Большинство наших электронных писем , вероятно, считаются важными, но определенно не все. Возможность отличать важные сообщения от других, таких как спам или сообщения, которые не требуют нашего внимания, может существенно повлиять на время, затрачиваемое на просеивание электронных писем.
Большинство почтовых служб и программ используют так называемые приоритеты сообщений для определения того, что важно, а что не важно. Существует два основных способа использования приоритетов сообщений — вручную и автоматически, и, хотя это может показаться странным, вы даже можете пометить сообщение как низкоприоритетное или неважное.
Как это устроено
В зависимости от используемой вами почтовой службы и программы вы можете вручную пометить сообщение как важное или неважное. Когда вы будете готовы отправить электронное письмо, если оно включено, вы можете сказать, что электронное письмо важно и должно быть помечено получателем как таковое, или вы можете уменьшить его важность, чтобы он не чувствовал себя обязанным обратиться электронная почта сразу.
Сообщения электронной почты, имеющие наибольшую важность, могут быть выделены жирным шрифтом в папке «Входящие» или помечены красным, а менее важные сообщения могут быть выделены серым цветом или перемещены вниз по списку. Особенности зависят от почтовой программы получателя.
Некоторые провайдеры электронной почты автоматически устанавливают приоритет электронной почты, даже если отправитель не указал уровень важности. Он принимает уровень приоритета и фильтрует его в «Важном» разделе вашей папки «Входящие». Эта функция основана на прогнозируемом поведении и постоянно изменяется службой в зависимости от того, кому вы отправляете электронное письмо и генерируется ли сообщение автоматически или от реального человека.
Другие почтовые клиенты могут даже позволить вам изменить статус важности электронных писем. Это часто то, что нужно, если получатель всегда использует флаг высокого / важного приоритета, когда он не должен, но это также полезно, если вы хотите, чтобы все электронные письма от одного отправителя были помечены как важные, чтобы вы никогда не пропустили их.
Почему это важно
Что бы вы предпочли: почтовую программу, которая предупреждает вас каждый раз, когда вы получаете сообщение — даже спам — или ту, которая автоматически отфильтровывает то, что она считает неважной, и оставляет вам самые важные письма в отдельной папке или, еще лучше, в самом верху вашего почтового ящика?
Когда вы тратите меньше времени на просмотр неважных электронных писем, вы можете тратить больше времени на работу или ответы на электронные письма, которые требуют вашего внимания и внимания прямо сейчас. Это один из лучших способов не только лучше общаться и быть услышанным быстрее, но и легко видеть, что важно, когда вы получаете десятки или более новых сообщений каждый день.
Depending on the app you use, the email client might deliver notification of a new email only if it deems the message important. You can easily see how helpful this is to weed out all the non-critical emails from your notifications without actually deleting them.
Communicating the importance of a message is as important with email as it is in face-to-face contact, and it’s not much more difficult. All it takes is deciding between a high or low priority when you send the email.
How to Do It
Most email clients let you set the message priority when composing the email. It’s normally located in the compose box since you can set the important level on a per-email basis.
You can change a message’s priority, or allow for a special, filtered Important view, in all sorts of email clients and webmail services. Some examples include Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com, and Yahoo Mail.