Если вы хотите поддерживать Outlook 2010 в чистоте и работать быстрее, одним из способов является настройка функции автоархивации. Сегодня мы покажем вам, как настроить и управлять этой функцией в Outlook 2010.
Использование AutoArchive позволяет вам управлять пространством в вашем почтовом ящике или на почтовом сервере, перемещая старые элементы в другое место на вашем жестком диске.
Включить и настроить автоархив
В Outlook 2010 автоархивация не включена по умолчанию. Чтобы включить его, щелкните вкладку «Файл» для доступа к представлению Backstage, затем нажмите «Параметры».
Откроется окно «Параметры Outlook», затем нажмите «Дополнительно», а затем кнопку «Параметры автоархивирования».
Откроется окно AutoArchive, и вы заметите, что все затенено. Установите флажок рядом с « Запустить автоархивирование каждые…»
Примечание. Если вы выберете «Окончательно удалить старые элементы», письма не будут архивироваться.
Теперь вы можете выбрать настройки для управления функцией автоархивации. Выберите, как часто вы хотите, чтобы он запускался, запросите перед запуском функции, куда перемещать элементы и другие действия, которые вы хотите выполнить во время процесса. После того, как вы сделали свой выбор, нажмите ОК.
Ручная настройка отдельных папок
Для большего контроля над отдельными папками, которые заархивированы, щелкните правой кнопкой мыши на папке и выберите Свойства.
Нажмите на вкладку AutoArchive и выберите настройки, которые вы хотите изменить для этой папки. Например, вы можете не захотеть архивировать определенную папку или перемещать архивные данные в определенную папку.
Если вы хотите вручную заархивировать и сделать резервную копию элемента, нажмите на вкладку Файл, Инструменты очистки, затем Архив.
Нажмите переключатель рядом с пунктом «Архивировать эту папку и все подпапки» . Выберите папку, которую вы хотите заархивировать. В этом примере мы хотим заархивировать эту папку в определенном месте.
PST-файлы сохраняются в папке с вашими документами, и, если вам понадобится доступ к ним позже, вы сможете это сделать.
После настройки AutoArchive вы можете найти элементы в заархивированных файлах. В области навигации разверните папку Архивы в списке. Затем вы можете просматривать и получать доступ к своим сообщениям.
Вы также можете получить к ним доступ, выбрав вкладку «Файл» \ «Открыть», затем «Открыть файл данных Outlook».
Затем вы можете перейти к архивному файлу, который хотите открыть.
Архивирование старых писем — это хороший способ сохранить чистый почтовый ящик, ускорить работу Outlook и сэкономить место на почтовом сервере. Еще одна приятная вещь — вы можете настроить свои почтовые архивы и определенные папки для удовлетворения ваших почтовых потребностей.