Большинство людей, использующих почтовые клиенты, склонны к тому, чтобы электронные письма накапливались в их почтовых ящиках, но как только эти электронные письма составляют десятки тысяч, производительность Outlook может пострадать.
К счастью, вы можете научиться архивировать электронные письма в Outlook и, наконец, управлять этими старыми электронными письмами вручную или автоматически.
Как архивировать электронные письма в Outlook вручную
Если вы предпочитаете контролировать, когда ваши старые электронные письма архивируются и где они архивируются, вы можете выполнить этот процесс вручную. Вы можете вручную архивировать сообщения электронной почты в любой папке.
-
Откройте Outlook и выберите « Файл» > « Информация» > « Инструменты» > « Очистить старые элементы» .
-
Во всплывающем окне « Архив» выберите « Архивировать эту папку и все подпапки» , затем выберите папку, в которую вы хотите заархивировать элементы.
-
Выберите элементы архива старше, чем раскрывающийся список, затем установите дату, после которой вы хотите архивировать сообщения.
Вы также можете выбрать Обзор, чтобы определить уникальный файл PST, который вы хотите использовать для этого архива. Или вы можете оставить его как имя файла по умолчанию.
-
Выберите ОК . Outlook теперь будет архивировать сообщения в этой папке в соответствии с настройками, которые вы настроили.
-
Если вы предпочитаете архивировать сообщения во всех папках, а не в отдельных, выберите Архивировать все папки в соответствии с их настройками автоархивации . Если вы выберете это, вам нужно будет вернуться на вкладку «Главная», щелкнуть правой кнопкой мыши одну из папок, для которой вы хотите установить параметры автоархивации, затем выбрать « Свойства» .
-
В окне «Свойства» выберите вкладку « Автоархивация ».
-
Выберите « Заархивировать эту папку», используя эти параметры , затем настройте параметры на количество месяцев, которые вы хотите сохранить, и куда перемещать старые элементы.
Используя параметры AutoArchive, настройте как архивирование сообщений, когда вы включили AutoArchive, так и способ архивации сообщений, когда вы архивируете их вручную с использованием настроек AutoArchive.
Как вручную запустить автоархивирование
Вы можете активировать AutoArchive вручную или автоматически. Если вы уже настроили параметры автоархивации для всех своих папок, как описано выше, вы можете немедленно запустить процедуру архивирования.
Выберите « Файл» > « Информация» > « Инструменты» > « Очистка почтового ящика» , затем выберите « Автоархивирование», чтобы запустить процесс архивирования. При этом будут использованы параметры автоархивации, которые вы настроили для каждой почтовой папки.
Как автоматически активировать автоархивирование
Помимо ручного запуска процедуры архивирования, вы также можете настроить автоархив для регулярного запуска.
-
Выберите « Файл» > « Параметры» > « Дополнительно» > « Настройки автоархивации» .
-
В окне настроек AutoArchive выберите Run AutoArchive каждые и введите, как часто вы хотите запускать AutoArchive.
Вы можете настроить параметры, чтобы получать подсказки при запуске AutoArchive, и настроить его на удаление старых сообщений электронной почты или их перемещение в архивный файл PST на вашем компьютере.
-
Выберите OK, и AutoArchive будет запускаться с заданным интервалом, поэтому вам никогда не придется беспокоиться о том, что ваш почтовый ящик занимает слишком много места.
Используйте очистку Outlook для автоархивации в Outlook Web
В Outlook Web архивирование сообщений выполняется вручную. Функция под названием Outlook Sweep помогает поддерживать чистоту входящих сообщений.
Невозможно изменить возраст сообщений, которые вы архивируете, но, по крайней мере, функция очистки дает вам возможность архивировать все ваши входящие сообщения старше 10 дней. Это поможет вам автоматически поддерживать почтовый ящик в чистоте.
-
Откройте почтовый ящик, в котором вы хотите архивировать сообщения электронной почты. Выберите письмо, которое вы хотите заархивировать, затем выберите Sweep из меню.
-
На всплывающем экране выберите « Всегда перемещать сообщения старше 10 дней из папки INBOX» .
-
Выберите « Переместить в» и выберите « Архив» .