Индекс дает читателям возможность легко находить важные слова в нашем документе, но создание индекса вручную очень утомительно и отнимает много времени. К счастью, вы можете автоматически создать индексную таблицу в Word.
Изображение Ifijay
Обычный подход к созданию индексной таблицы в Word — вручную пометить каждое слово, которое мы хотим индексировать, но другой альтернативой является использование документа соответствия для автоматической индексации нашего основного документа, о чем мы расскажем в сегодняшней статье.
Генерация индекса
Давайте начнем с создания таблицы из двух столбцов в нашем файле соответствия. Напишите слова, которые вы хотели бы отметить для индексации в левом столбце. Напишите текст, который вы хотели бы использовать, в индексной таблице основного документа в правом столбце.
Закройте файл соответствия и откройте справочную вкладку вашего мастер-документа, чтобы проиндексировать наш мастер-документ.
Нажмите кнопку «AutoMark» и выберите соответствующий документ, когда Word предложит вам указать файл AutoMark.
Сразу после нажатия кнопки ОК вы увидите, что Word создает несколько полей для ввода указателя в нашем документе.
Мы можем скрыть эти поля, нажав кнопку «Показать / Скрыть абзац» на домашней вкладке.
Перейдите в конец мастер-документа, нажмите кнопку «Вставить указатель» еще раз и нажмите кнопку «ОК», чтобы создать указатель.
Это все, что у нас есть о том, как создать индексную таблицу с файлом соответствия. Давайте подробнее рассмотрим, как мы можем настроить стиль индекса.
Создание перекрестных ссылок в указателе
Word позволяет нам создавать различные типы индексов. Здесь у нас есть индекс с подпунктом, который особенно полезен, когда мы хотим сгруппировать набор тесно связанных понятий в нашем документе.
Хитрость создания вложенной записи заключается в разделении текста в правом столбце нашей таблицы документов соответствия двоеточием (:). Word будет обрабатывать любые слова, которые идут после двоеточия, как вложенную запись в индексе.
Другим полезным типом индекса является индекс перекрестных ссылок, который обычно имеет вид «Смотрите также…»
К сожалению, мы не можем создать перекрестные ссылки в нашей индексной таблице, используя файл соответствия, поэтому мы должны вручную редактировать индексное поле, добавляя «\ t» после индексированного слова, за которым следует перекрестная ссылка.
Ведение индекса
Одна из проблем, связанных с поддержанием индекса в Word, заключается в том, что Word не предоставляет нам кнопку или меню, которые мы можем просто щелкнуть, чтобы очистить поля индекса, если мы решим повторить наш файл соответствия.
Мы должны использовать скрипт Visual Basic для очистки полей индекса в нашем документе. Большинство из вас, должно быть, думают: «Сценарий Visual Basic, я не программист! Это что ?». Не волнуйтесь, это не так плохо, как кажется. Просто скопируйте и вставьте этот простой скрипт, написанный замечательными парнями из TechRepublic, в редактор Word Basic и запустите его, чтобы очистить поля индекса вашего мастер-документа.
Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc As Document
Dim fld As Field
Set doc = ActiveDocument
For Each fld In doc.Fields
fld.Select
If fld.Type = wdFieldIndexEntry Then
fld.Delete
End If
Next
Set fld = Nothing
Set doc = Nothing
End Sub
Откройте редактор Visual Basic, нажав Alt + F11, и поместите этот скрипт в редактор. Выполните сценарий, нажав кнопку «Выполнить», чтобы очистить поля индекса главного документа.
Ваш главный документ больше не должен иметь индексных полей. Теперь мы можем переиндексировать главный документ и воссоздать индексную таблицу с помощью меню «Вставить индекс».
Применение различных форматов таблиц индекса
Да, индекс определенно полезен для вашего читателя, но, скорее всего, некоторые из вас думают: «Почему таблица индексов выглядит так скучно. Могу ли я изменить то, как это выглядит, чтобы сделать его более привлекательным? ». Ответ — да, индексная таблица не должна выглядеть просто.
Мы можем настроить стиль таблицы индексов, выбрав один из доступных форматов, чтобы настроить внешний вид таблицы индексов.
Вот пример того, как выглядит классический формат индекса.
Мы даже можем применить наш собственный стиль к таблице индексов, выбрав «Из шаблона» и нажав кнопку «Изменить».
Выберите один из доступных стилей указателя и нажмите кнопку «Изменить», чтобы создать собственный стиль.
Мы можем настроить стиль шрифта таблицы индекса.
Придает индексной таблице некоторые границы или нумерацию;
… Чтобы придать индексной таблице особый внешний вид.
Это все, что у нас есть для создания индексной таблицы с помощью Microsoft Word. Есть еще отличные советы по созданию документов? Поделитесь своим опытом в комментариях.