Вы используете электронные таблицы, которые кто-то создал? Когда вы создаете электронную таблицу Excel с нуля, вы можете контролировать каждый отдельный аспект. Это не тот случай, когда кто-то другой передает это вам.
Особенно на работе, весьма обычно наследовать файл Excel от кого-то еще. Если вы не будете осторожны, это может привести к серьезным головным болям. К счастью, небольшая дальновидность будет иметь большое значение для обеспечения того, чтобы вы могли хорошо ладить с данной таблицей.
Примите во внимание эти пять моментов, и вам следует избегать большинства распространенных ошибок, связанных с использованием чужого документа Excel.
1. Обновите информацию о документе
Если вы никогда ранее не просматривали информационный экран документов Excel, мы не будем винить вас, его легко пропустить. Однако информацию стоит обновлять, когда вы берете чужую электронную таблицу. Зачем? Они могли внести изменения, о которых вы захотите узнать.
Возьмите пример выше. Текст, добавленный в поля « Заголовок» , « Теги» , « Категории» и « Автор», может быть немного смущающим, если он был отправлен коллеге. В большинстве случаев на информационном экране не будет ничего компрометирующего — но зачем оставлять это на волю случая? Это займет меньше минуты, чтобы проверить это, и вы можете быть уверены, что когда вы придете, чтобы отправить документ кому-то еще, вы не пожалеете об этом.
Чтобы открыть экран информации , нажмите « Файл» .
Вы будете перенесены непосредственно в раздел «Информация», где вы сможете внести необходимые изменения, прежде чем отправлять его коллеге.
2. Сохраните копию, прежде чем делать что-либо еще
Как только вы унаследуете чужой документ, заманчиво погрузиться в него и начать рассматривать его как свой собственный. Однако крошечные изменения могут в конечном итоге оказать огромное влияние на работу электронной таблицы.
Чтобы убедиться, что вы не вносите изменения, которые нарушают какой-либо программный код VBA в Excel, программированию в Excel или настройте фигуру, которая оказывается важной для другого листа, сделайте копию, прежде чем что-либо делать. Таким образом, у вас всегда будет нетронутая версия таблицы, к которой можно вернуться.
В худшем случае знайте, что вы также можете использовать историю файлов Excel 2016 для восстановления предыдущей версии документа. Нажмите на круговую стрелку / значок часов в правом верхнем углу, чтобы развернуть панель «Активность», затем найдите предыдущие версии и выберите « Открыть версию» .
3. Проверьте наличие скрытых листов
Скрытые листы — это удобный способ сохранять чистоту и порядок в вашей электронной таблице Excel, пока тяжелая работа продолжается за кулисами. Доступ к этим листам крайне важен, если вы действительно хотите понять, как работает документ.
Чтобы узнать, есть ли какие-либо скрытые листы в конкретном документе, перейдите на вкладку « Главная » и найдите « Формат» в разделе « Ячейки ».
Используйте раскрывающееся меню, чтобы щелкнуть « Показать лист» .
Это приведет вас к списку всех скрытых листов.
Просто выберите тот, который вы хотите показать, и нажмите ОК . После этого вы сможете получить к ним доступ как обычно.
4. Убедитесь, что захватили список паролей
Если вы вступаете во владение чужой электронной таблицей, выяснение того, защищена ли она паролем, должно быть приоритетом. Вы узнаете, является ли это или нет, как только вы откроете файл.
Тем не менее, документы Excel могут использовать несколько уровней защиты. Вполне возможно, что пароль может быть установлен для предотвращения подстройки к коду VBA.
К счастью, удалить этот тип пароля не так уж и сложно. Тем не менее, лучше просто попросить человека, который создал документ, передать любые пароли, о которых вам может понадобиться знать.
5. Узнайте, кто имеет права редактирования
Современные версии пакета Office позволяют легко обмениваться файлами с другими пользователями, что позволяет им редактировать издалека. Это отличный способ сотрудничества, но всегда стоит проверить, кто на самом деле имеет доступ к определенному документу.
Например, имеет ли автор разрешение на просмотр и редактирование электронной таблицы? Очевидно, что они вряд ли что-то сделают. Тем не менее, они могут реально изменить или удалить данные, или раскрыть коммерческую тайну в случае, если они перешли на работу с конкурирующей компанией. Хотя это наихудшие сценарии, лучше быть в безопасности, чем потом сожалеть.
Чтобы узнать, кто может редактировать документ, нажмите кнопку « Поделиться» , расположенную в верхнем правом углу пользовательского интерфейса.
Это должно создать список учетных записей пользователей, которые имеют доступ к документу, а также заметки о том, могут ли они редактировать файл или просто просматривать его.
Это информация, о которой вы действительно должны знать для любого документа, владельцем которого вы являетесь.
Подготовка предотвращает проблемы
Если электронная таблица передается от одного человека к другому, есть вероятность, что это очень важно, и есть вероятность, что это важно для нескольких человек. Любые проблемы с документом могут вызвать некоторые проблемы. Так как вы теперь стали владельцем файла, работа по его исправлению наверняка выпадет вам.
Реагировать на такое бедствие один раз после события будет гораздо сложнее, если вы не подготовитесь должным образом. Знание таких вещей, как скрытые листы, пароли и внутренняя работа файла. здорово иметь под рукой. Просто убедитесь, что вы узнаете их до того, как случится бедствие, а не боретесь за них после.
Обязательно ознакомьтесь с другими нашими советами и рекомендациями, такими как создание раскрывающихся списков в Excel. создать раскрывающийся список в Excel. создать раскрывающийся , как использовать операторы IF в формулах Excel. использовать операторы использовать операторы и вычисление данных с помощью функции поиска целей