Таблица базы данных — это место, где хранится ваша фактическая информация. Microsoft Access Reports — это то, что Microsoft включает для нас, чтобы лучше видеть эти данные, например, для презентаций, печатных форматов, управленческих отчетов или даже в качестве простого резюме того, что представляют таблицы.
Отчет может иметь разделы заголовка, используемые для заголовков или изображений, которые суммируют то, что представляет столбец, и каждый отчет требует подробного раздела, который содержит видимые данные из базы данных. Нижний колонтитул также является опцией, которая суммирует данные из подробного раздела или описывает номера страниц.
Разрешается использовать верхние и нижние колонтитулы группы, которые являются отдельными пользовательскими областями, в которых вы можете группировать свои данные.
Ниже приведены инструкции по автоматическому созданию профессионально отформатированных отчетов из информации нашей базы данных. Это всего лишь несколько кнопок.
Как сделать отчет в MS Access
Шаги для создания отчетов MS Access немного отличаются в зависимости от используемой версии Access:
Microsoft Access 2016
-
В таблице , открытой в Access, перейдите к Создать меню , а затем выберите Отчет кнопку из отчетов секции. \
-
Обратите внимание на раздел « Инструменты макета отчета », который теперь отображается в верхней части Microsoft Access:
- Дизайн: группируйте и сортируйте элементы в отчете, добавляйте текст и ссылки, вставляйте номера страниц и изменяйте свойства листа, среди прочего.
- Упорядочить: настроить таблицу, чтобы быть сложены, таблицы и т. Д .; перемещать строки и столбцы вверх вниз или влево и вправо; объединять и разбивать столбцы и строки; контролировать поля и выводить элементы «вперед» или «назад» в формате слоев.
- Формат: включает обычные инструменты форматирования текстового процессора, такие как полужирный, курсив, подчеркивание, цвет текста и фона, форматирование чисел и дат, условное форматирование и т. Д.
- Настройка страницы: позволяет настроить общий размер страницы и переключаться между альбомной и книжной ориентацией.
-
Это оно!
Microsoft Access 2010
Если вы используете Access 2010, см. Раздел «Создание отчетов в Microsoft Access 2010» .
Microsoft Access 2000
Для этого урока, относящегося только к MS Access 2000, мы будем использовать образец базы данных Northwind. Посмотрите, как установить образец базы данных Northwind, прежде чем мы начнем, если у вас еще нет этой базы данных.
-
Открыв Northwind, вы увидите главное меню базы данных. Идите дальше и нажмите на выбор отчетов, чтобы увидеть список различных отчетов Microsoft, включенных в пример базы данных.
- Если вы хотите, дважды щелкните по нескольким из них и почувствуйте, как выглядят отчеты и какие типы информации они содержат.
-
Как только вы удовлетворите свое любопытство, нажмите кнопку « Новый» , и мы начнем процесс создания отчета с нуля.
-
На следующем экране появится запрос на выбор метода, который вы хотите использовать для создания отчета. Мы собираемся использовать мастер отчетов, который шаг за шагом проведет нас через процесс создания.
- После того, как вы освоите мастер, вы можете вернуться к этому шагу и изучить гибкость, предоставляемую другими методами создания.
-
Прежде чем покинуть этот экран, мы хотим выбрать источник данных для нашего отчета. Если вы хотите получить информацию из одной таблицы, вы можете выбрать ее в раскрывающемся списке. В качестве альтернативы, для более сложных отчетов мы можем выбрать в качестве основы нашего отчета вывод результатов ранее созданного нами запроса.
- В нашем примере все необходимые нам данные содержатся в таблице « Сотрудники» , поэтому выберите эту таблицу и нажмите « ОК» .
-
Вы сделали!