Вы бы предпочли тратить меньше времени на поиск и прокрутку в Outlook и больше времени на создание и ответ? Затем вам нужно узнать о преимуществах папок и подпапок. Читайте дальше, чтобы начать работу с папками.
Управление папками
По умолчанию в учетной записи Outlook будут представлены следующие папки:
- Входящие — Входящие являются основным местом для входящих сообщений.
- Черновики — Черновики — это сообщения, которые были полностью или частично составлены, но еще не были отправлены. Черновые сообщения по-прежнему можно открывать и редактировать перед отправкой.
- Отправленные . Копия каждого отправленного вами сообщения будет сохранена в папке «Отправленные». Они не видны в папке входящих сообщений.
- Удаленные элементы — поскольку сообщение выбирается для удаления, оно перемещается в папку «Удаленные». Эти сообщения будут автоматически удалены через 30 дней, если политика хранения не будет изменена. Пользователи также могут в любой момент очистить папку с ее содержимым.
- Беспорядок — Сообщения с низким приоритетом будут перенаправлены в папку «Беспорядок». Outlook распознает, какие сообщения прочитаны, и определяет, что непрочитанные сообщения не имеют большого значения.
- Нежелательная почта — сообщения, которые, кажется, источают вид нежелательной почты, будут перенаправлены в эту папку.
- Архив — Архивация старых сообщений перемещает их из основного файла .pst в отдельный файл archive.pst.
В зависимости от вашей организации вы можете увидеть дополнительные папки, созданные администратором или другими службами, такими как Skype или Yammer. Теперь, разбираясь в папках, впервые представленных вам, вы должны знать, что не можете удалить эти папки. Однако вы можете создавать собственные папки и удалять их.
Как создать папку:
- Найдите, где новая папка должна жить на левой панели.
- Щелкните правой кнопкой мыши на месте.
- Выберите « Новая папка» .
- Введите имя в появившемся поле Имя .
- Нажмите Enter, чтобы создать.
Как удалить папку:
- Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно удалить.
- Выберите Удалить из командного меню.
- Выберите Да, чтобы подтвердить.
Создание и удаление папок являются частью общих параметров управления папками, которые можно найти, если щелкнуть правой кнопкой мыши на левой панели интерфейса Outlook. Имейте в виду, что многие действия недоступны для папок по умолчанию. Вот варианты, которые представлены:
- Открыть в новом окне — это открывает другое окно Outlook 2016 с открытой выбранной папкой.
- Новая папка — создает папку или подпапку.
- Переименовать папку — позволяет переименовать любую папку или подпапку, которую вы создали.
- Копировать папку — копирует выбранную папку как подпапку. Затем вы можете выбрать папку назначения в появившемся всплывающем окне «Копировать папку».
- Переместить папку — вы можете переместить папку в любую существующую папку из всплывающего окна.
- Удалить папку — эта опция перемещает папку и ее содержимое в папку «Удаленные».
- Пометить все как прочитанное — все сообщения и другие элементы в папке будут помечены как прочитанные.
- Очистить папку — дубликаты или избыточные сообщения будут автоматически перемещаться в папку «Удаленные».
- Удалить все — все элементы в папке будут удалены. Если вы выберете это действие с папкой, которая содержит подпапки, подпапки также будут удалены.
- Показать в избранном — выберите, чтобы добавить эту папку в раздел «Избранное», расположенный в верхней части левой панели.
- Удалить из избранного — эта опция появляется при щелчке правой кнопкой мыши в разделе «Избранное». Он удаляет папку из Избранного, но не удаляет ее.
- Сортировать подпапки от А до Я — все подпапки в папке будут перечислены в алфавитном порядке.
- Перемещение вверх / вниз — папки и подпапки можно перемещать вверх или вниз по списку, по одной записи за раз.
- Свойства — это действие открывает меню свойств папки. Представлен ряд параметров, таких как выбор политики папок, разрешений и просмотр размера папки.
Искать папки
Те, кому нужен Outlook для хранения большого объема сообщений, могут столкнуться с трудностями при получении информации. Папка поиска направлена на исключение сценария с иголкой в стоге сена. Он представляет сообщения, которые соответствуют критериям поиска, определенным пользователем. Не имеет значения, хранятся ли сообщения в разных папках. Пока они содержатся в одном файле .pst, они будут найдены.
Как создать настраиваемую папку поиска:
- Выберите вкладку Папка на ленте.
- Выберите новую папку поиска .
- Выберите « Создать пользовательскую папку поиска» в списке «Выбрать папку поиска».
- Нажмите Выбрать .
- Введите имя папки в поле имени.
-
Нажмите Критерии, чтобы выбрать параметры из следующих разделов:
- Сообщения — выберите для поиска определенных слов из темы или тела, конкретных контактов или получателей.
- Больше вариантов — предлагает больше критериев, таких как указание прочитанных или непрочитанных элементов, вложений и уровня важности.
- Расширенный — это дает пользователю возможность создавать точно настроенные критерии для сужения результата. Это предоставляет список критериев и позволяет выбирать условия и значения.
-
Нажмите Обзор, чтобы выбрать конкретную папку для поиска.
- Нажмите Ok в каждом диалоговом окне, чтобы подтвердить свой выбор.
Как создать предопределенную папку поиска:
- Выберите папку на ленте.
- Выберите папку «Новый поиск» .
- Выберите тип папки из списка « Выбрать папку поиска» .
- Выберите « Критерии» в разделе « Настройка папки поиска ».
- Выберите Ok, чтобы сохранить папку поиска.
Обмен папками и делегирование
Ваши папки Outlook также могут быть местом для совместной работы. В зависимости от необходимых задач вы можете выбрать общий доступ к папке или делегировать ее. Делегировать — это разрешить кому-либо действовать от вашего имени, например отвечать на электронные письма или управлять элементами в ваших папках. Совместное использование папок обычно используется для продвижения совместной работы.
Как делегировать папку:
- Нажмите на файл .
- Нажмите на Настройки учетной записи в разделе Информация об учетной записи .
- Нажмите на доступ делегата .
- Нажмите на Добавить .
- Найдите и выберите человека.
- Нажмите Добавить
- Выберите уровень разрешений для человека в поле « Разрешения» .
- Щелкните правой кнопкой мыши по учетной записи.
-
Выберите Права доступа к папке .
- Рецензент — пользователи могут читать элементы, но не могут их удалять.
- Автор — пользователи могут читать и создавать элементы.
- Редактор — пользователи могут читать, создавать и изменять элементы.
-
Нажмите на имя человека.
- Выберите уровень разрешения .
- Нажмите ОК .
Как удалить делегата:
- Нажмите на файл .
- Нажмите на информацию об учетной записи .
- Нажмите на доступ делегата .
- Выберите имя текущего делегата.
- Нажмите Удалить .
- Нажмите ОК .
Как открыть папку
- Нажмите на вкладку папки на ленте.
- Нажмите на Разрешение папки в разделе Свойства
- Нажмите на вкладку «Разрешения» в окне « Входящие» .
- Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить пользователя.
- Найдите человека в списке адресов.
- Нажмите Добавить
- Нажмите ОК .
- Выберите опцию в списке уровня доступа.
- Владелец — Изменить уровни разрешений для тех, кто имеет доступ. Создавать, читать, изменять и удалять содержимое папки.
- Редактор публикации — все содержимое, созданное владельцем, можно прочитать и удалить. Контент и подпапки могут быть созданы также.
- Редактор — все элементы могут быть созданы для чтения и изменения.
- Автор публикации — Элементы могут быть изменены, удалены, созданы и прочитаны. Подпапки могут быть созданы также.
- Автор — позволяет пользователям читать и создавать элементы, созданные владельцем.
- Не редактируемый автор — Созданные владельцем элементы могут быть удалены. Может создавать и читать предметы.
- Рецензент — может читать элементы, но не может их удалять.
- Участник — пользователи могут создавать только предметы.
- Выберите конкретное разрешение в предоставленных полях.
- Нажмите Применить .
- Нажмите ОК .
Как остановить общий доступ к папке:
- Откройте вкладку Папка с ленты.
- Выберите разрешения для папки .
- Нажмите на имя человека.
- Выберите Нет, чтобы приостановить совместное использование.
- Выберите Удалить, чтобы остановить совместное использование.
Завершение
Возможность эффективно управлять папками позволяет вам более продуктивно общаться. Это также позволяет сделать Outlook как личным, так и удобным. Вы часто делитесь папками с коллегами? Как вы управляете своими папками? Дайте нам знать!