Как ограничить редактирование документов в Microsoft Office

Как предотвратить нежелательные изменения, ограничив изменения в Microsoft Office

В Microsoft Office вы можете использовать ограничивающие инструменты редактирования для управления форматированием, стилем и типами контента, который пользователям разрешено обновлять, чтобы предотвратить нежелательные изменения.

Ограничение изменений в Word

Чтобы ограничить редактирование стилей и форматирования в Word, выполните следующие действия:

1. Откройте документ Word .
2. Нажмите на файл .
3. Нажмите на информацию .
4. На правой стороне выберите меню Защитить документ .

5. Выберите опцию « Ограничить редактирование» .

   

6. В разделе « Ограничения форматирования» установите флажок Ограничить форматирование выбранными стилями .

   

7. Нажмите « Настройки» .

8. Очистите стили, которые вы хотите запретить редактировать.

   

   Совет: Вы также можете использовать кнопки «Все», «Рекомендуемый минимум» и «Нет», чтобы быстро разрешить или запретить группу стилей.

9. (Необязательно) В разделе «Форматирование» выберите форматирование, которое вы хотите разрешить или запретить:

   • Разрешить Автоформат отменить ограничения форматирования.
   • Блок Тема или Схема переключения.
   • Блок быстрого набора стилей переключения.
10. Нажмите кнопку ОК .

11. Нажмите кнопку « Да» , чтобы удалить (или кнопку « Нет» , чтобы сохранить исходные изменения) форматирование или стили, которые теперь ограничены.

    

12. Установите флажок Разрешить только этот тип редактирования в документе .

    

13. Используйте раскрывающееся меню, чтобы выбрать вариант, который наилучшим образом соответствует вашей ситуации, в том числе:

    • Без изменений (только для чтения).
    • Отслеженные изменения.
    • Комментарии.
    • Заполнение форм.

    Подсказка. Если вы хотите, чтобы пользователи могли просматривать контент, не допуская непреднамеренных изменений, используйте параметр «Без изменений (только для чтения)» и установите пароль на шаге № 17 .

14. (Необязательно) С помощью мыши выберите часть документа, которую пользователи могут редактировать без ограничений.

15. В разделе « Исключения » выберите группу или пользователя (выберите опцию « Другие пользователи» ), которые вы хотите разрешить редактировать часть выбранного документа.

    

16. В разделе «Начать принудительное применение» нажмите кнопку « Да, Начать принудительную защиту» .

    

17. (Необязательно) Выберите параметр « Пароль» .

    

18. Нажмите кнопку ОК .

После того, как вы выполните эти шаги, приложение заблокирует пользователей от внесения нежелательных изменений в зависимости от вашей конфигурации.

Если вы передумали, вы всегда можете отменить настройки, используя те же инструкции, но на шаге № 6 нажмите кнопку « Остановить защиту» в нижней части панели «Ограничить редактирование» с правой стороны.

Ограничение изменений в Excel

Чтобы ограничить редактирование листа в Excel, выполните следующие действия:

1. Откройте документ Excel .
2. Нажмите на файл .
3. Нажмите на информацию .
4. В правой части выберите меню « Защитить книгу» .

5. Выберите опцию Защитить текущий лист .

   

6. (Необязательно) Установите пароль, чтобы разблокировать лист.
7. Проверьте опцию Защитить лист и содержимое заблокированных ячеек .

8. Выберите изменения, которые пользователи могут вносить.

   

9. Нажмите кнопку ОК .
10. Введите пароль еще раз для подтверждения.
11. Нажмите кнопку ОК .

После выполнения этих действий пользователям будет разрешено вносить изменения только на основании указанных вами настроек.

Если вам больше не нужно защищать лист Excel, вы можете отменить изменения, используя те же инструкции, но на шаге № 4 обязательно выберите опцию Снять защиту с правой стороны.

Защитить структуру книги

В дополнение к ограничению правок на листе, вы также можете предотвратить нежелательные изменения в структуре рабочей книги, выполнив следующие действия:

1. Откройте документ Excel .
2. Нажмите на файл .
3. Нажмите на информацию .
4. В правой части выберите меню « Защитить книгу» .

5. Выберите опцию Защитить структуру книги .

   

6. (Необязательно) Установите пароль, чтобы разрешить изменения.

7. В разделе «Защита книги для» установите флажок « Структура» .

   

8. Нажмите кнопку ОК .
9. Введите пароль еще раз для подтверждения.
10. Нажмите кнопку ОК .

После выполнения этих действий пользователи не смогут изменять структуру рабочей книги, включая добавление, перемещение, удаление, скрытие или переименование рабочих листов.

Вы всегда можете отменить изменения, используя одни и те же инструкции до шага № 5 .

Как предотвратить нежелательные изменения, используя опцию только для чтения в Microsoft Office

Если вы не хотите, чтобы кто-либо случайно вносил изменения в документы Word, Excel или PowerPoint, вы можете настроить этот файл так, чтобы он всегда открывался только для чтения.

Чтобы открыть документ всегда в режиме только для чтения, выполните следующие действия:

1. Откройте документ Office.
2. Нажмите на файл .
3. Нажмите на информацию .
4. На правой стороне выберите меню Защитить документ .

5. Выберите опцию « Всегда открывать только для чтения» .

   

После выполнения этих шагов документ всегда будет открыт в режиме только для чтения, чтобы предотвратить случайные изменения. Если необходимо ввести обновление, закройте и снова откройте документ и нажмите кнопку « Нет» в диалоговом окне.

Как предотвратить нежелательные изменения, помечая документы как окончательные в Microsoft Office

Кроме того, вы также можете пометить документы Word, Excel и PowerPoint как окончательные, чтобы предотвратить непреднамеренные изменения.

Чтобы пометить документ Office как окончательный, выполните следующие действия.

1. Откройте документ Office .
2. Нажмите на файл .
3. Нажмите на информацию .
4. На правой стороне выберите меню Защитить документ .

5. Выберите опцию « Отметить как окончательную» .

   

6. Нажмите кнопку ОК .
7. Нажмите кнопку ОК еще раз.

После выполнения этих шагов документ будет помечен как окончательный, и в результате изменение комментариев, ввод текста и проверка будут отключены, что не позволит пользователям вносить изменения.

Вы всегда можете отменить настройку, используя одни и те же инструкции до шага № 5 .

Хотя пометка документа как окончательного запрещает редактирование, пользователи по-прежнему могут разблокировать документ для внесения изменений. Тем не менее, это удобная функция, позволяющая пользователям знать, что файл был завершен, и предотвращать непреднамеренные изменения, которые могут остаться незамеченными.

Больше ресурсов по Windows 10

Для получения более полезных статей, обзоров и ответов на распространенные вопросы о Windows 10 посетите следующие ресурсы: