Если вы один из тех людей, у кого есть доска или блокнот с постоянно меняющимся списком дел, или ваш стол и мониторы украшены Post- it ®, напоминающим вам о важных событиях, то эта статья для вас.
Outlook позволит вам создавать списки дел, состоящие из задач, которые вы можете выполнять всевозможные вещи, такие как установка сроков, напоминаний, категорий и многое другое. Весь смысл в том, чтобы создать более активный вид списка задач, с которым вы можете взаимодействовать и который будет сохранять вашу честность.
Работа в представлении задач
Недавно мы обсуждали различные тонкости Outlook 2013, поэтому, если вы новичок в этом, рекомендуем вам прочитать наше введение .
В противном случае откройте Outlook до представления «Задачи» и осмотрите его. На первый взгляд вы заметите, что он довольно пустой и бесплодный. Это потому, что нам еще предстоит заполнить его множеством вещей, которые нам нужно сделать, и поручить их выполнение.
Давайте пройдемся и покажем вам, как использовать Tasks как профессионал, и далее организовать свою жизнь с Outlook. Если у вас будет немного времени и работы, у вас будет полный набор задач, которые вы можете настроить, чтобы напомнить вам, когда они должны, или даже можете назначить их другому человеку!
Добавление задач
Для начала вы захотите добавить задачи. Вы заметите, что с левой стороны есть знакомая панель папок. Вы можете добавлять новые папки в это представление, эффективно организовывая ваши задачи по категориям. Вы даже можете создать новую группу папок, чтобы при необходимости вы снова могли разделить свои задачи между профессиональной и личной жизнью.
СВЯЗАННЫЕ: Руководство для начинающих по Microsoft Outlook 2013
Для начала вы заметите, что есть одна группа папок задач, называемая Мои задачи, и две папки подзадач: Список дел и Задачи. Если щелкнуть правой кнопкой мыши самую верхнюю папку, мы можем создать «новую группу папок», которую мы назовем «Рабочие задачи».
Вы можете добавить быстрое задание, нажав «Нажмите здесь, чтобы добавить новое задание», или вы можете нажать «Новое задание» на ленте «Главная». Ознакомьтесь со следующей задачей без названия, к которой вы можете применить ряд параметров, показать задачу, ее детали, а также управлять ею.
Давайте немного дополним нашу задачу некоторыми базовыми деталями, а затем нажмите «Сохранить и закрыть». Вы можете выбрать дату начала, дату окончания (если применимо), статус, приоритет и процент выполнения. Вы также можете установить флажок «Напоминание», чтобы Outlook сообщал вам о том, когда ваша задача наступает.
Просмотр, изменение и обновление задач
После создания нескольких задач мы можем увидеть их в списке задач. Здесь вы можете выполнить некоторые базовые операции, такие как изменение срока оплаты или назначение категории, но если вы действительно хотите просматривать и редактировать, вам нужно дважды щелкнуть, чтобы открыть его.
Вот наша задача еще раз. Мы можем внести в него изменения, такие как статус или приоритет, или нажать кнопку «Подробнее».
Если есть другие детали, связанные с задачей, вы можете заполнить их здесь. Хотя это может не относиться к большинству людей, но если вы имеете дело с независимыми подрядчиками или консультантами, то это отличное место для отслеживания того, сколько они приблизительно стоят вам.
Есть несколько других вещей, которые мы можем упомянуть, прежде чем перейти к рецидивам. Пока вы копаетесь в интерфейсе задачи, найдите время, чтобы заметить, что вы можете удалить или переслать задачу, если решите, что ее не стоит выполнять, или вам нужен ввод от кого-то другого, соответственно.
Вы также можете управлять задачей, например, отмечая ее как завершенную, назначая ее и отправляя отчет о состоянии. Мы поговорим об этом в ближайшее время. А пока давайте кратко рассмотрим, как настроить повторяющиеся задачи.
Работа с повторяющимися задачами
Создание повторяющейся задачи аналогично созданию повторяющейся встречи или повторяющейся встречи. Диалог, который вы видите, когда нажимаете кнопку «Повторение», скорее всего, будет выглядеть довольно знакомо.
Итак, вот наша задача «поговорить о рабочих вещах», повторяющаяся каждую неделю в среду, и конца ей не видно. Также обратите внимание, что даже если вы не завершите задачу к тому времени, когда задача повторяется, будет сгенерирована другая.
Вы можете переопределить это, выбрав опцию «создать новую задачу», которая вместо автоматического повторения через x дней не будет восстанавливать задачу, пока текущая не будет помечена как завершенная.
Назначение задания кому-то еще
У нас есть задача «Поговорим о работе!», И теперь нам нужно просто поручить это кому-то другому! Нажмите кнопку «Назначить задачу» в разделе «Управление задачами» на ленте.
Это откроет задание в виде электронного письма, которое вы затем сможете адресовать другим. В этом случае мы просто собираемся поручить задачу, чтобы поговорить о рабочих вещах с кем-то еще, поэтому мы отправим это по электронной почте им.
СВЯЗАННЫЕ: Как создавать и управлять контактами в Outlook 2013
Если вы хотите ввести адрес в поле «Кому», вы можете, или вы можете выбрать счастливое имя из вашей адресной книги. Не настроена адресная книга? Узнайте о том, как создавать контакты и управлять ими , в том числе о том, как импортировать контакты из Gmail прямо в Outlook.
Этот получатель получит электронное письмо с опцией «Принять» или «Отклонить». Мы не хотим расстраивать босса, поэтому мы просто продолжим и примем задачу. Кроме того, говорить о рабочих вещах никогда не бывает плохой идеей!
И наконец, если власть имущие хотят знать о прогрессе (или его отсутствии) в вашем текущем задании. Вы можете отправить им отчет о состоянии.
В целом, средний домашний пользователь Outlook с большей вероятностью использует задачи как средство выполнения поручений или выполнения домашних обязанностей, но полезно знать весь спектр ваших способностей к выполнению задач. Давайте теперь перейдем к остальной части ленты Home и поговорим о том, что вы можете сделать, чтобы управлять задачей оттуда.
Управление задачами и сортировка по представлению
В течение вашей недели некоторые задачи будут выполнены, а некоторые нет. Те, которые вы заполняете, вы можете пометить как завершенные и забыть о них. Но с теми, к которым вы не попадаете, нужно как-то управлять, иначе у вас просто будет постоянно растущий список сложных задач.
Есть несколько способов управлять ими. Давайте посмотрим на эту область ленты, а затем покажем, как максимально эффективно использовать эти инструменты.
Нажав кнопку «Удалить из списка», вы отметите его как завершенный и удалите его из списка. Если в Outlook возникает проблема, например, если задача повторяется или она не завершена, он спросит вас, что вы хотите с ней сделать.
Вы также можете работать непосредственно с задачами, которые вы видите в списке задач. Проверьте следующий скриншот для более подробной информации. Вы видите, что вы можете просто щелкнуть значок флага, чтобы пометить его как завершенный, или щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы увидеть дополнительные параметры.
Вы видите здесь на следующем скриншоте, что наша задача «сидеть и смотреть футбол с поднятыми ногами» должна состояться завтра, но мы также отметили ее для продолжения на следующей неделе. Создание последующего задания в основном дублирует его на время, которое лучше всего подходит для его выполнения. В этом случае мы могли бы пометить завтрашнее задание как выполненное или удалить его, но это дублирующее задание все еще будет на следующей неделе.
Обратите внимание, что вы можете выполнять последующие задачи с одного из пяти заданных интервалов или создавать собственные последующие действия.
Наконец, изменение вашего представления может помочь срезать большое количество задач. Если он не отображается на ленте, вы можете нажать кнопку «Изменить вид», и вы увидите эти параметры.
Вот как может выглядеть простой список. Представление не делает различий между состояниями завершения, категориями или чем-то еще. Он просто представляет все ваши прошлые, настоящие и будущие задачи в одном простом представлении.
С другой стороны, если мы сортируем нашу точку зрения по активным задачам, мы видим, что для нас многое сужается.
Всегда не забывайте менять представление задач, чтобы вы быстро разбирали или скрывали их для максимального повышения производительности!
Варианты задач
Наконец, давайте познакомимся или заново познакомимся с вариантами задач. Параметры задачи позволят вам изменить настройки и изменить их поведение и внешний вид. Вы можете получить к ним доступ из меню «Файл», нажав «Параметры -> Задачи».
Вы можете установить параметры для напоминаний о задачах с датами выполнения, цветами просроченных и завершенных задач, рабочим временем и другими простыми настройками. Так что теперь, если вы хотите, чтобы просроченные задачи были ярко-синими или вы хотите, чтобы напоминания по умолчанию в конце дня вместо начала, вы можете внести изменения здесь.
Как вы можете сказать, Outlook демонстрирует себя как очень разностороннее приложение, и мы еще даже не говорили о календаре и заметках! Мы надеемся, что вы сможете использовать Задачи, чтобы улучшить свои организационные навыки на пару ступеней. Их действительно легко устанавливать и назначать, и приятно иметь эти напоминания и наблюдать, как все элементы в вашем списке медленно проверяются.
А пока нам интересно услышать от вас. У вас есть вопрос или комментарий, который вы хотели бы оставить с нами? Заходите на наш дискуссионный форум и стреляйте.