Знайте, что делать со всем, что вы получаете в Gmail
Для большинства людей Gmail является одним из наиболее важных инструментов в их повседневной жизни. Проблема заключается в том, что большинство получает так много электронных писем, что трудно поддерживать организованную почту и не заполнять случайные ненужные электронные письма. Gmail предлагает пользователям несколько способов организации и сортировки своих электронных писем по разным папкам, вкладкам и тегам, но в то время, когда поиск Google может сканировать миллионы слов в секунду, почему необходимо приложить столько усилий для поддержания вашей Gmail организованной? К счастью, в Gmail есть инструмент архивации, который поможет вам очистить интерфейс, не затрачивая несколько дней на размещение каждого письма в отдельной папке.
Что такое архивирование?
Процесс архивирования электронной почты в Gmail заключается в том, что он берется и помещается в папку, где он будет продолжать существовать, но больше не будет загромождать ваш почтовый ящик. Самое приятное в этом то, что он все еще будет доступен в будущем при необходимости. Gmail прекрасно справляется с этой задачей, поскольку позволяет пользователям быстро и легко архивировать свои электронные письма.
Что такое удаление?
Когда вы решите удалить электронное письмо, оно отправляется в корзину. Эта папка действует как резервная копия, только если вы не хотели избавиться от электронной почты. Некоторые люди также используют папку для мусора в качестве места для писем, которые они не считают настолько важными, чтобы иметь их во входящих. Проблема в том, что Gmail автоматически удаляет почту, помещенную в корзину, через 30 дней. Таким образом, хотя использование папки для мусора в качестве инструмента для очистки папки «Входящие» может показаться хорошей идеей, просто знайте, что вы, скорее всего, потеряете письмо, которое вам может понадобиться в будущем.
Почему вы должны архивировать свои электронные письма
Скажем, вы разговариваете с кем-то и обмениваетесь информацией, такой как адрес или номер телефона. В этот момент вы можете записать или сохранить все, что вам нужно, поэтому вы решили удалить беседу, поскольку не видите смысла в том, чтобы она больше не загромождала ваш почтовый ящик.
Теперь представьте, сколько времени вам не понадобится, чтобы оглянуться назад на этот разговор или получить информацию из этих писем, но по какой-то причине, теперь вы это делаете. Если вы удалите ветку электронной почты, вы не сможете оглянуться назад и легко найти то, что ищете. Если вы заархивируете электронное письмо, вам больше не нужно будет видеть его в папке «Входящие», но вы также будете иметь душевное спокойствие, зная, что при необходимости быстрый поиск вернет его вам.
Кроме того, все ваши архивные электронные письма находятся в папке «Вся почта», которую можно найти в навигационном ящике. Электронные письма не организованы после архивации, но если вам нужен быстрый доступ к недавно заархивированному электронному письму, оно будет в верхней части списка.
Как заархивировать электронную почту в Gmail на Android
Есть три быстрых и простых способа архивировать ваши электронные письма. Два из этих методов предназначены для архивирования отдельных электронных писем, а третий — способ выбрать несколько электронных писем и заархивировать их для последующего использования.
Самый быстрый, самый простой и наиболее вероятный способ архивации электронной почты — это смахнуть ее, просматривая список всех ваших электронных писем в вашем почтовом ящике. Так как большинство пользователей Android привыкли получать доступ к навигационному ящику от смахивания с левого края экрана, легко отослать электронные письма для архивации. К счастью, сразу после считывания электронной почты Gmail позволяет отменить действие, просто нажав кнопку отмены, которая появляется в течение нескольких минут после архивирования.
В настройках Gmail вы можете быстро отключить эту функцию, если вы делаете это много случайно или просто не нуждаетесь в этой функции. Для этого откройте панель навигации, прокрутите вниз до нижней части, где находятся настройки, введите общие настройки, и второй параметр сверху даст вам возможность включить или отключить «пролистать до архива».
Второй способ архивирования электронной почты — это просмотр отдельной ветки сообщений. После того, как вы закончили читать содержимое электронного письма, вас приветствуют несколько вариантов на панели задач. Один из множества значков, ожидающих вас, представляет собой прямоугольник со стрелкой вниз. Это кнопка архива. Если вы выберете это при просмотре электронной почты, вы будете отправлены обратно в папку «Входящие», и в течение нескольких секунд в нижней части экрана появится сообщение о том, что электронная почта была заархивирована. Если вы не хотели архивировать электронную почту, снова есть кнопка отмены, которую вы можете выбрать, чтобы вернуть вашу электронную почту в исходное местоположение.
Наконец, если вы просматриваете свой почтовый ящик и решаете, что пора действительно его очистить, последний способ сделает это быстро и легко. Просматривая свой почтовый ящик в виде списка, вы можете щелкнуть изображение отправителя (обычно это цветной прямоугольник с первой буквой имени отправителя внутри него) или нажать и удерживать электронное письмо, чтобы выбрать его.
Продолжите процесс выбора большего количества электронных писем, и после того, как все, что вы хотите заархивировать, будет выбрано, нажмите на тот же значок в виде коробки со стрелкой вниз, которая находится на панели задач. Как и в последнем методе, сразу после архивации электронных писем в нижней части экрана появится статус, информирующий вас о том, что вы архивируете многочисленные электронные письма, и предоставляющий вам возможность отменить действие.
Если вы когда-либо беспокоились о том, что можете случайно заархивировать или удалить какие-либо электронные письма любым из указанных выше способов, Gmail позволяет вам включить функцию, которая добавляет еще один шаг к архивированию или удалению электронных писем. Эта авторизация добавляет всплывающее диалоговое окно, которое появляется, когда вы пытаетесь удалить или архивировать электронное письмо, в котором будет запрашиваться подтверждение того, что вы действительно хотите выполнить выбранное действие.
Чтобы включить это, откройте панель навигации, прокрутите вниз до настроек, выберите общие настройки, и в нижней части меню есть два флажка, чтобы включить подтверждение перед удалением и архивированием.
Благодаря этим новым знаниям в области архивирования и удаления вы сможете более эффективно очищать и работать почтовый ящик Gmail, при этом никогда не избавляясь от информации, которая может понадобиться вам когда-нибудь.