серверы баз данных.
-
Разрешения повышают безопасность.
-
Несколько одновременных пользователей.
Электронные таблицы — это автономные документы, которые находятся на отдельных компьютерах или файловых серверах. Базы данных, по большей части, требуют выделенных серверов баз данных. Это означает, что создание базы данных — это больше работы, но вы не можете ее неправильно загрузить или случайно удалить.
Хотя вы можете защитить электронную таблицу паролем , вы, как правило, не можете проверить, кто просматривает или редактирует ее. Однако с базой данных вы не можете просматривать или изменять данные, если у вас нет разрешения. База данных регистрирует любой просмотр и редактирование, которые вы выполняете для будущего обнаружения.
Как правило, электронные таблицы предназначены для открытия и редактирования одним человеком за раз. Базы данных поддерживают много зарегистрированных пользователей одновременно.
Вердикт: объем данных решает
Решение о том, следует ли использовать приложение для работы с электронными таблицами или базу данных, зависит от объема данных, с которыми вы планируете работать. Таблицы подходят для управляемых списков основной информации. Однако, если вы планируете хранить большие объемы необработанных данных в течение неопределенного периода времени, база данных — это стоящее вложение ваших времени и ресурсов.