Встречи проектной команды превратились из еженедельных дел в ежедневные встречи. И чтобы удовлетворить потребности современного управления проектами, люди должны перенимать новые методы ведения бизнеса.
monday.com — это визуальный инструмент для совместной работы, который помогает вашей команде управлять проектами, соблюдать сроки и создавать прозрачную рабочую культуру. С первого взгляда вы можете отслеживать прогресс любого проекта. Он также хранит сообщения и файлы в одном месте, так что ваша команда остается в синхронизации.
Давайте посмотрим на monday.com и его возможности, чтобы сделать управление проектами веселым и легким.
Начало работы с понедельника
Получение вашей команды на борту — простой процесс. Посетите сайт понедельника и введите свой рабочий адрес электронной почты. Приложение задает вам ряд вопросов, чтобы настроить панель в соответствии с вашими потребностями. Они включают в себя, сколько у вас пользователей, для чего вы планируете использовать приложение, название вашего рабочего пространства, то, что делает ваша команда, и многое другое.
Понять основную терминологию
monday.com работает с тремя основными элементами: доски , группы и элементы . Доска — это виртуальная доска для хранения ваших проектов. Группа — это раздел с цветовой кодировкой, содержащий ваши элементы (или задачи). Это может быть неделя, месяц, определенный этап проекта или все, что вы хотите. Каждая группа может содержать десятки предметов.
Предметы являются основными строительными блоками понедельника. Каждый элемент представляет отдельную строку или позицию, над которой работает член команды. Содержание этого предмета зависит от плана форума.
Например, в блогах они представляют отдельные статьи, автора, работающего над этой статьей, даты публикации и многое другое. Задача должна иметь четкое, действенное сообщение, обобщенное в одном простом описании.
Создайте свою продуктивную систему с monday.com
На первом этапе мы создадим новую доску. Нажмите кнопку со знаком « Плюс» (+) рядом с досками, чтобы открыть меню досок. Выберите « Пустая доска», чтобы начать с нуля, или импортируйте данные напрямую из Asana, Trello или CSV-файла.
Чтобы добавить шаблон, нажмите « Выбрать из шаблона» . monday.com предлагает вам множество предопределенных шаблонов, включая маркетинг, производство контента, управление проектами и многое другое.
Когда вы создаете доску, она видна любому члену команды в вашей учетной записи. Если вы владелец, вы можете изменить тип доски. Для этого нажмите меню « Гамбургер» в правом верхнем углу и выберите « Изменить тип доски» .
Совместно используемые доски позволяют вам взаимодействовать с внешними гостями, позволяя вам делиться успехами с вашими клиентами или запасами с вашими поставщиками. И наоборот, частные доски предназначены для конфиденциальной работы. Вы можете изменить тип, когда вам нужно.
Работа с группами
Чтобы добавить новую группу, наведите указатель мыши на стрелку любой существующей группы. Нажмите на нее и выберите Добавить группу . Новая вкладка появится вверху вашей доски, прямо под панелью фильтров.
В меню есть еще несколько действий. Вы можете дублировать группу, переместить группу на другую доску, изменить цвет группы и экспортировать в Excel.
Прежде чем начать создавать группы, подумайте, какой тип группы поможет вашей команде организовать свою работу. Хотя нет никаких ограничений в создании групп, вы можете ограничить количество для облегчения процесса отслеживания. Обсудите с вашей командой, чтобы понять, как они хотят работать с группами.
Работа с предметами
Чтобы добавить элемент, щелкните поле с надписью + Добавить и введите название элемента. Затем нажмите Enter . Если вы считаете, что заголовок слишком длинный, разбейте выполнимые задачи на более мелкие.
Чтобы создать контрольный список, щелкните заголовок элемента, чтобы сдвинуть правую панель в главный вид. Затем откройте вкладку « Обновления»> «Контрольный список » и введите свои задачи.
Значок контрольного списка появится рядом с названием элемента. Наведите указатель мыши на любой элемент и нажмите кнопку меню, которая появляется слева, чтобы открыть дополнительные параметры. Вы можете дублировать элемент, переместить элемент в другую группу или доску или заархивировать его.
Добавление столбцов в список задач
В monday.com каждый тип элемента находится под определенным столбцом. Это поможет вам построить процесс и включить все аспекты, необходимые для выполнения задач. Но вы можете даже добавить больше столбцов, чтобы соответствовать требованиям вашей команды.
Чтобы добавить столбец, нажмите кнопку со знаком « Плюс» (+) в правой части доски. Выберите столбец, который вы хотите добавить, из опций или центра столбца . Ниже приведены некоторые типы столбцов:
- Люди: Вы можете назначить каждую задачу определенному участнику или нескольким пользователям.
- Статус: визуально отслеживать ход выполнения ваших задач.
- Дата: Установите сроки выполнения ваших задач.
- Формула: формула Excel с математическими возможностями.
Командное общение и сотрудничество
Коммуникация является ключевым аспектом командной работы, потому что у каждой команды разные роли. К счастью, понедельник достаточно настраиваем, чтобы вместить всех людей в вашей организации.
Для сотрудничества мы сначала создадим команду. Для этого нажмите значок своего профиля и выберите Пригласить участников . Введите их адрес электронной почты и нажмите Пригласить .
Нажмите кнопку « +» и введите название команды, затем выберите « Добавить новых членов команды» и добавьте свою команду. Создание команды имеет два преимущества. Вы можете упомянуть @TeamName в обновлении или ответе, чтобы уведомить всю команду и даже отправить файлы. Также можно добавить всех членов TeamName в качестве подписчиков на любой форум .
Что отличает monday.com
Чем отличается monday.com от стольких доступных инструментов организации команды?
Приборная доска
Это уникальная функция, недоступная в других инструментах. Панели мониторинга — отличный способ показать, что важно в одном месте. Вы можете понять ход выполнения проекта, отследить его бюджет, оценить время, затраченное членами команды, оценить объем работы и многое другое.
Он работает путем сбора данных с нескольких плат и централизации их в одном месте с помощью виджетов. Нажмите значок « Плюс» (+), чтобы создать новую панель мониторинга. Чтобы добавить виджет, нажмите кнопку « Добавить виджет» . Вот подробности некоторых полезных виджетов:
- Счетчик: виджет счетчика отлично подходит для понимания того, где находится проект в отношении цифр, таких как общие затраты, прибыль и убытки и многое другое.
- Аккумулятор: Отслеживайте ход работы нескольких плат в одном месте.
- Отслеживание времени: Отслеживайте время каждого члена команды на всех досках.
- Календарь: добавьте календарь, чтобы увидеть даты предстоящих проектов с нескольких досок в одном месте.
Автоматизация и сторонняя интеграция
monday.com позволяет вам легко подключаться к сторонним инструментам и сервисам для консолидации вашей работы. Чтобы начать, нажмите кнопку Интеграция в верхней части вашей доски. Вы сможете найти список всех приложений, которые подключаются к monday.com.
Они включают Slack, Mailchimp, Google Calendar, GitHub, Shopify и другие. Процесс интеграции работает как операторы if-then .
При управлении проектами есть несколько повторяющихся задач, которые вы должны выполнять каждый день. monday.com позволяет вам устанавливать предопределенные правила автоматизации для автоматического создания или изменения событий. Чтобы начать, нажмите кнопку автоматизации в верхней части вашей доски.
Вы можете установить правила, чтобы уведомить члена команды о наступлении срока исполнения проекта, установить напоминания о дате исполнения, установить повторяющиеся действия для создания элемента или дублирования группы и многое другое.
Customizability
Monday.com имеет настраиваемый интерфейс. Действие редко требует более одного или двух нажатий кнопок. Вы можете перетаскивать элементы, чтобы перегруппировать группы и элементы на доске. Если вы работаете с несколькими командами, вы можете сохранять свои доски организованными, помещая их в папки.
Вы можете связать свою главную плату с более мелкими платами, чтобы увидеть обзор всего и контролировать рабочий процесс вашей команды. Также можно установить разрешения для форума, чтобы владельцы могли просматривать или изменять информацию. Эта функция полезна для общих плат.
Нажмите значок профиля и выберите « Ярлыки», чтобы увидеть список всех ярлыков. Если вы работаете с несколькими досками, активируйте болтовый переключатель, чтобы легко находить и перемещаться с одной доски на другую. Также имеется панель поиска для фильтрации элементов по члену команды, столбцу, тегам или любым ключевым словам. Вы также можете сохранить поиск для будущего использования.
Разные взгляды
Стандартный вид сайта monday.com имеет простую компоновку. Когда ваша команда работает с Правлением, они добавляют всевозможные данные, такие как числа, файлы, сроки выполнения, участники и многое другое. Но что, если вы хотите увидеть данные с другой точки зрения?
В верхней части доски нажмите кнопку Добавить вид . Откроется новое окно со всеми видами доски. Выберите вид, чтобы начать. Вот разбивка просмотров доски:
- Файлы: это представление дает вам одно четкое представление о файлах, загруженных на доску. Вы можете видеть ваши файлы в виде списка вместе с миниатюрами и тем, кто загрузил этот файл.
- Временная шкала: соединяется со столбцом временной шкалы и показывает начальную и конечную дату для каждого элемента, например диапазон дат.
- Канбан: Просмотр вашей доски с картами и список в конвейере. Рассказывает, какие задачи ожидают выполнения, застряли и многое другое.
Поддержка 24/7
Если по какой-либо причине вы застряли во время работы с monday.com или хотите узнать, какие конкретные шаги нужно пройти, поддержка доступна круглосуточно. Их команда базируется как в Израиле, так и в Нью-Йорке, и они обещают ответить вам в течение 30 минут.
Универсальный инструмент управления проектами
monday.com предлагает вам массу инструментов для персонализации и адаптации панели управления вашей компании с помощью настраиваемого интерфейса, потоков данных, автоматизации и совместной работы в команде.
Начало работы с monday.com занимает некоторое время, но как только вы изучите функции, вы легко адаптируетесь к рабочему процессу. Подпишитесь на 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы увидеть, подходит ли она для вашей команды или нет. И если это работает для вас, проверьте страницу цен понедельника для более подробной информации. Вы также можете загрузить приложение понедельника для Android , iOS и рабочего стола .