Если контракты являются частью вашего ежедневного рабочего процесса, вы знаете, как это неприятно, когда люди изменяют части документа или формы, которые они не должны. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защищать текст в документе, в то же время позволяя людям заполнять пробелы.
Делаем ваш документ заполненным, не редактируемым
Допустим, например, что у вас есть соглашение о неразглашении, которое вы хотите отправить сотруднику, который присоединится к вашей компании. Вы хотите дать принимающему лицу возможность заполнить пробелы в документе, но вы также хотите убедиться, что никакая информация в NDA не будет изменена или изменена каким-либо образом. Для достижения этого в Word требуется всего несколько шагов. Вот как.
Сначала возьмите юридический документ, с которым вы хотите работать. Microsoft предоставляет несколько базовых шаблонов, но есть также много веб-сайтов, которые предоставляют подробные подробные юридические шаблоны онлайн бесплатно, разработанные настоящими юристами. В этом примере мы будем использовать NDA, которое мы взяли по ссылке выше.
После того, как документ вытащен, пришло время добавить к нему некоторые элементы управления и защиты. Для начала нужно перейти на вкладку «Разработчик». Word не отображает это на ленте по умолчанию, так что давайте это исправим.
Нажмите «Файл».
В самом низу меню выберите «Опции».
На левой панели меню «Параметры» выберите «Настройка ленты».
Справа установите флажок «Разработчик», который находится в разделе «Настройка ленты», и нажмите «ОК».
Теперь вы заметите вкладку «Разработчик» между вкладками «Вид» и «Справка». Идем дальше и переключаемся на вкладку «Разработчик».
Оказавшись там, найдите группу «Элементы управления», где вы увидите несколько параметров управления содержимым для расширенного или простого текста, изображений, комбинированных блоков, раскрывающихся списков, средств выбора даты, флажков или элементов управления стандартными блоками.
Давайте применим это на практике. В разделе подписи нашего шаблона NDA мы вставим средство выбора даты и расширенное текстовое поле, чтобы мы могли заполнить ввод даты нашего соглашения и напечатанного имени соответственно.
Сначала наведите курсор на область, в которую вы хотите вставить указатель даты. Мы собираемся разместить наш здесь:
Затем на вкладке «Разработчик» выберите «Управление содержимым средства выбора даты» (это значок календаря).
Теперь вы увидите окно. Нажмите на стрелку и выберите дату из всплывающего календаря.
Далее, давайте удалим строки рядом с «By:» и заменим их на расширенное текстовое поле. Как только строки будут удалены, поместите точку вставки туда, куда она должна идти:
Вернувшись на вкладку «Разработчик», нажмите кнопку «Rich Text Content Control».
Ваше текстовое поле теперь появится. Повторите шаги для следующей строки, где имя должно идти, и у вас будет что-то похожее на это:
Как видите, теперь у вас есть заполняемые разделы для текста и даты.
Использование этой функции особенно полезно для форм, которые часто рассылаются и имеют несколько разделов, которые должны быть заполнены принимающей стороной. Возьмите первый абзац нашего NDA, например:
Один этот абзац состоит из семи частей, которые необходимо заполнить. Имеет смысл превратить его в заполняемую форму.
В дальнейшем NDA не является документом, содержание которого часто изменяется. Аналогично, при отправке подписываемого контракта вы хотите убедиться, что ни один из материалов не был изменен, а затем отправлен обратно без вашего ведома. Ограничение прав редактирования для принимающей стороны — отличный способ защитить целостность документа, а также себя.
Чтобы сделать документ недоступным для редактирования, сначала выделите весь текст в документе, нажав Ctrl + A. Как только весь текст выделен, нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защита» на вкладке «Разработчик».
В области «Ограничить редактирование», которая появляется справа, выберите параметр в разделе «Ограничения редактирования».
Затем в том же разделе щелкните стрелку, чтобы появилось раскрывающееся меню, и выберите «Заполнение форм».
Наконец, выберите «Да, начать принудительную защиту».
Чтобы дать вашему документу дополнительный уровень защиты, вам будет предложено создать пароль. Это совершенно необязательно. Если вы решите сделать это, введите пароль и нажмите «ОК». В противном случае просто нажмите «Отмена».
Вот и все. Теперь у вас есть заполняемый документ, который защищен от непреднамеренного (или преднамеренного) редактирования. Пример, который мы здесь использовали, является лишь одним из многих случаев, когда эта функция пригодится. Воспользуйтесь этой функцией в следующий раз, когда у вас будет вопросник или юридическая форма, которую вы хотите отправить!