Некоторым людям нравится контролировать свои папки Outlook, аккуратно разбивая их на категории и сохраняя в логической, минимальной структуре папок. Большинство из нас не такие, поэтому Microsoft предоставила инструменты, чтобы помочь. Одним из таких инструментов является малоизвестный инструмент очистки разговоров, который удаляет или перемещает избыточные электронные письма из беседы. Вот как это работает.
Вы можете запустить инструмент очистки разговора для отдельного разговора, папки или папки и всех ее подпапок. Он ищет электронные письма, которые являются избыточными, что означает те, которые полностью включены в другое сообщение в разговоре. Затем он удаляет (по умолчанию) или перемещает эти электронные письма в другую папку, в зависимости от того, как вы ее настроили. Это помогает предотвратить заполнение вашего почтового ящика несколькими копиями одного и того же сообщения.
Во-первых, вам нужно установить параметры очистки разговора. Перейдите в Файл> Параметры> Почта, а затем прокрутите вниз до раздела «Очистка беседы».
По умолчанию очистка диалога удаляет элементы, но если вы хотите вместо этого переместить избыточные элементы в папку, вы можете нажать «Обзор» и выбрать папку, в которую вы хотите переместить их. Это удобно, если вы хотите перепроверить для себя, что сообщения, которые находит инструмент, действительно являются избыточными. В нашем опыте инструмент для очистки разговоров является надежным, но иногда ничто не заменит проверки самих.
Вы, вероятно, можете оставить другие параметры по умолчанию такими, какие они есть, потому что они имеют большой смысл, но если ваша ситуация или предпочтения отличаются, продолжайте и включайте или выключайте параметры по своему усмотрению. После того, как вы установили настройки так, как вы хотите, нажмите «ОК», чтобы вернуться в Outlook.
Теперь вам нужно открыть инструмент. На вкладке «Домой» нажмите кнопку «Очистить». В раскрывающемся меню вы можете очистить диалог, выбранный в данный момент в папке, во всей папке или во всей папке и во всех подпапках.
Вы также можете получить доступ к этому меню, нажав Папка> Очистить папку, если вам не нужна опция «Очистить разговор».
Сейчас мы перейдем к «Очистить папку», но процесс одинаков, независимо от того, очищаете ли вы разговор, папку или папку и ее подпапки. А для выбора одним щелчком мыши вы всегда можете щелкнуть правой кнопкой мыши папку на панели навигации и выбрать «Очистить папку».
При первом запуске этого инструмента появляется предупреждение, позволяющее изменить настройки, запустить инструмент или отменить операцию.
Если вы хотите, чтобы инструмент запускался без отображения этого всплывающего окна, включите опцию «Больше не показывать это сообщение».
Нажмите «Очистить папку», чтобы запустить инструмент (если вы включили опцию «Больше не показывать это сообщение», то с этого момента инструмент будет работать, как только вы его выберете). Когда инструмент запущен, что может занять некоторое время, если вы впервые запускаете его в папке с большим количеством сообщений, уведомление о состоянии отображается на панели в нижней части Outlook.
Вы можете продолжать использовать Outlook, пока он работает. Как только уведомление о состоянии исчезнет, инструмент завершен. Он не скажет вам, что он закончен — инструмент предназначен для работы в фоновом режиме, чтобы помочь вам, а не бомбардировать вас сообщениями, — но он скажет вам, если он не может найти какие-либо сообщения для очистки.
Это все, что нужно сделать. Когда мы запустили этот инструмент в папке с примером, содержащей 2487 писем, он обнаружил 502 письма, которые можно было удалить. Более пятой части электронных писем в папке было избыточным, поэтому это откровение и инструмент, который стоит использовать, если вам не хватает места или вы устали пробираться через разговоры.