Помимо использования «Отслеживания изменений» для регистрации любых и всех изменений в документе (обсуждаемых на занятии 2), вы также можете предоставить отзыв вместо изменения фактического текста или макета.
Может быть, вы хотите задать вопрос другому рецензенту, или предложить добавить раздел или переместить раздел. Комментарии — это путь. Комментарии — очень полезный, неразрушающий метод — т.е. они на самом деле не изменяют содержание или структуру документа, чтобы донести свою мысль или задать вопрос.
Хотя опытные сотрудники Word, вероятно, будут использовать комментарии в сочетании с функцией «Отслеживать изменения», вам не нужно включать «Отслеживание изменений», чтобы добавлять комментарии к документу.
В этом уроке мы полностью рассмотрим комментирование в Word. Мы покажем вам, как добавлять комментарии, отвечать на комментарии, отмечать комментарии как выполненные, быстро перемещаться по комментариям и удалять их.
Мы также обсудим функцию, которая позволяет напрямую общаться с другими рецензентами, которые добавили комментарии. Давайте начнем с обсуждения того, как на самом деле создать новый комментарий!
Создать новый комментарий
Чтобы создать новый комментарий в документе, выделите или поместите курсор в текст, который вы хотите прокомментировать или поместить. Затем перейдите на вкладку «Обзор» и нажмите «Новый комментарий» в разделе «Комментарии».
Поле комментария находится в правом поле, или «Область разметки». Введите свой комментарий в поле комментария.
Представления разметки, о которых мы говорили в уроке 2, также применимы для комментариев. Если вы находитесь в представлении «Вся разметка», всегда есть линия (пунктирная или сплошная) от текста до комментария, независимо от того, выбран ли комментарий или текст или нет, как показано выше. Однако, если вы находитесь в представлении «Простая разметка», между текстом и комментарием нет строки, если вы не наведете указатель мыши на комментарий или курсор не окажется в комментарии.
Скрыть комментарии в области разметки
Если в вашем документе много комментариев, может быть полезно скрыть их и показывать в тексте только маркер, указывающий, что комментарий был добавлен. Вы можете сделать это, используя вид «Без разметки» или «Оригинал» в разделе «Отслеживание» на вкладке «Обзор», как мы говорили в уроке 1.
Однако вы также можете выбрать показ только встроенных ревизий, что также скрывает комментарии. Для этого нажмите «Показать разметку» в разделе «Отслеживание» на вкладке «Обзор» и выберите «Воздушные шары», а затем «Показать все ревизии на месте».
Маркер размещается в конце текста, который был выделен, или в месте расположения курсора, когда был введен комментарий, с первым инициалом рецензента и номером комментария, указывающим, что комментарий был введен. Когда вы наводите указатель мыши на маркер комментария (или выделенный текст), соответствующий текст всплывает над текстом.
Когда вы добавляете новый комментарий, когда выбран параметр «Показать все ревизии, встроенный», «Панель рецензирования» отображается слева от текста с курсором под вашим именем в качестве рецензента. Введите свой комментарий непосредственно в «Панели просмотра».
«Панель просмотра» также используется при отображении всех ревизий, встроенных для редактирования комментариев. Просто дважды щелкните маркер комментария, чтобы отобразить соответствующий комментарий на «Панели просмотра» и отредактируйте его.
Вы также можете редактировать комментарий, одновременно отображая все ревизии, щелкнув правой кнопкой мыши маркер комментария и выбрав «Изменить комментарий» во всплывающем меню. Вы также можете использовать это контекстное меню, чтобы ответить на комментарий, удалить комментарий или пометить комментарий как выполненный, и все это будет обсуждаться позже в этом уроке.
Чтобы снова просмотреть встроенную разметку, снова выберите «Воздушные шары» в раскрывающемся меню «Показать разметку», а затем выберите «Показать редакции в воздушных шарах» или «Показывать только комментарии и форматирование в воздушных шарах».
Ответить на комментарий
Помимо добавления собственных комментариев, вы можете захотеть отвечать на комментарии других рецензентов. Ответ на комментарий является простым процессом, особенно если у вас есть комментарии, отображаемые в виде шариков в «области разметки». Нажмите кнопку «Ответить» в поле для комментариев.
Ответ с отступом под комментарием, на который вы отвечаете.
Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на комментарии и выбрать «Ответить на комментарий» во всплывающем меню.
Вы даже можете нажать «Новый комментарий» в разделе «Комментарии» на вкладке «Обзор», когда курсор находится в комментарии, на который вы хотите ответить.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если выбран параметр «Показать все ревизии встроенный», вы можете ответить на комментарий, щелкнув правой кнопкой мыши маркер комментария и выбрав «Ответить на комментарий» во всплывающем меню.
Легко общаться с другими рецензентами
Просмотр и совместная работа над документами зависит от хорошего общения рецензентов. Для любых новых документов, созданных в Word 2013, каждый комментарий имеет изображение рецензента, если оно доступно, и имя. Если изображение недоступно, вставляется универсальное изображение.
Нажмите на изображение, чтобы открыть «Персональную карточку», которая позволяет вам связаться с рецензентом по электронной почте, через мгновенные сообщения (IM), по телефону или через видео, если они доступны. Информация, доступная для рецензента, зависит от того, зарегистрирован ли этот рецензент в учетной записи Microsoft или Office 365, как сказано на сайте Microsoft Office:
«Если вы входите в Microsoft Office, используя учетную запись Microsoft или идентификатор пользователя для Office 365, Word добавляет уникальный номер к каждому документу и создаваемому вами комментарию. Если кто-то, кто открывает документ, может просмотреть имя и адрес электронной почты, связанные с использованным вами идентификатором (например, сотрудник вашей организации, у которого есть разрешение на просмотр вашего имени и адреса электронной почты), Word показывает этому человеку имя и адрес электронной почты. адрес, чтобы идентифицировать вас как автора и любые комментарии, которые вы сохраняете. В противном случае Word показывает человеку ваше имя и инициалы из реестра, чтобы идентифицировать вас как автора и любые сохраненные вами комментарии. Уникальный номер не виден людям, открывающим документ, и используется только для получения имени и адреса электронной почты, связанных с идентификатором, который вы использовали для входа в Office ».
В нашем примере этот человек недоступен сразу, поэтому мы нажимаем кнопку со стрелкой вниз «Открыть карточку контакта», чтобы получить доступ к карточке контакта.
Любая контактная информация, имеющаяся у вас для выбранного рецензента, отображается в карточке контакта. В нашем случае у нас есть адрес электронной почты под IM, поэтому мы можем написать рецензенту. Однако нам придется отправлять их по электронной почте вручную, так как они в настоящее время недоступны.
Отметить комментарий как Готово
Когда вы закончите с комментарием, вы можете не захотеть удалить его, так как он может содержать некоторое полезное содержание. Тем не менее, это помогает отслеживать, что вы сделали и над чем еще работаете. Для этого Word позволяет вам пометить комментарий как выполненный, что позволит вам скрыть комментарий в фоновом режиме. Для этого щелкните правой кнопкой мыши комментарий и выберите «Пометить комментарий как выполненный» во всплывающем меню.
Комментарий сжимается и отображается серым цветом, поэтому он не должен попадать на ваш сайт. Теперь вы можете сказать, какие комментарии были адресованы, а какие нет.
Если вы хотите, чтобы полный текст комментария был помечен как выполненный, наведите указатель мыши на видимый текст комментария. Появится всплывающее окно с полным комментарием с именем рецензента и датой комментария.
Вы также можете просмотреть полный комментарий, нажав стрелку вниз в поле для комментариев. Появится всплывающее окно «Комментарии» с комментариями и ответами, выделенными серым цветом. Нажмите «X», чтобы закрыть всплывающее окно.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если выбран параметр «Показать все ревизии встроенный», вы можете пометить комментарий как выполненный, щелкнув правой кнопкой мыши маркер комментария и выбрав «Пометить комментарий как выполненный» во всплывающем меню.
Навигация по комментариям
Если вы хотите только прочитать все комментарии в вашем документе, используйте кнопки «Назад» и «Далее» в разделе «Комментарии» на вкладке «Обзор».
Откройте панель просмотра
Мы кратко упомянули «Панель обзора» ранее в этом разделе. Эта панель позволяет просматривать все ревизии и комментарии в документе.
Чтобы открыть «Панель просмотра» вручную, нажмите кнопку «Панель просмотра» в разделе «Отслеживание» на вкладке «Просмотр». Обратите внимание, что на правой стороне кнопки «Панель просмотра» есть стрелка вниз. Нажав на эту кнопку, вы можете указать, отображать ли «Панель просмотра» вертикально или горизонтально. По умолчанию, если вы просто нажмете кнопку «Вертикально».
Панель обзора также может быть «отстыкована». Это означает, что панель можно удалить из Word и «плавать» над программой или за ее пределами. Для этого наведите указатель мыши на заголовок «Редакции» на панели, пока не появится значок перекрестия. Нажмите и перетащите панель в нужное место.
При вертикальном отображении «Панель просмотра» отображается слева от текста.
По горизонтали он отображается под текстом.
Чтобы перейти к комментарию в вашем документе, просто нажмите на него в «Панели просмотра», и курсор перейдет в это место в вашем документе.
Если вы просматриваете «Панель обзора» вертикально или горизонтально, нажмите кнопку «Х» в верхнем правом углу панели, чтобы закрыть ее.
Удалить комментарии
Мы показали вам, как пометить комментарий как выполненный, если вы обратились к нему и хотите его убрать. Однако, что, если вы больше не хотите комментировать? Вы можете легко удалить комментарии. Для этого выберите комментарий, щелкнув текст комментария, затем нажмите «Удалить» в разделе «Комментарии» на вкладке «Обзор».
Чтобы удалить все комментарии в вашем документе, нажмите нижнюю половину кнопки «Удалить» и выберите «Удалить все комментарии в документе» в раскрывающемся меню.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если на экране одновременно отображается более одного комментария, вы можете выбрать «Удалить все показанные комментарии», чтобы удалить все комментарии, которые вы видите в данный момент.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если выбран параметр «Показать все ревизии встроенный», вы можете удалить комментарий, щелкнув правой кнопкой мыши маркер комментария и выбрав «Удалить комментарий» во всплывающем меню.
Проверка оставшихся комментариев и отслеженных изменений в документе
Как только вы думаете, что обратились ко всем изменениям и комментариям в документе, вы можете проверить, не пропустили ли вы что-нибудь. Это можно сделать с помощью «Инспектора документов», который мы обсуждали на занятии 1.
Откройте «Инспектор документов», как мы показали на уроке 1. Установите флажок «Комментарии, редакции, версии и аннотации». Нажмите «Проверить» в нижней части диалогового окна.
Результаты проверки расскажут вам, что было найдено. В нашем случае были обнаружены только метки ревизий, поскольку мы удалили все комментарии в предыдущем разделе. Нажмите «Удалить все», чтобы удалить все комментарии и изменения из вашего документа.
Мы будем говорить о версиях в уроке 5, и аннотации доступны только при использовании Word на планшетном ПК.
Вы должны увидеть сообщение, что все элементы были успешно удалены. Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно, когда вы закончите удаление элементов.
Далее…
Это подводит нас к концу урока 3. У вас должно быть достаточно четкое понимание того, как использовать комментарии, чтобы задавать вопросы другим рецензентам, предоставлять обратную связь и объяснять ваши отслеженные изменения.
На следующем уроке мы расскажем, как запретить другим рецензентам вносить изменения в форматирование и как ограничивать типы изменений, которые они могут вносить. Затем мы завершим обсуждение тем, как защитить документ паролем, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.