В течение нескольких недель я искал простой в использовании веб-сайт или приложение, которое позволило бы мне хранить и хранить протоколы собраний. Традиционный подход к текстовым документам больше не является продуктивным способом занимать минуты. Простая печать на пустом файле не позволяет быстро сотрудничать, обновлять протоколы, и нет места для резервного копирования и просмотра последних минут.
Еще в январе мы рассмотрели 6 лучших бесплатных инструментов онлайн-собраний для совместной работы с вашей командой , но теперь я бы добавил Agreedo в качестве полезного инструмента для определения повестки дня, записи протоколов и отчетности.
Настройка встреч
Вы начинаете с того, что настраиваете собрание в Agreedo и отправляете приглашение членам группы войти на сайт, чтобы просмотреть и даже внести свой вклад в повестку дня собрания.
Вы можете настроить онлайн-встречи. онлайн-встречам встречам как Общедоступный — который виден всем — или Приватный, где он виден только людям, указанным в качестве участников. Вы можете выбрать «модерирование» минут, что означает, что только создатель собрания может добавлять или изменять элементы. Все остальные участники могут только добавлять комментарии.
Когда вы отправляете приглашения, приглашенные получат электронное письмо с вложением календарной даты, которое можно открыть в Outlook, Notes или iCal. Сам онлайн-инструмент работает во всех основных браузерах.
Подготовка к встрече
Agreedo предлагает четыре различных пункта повестки дня: информация, решение, задача и тема . Эти пункты на самом деле помогают вам увидеть, что является наиболее важной информацией для добавления в протоколы собраний. Обычно на собрании много дискуссий, а иногда и споров по очень важным вопросам, но для того, чтобы что-то было сделано, нужно определить и назначить задачи, и принять важные решения.
Поэтому, прежде чем проводить собрание, важно составить и расставить приоритеты в списке пунктов повестки дня для собрания. Если собрание состоит из одних и тех же членов команды, вы можете оставить протокол немодифицированным, чтобы другие могли добавлять элементы в протокол.
Элементы собрания можно перемещать, но, к сожалению, нет способа назначить время продолжительности каждому пункту повестки дня, хотя вы можете установить продолжительность для всего собрания.
Вы также можете поместить подпункты под каждым основным элементом, и каждый раздел элементов можно скрыть по мере их завершения на собрании.
Особенности совместной работы
Что самое полезное в Agreedo, так это то, что повестки дня публикуются онлайн, что позволяет сотрудничать. Члены команды также могут войти в Agreedo, либо зарегистрировавшись на сайте, либо используя свой вход в Google.
Если вы позволите немодифицированному протоколу, приглашенные участники могут изменить пункты повестки дня. Это хорошая идея, но более продвинутый процесс позволит изменять выбранные пункты повестки дня только избранным, а не каждому участнику, приглашенному на собрание.
Если вы выбрали модерирование собрания, это означает, что участники могут добавлять комментарии только к пунктам повестки дня. Даже такой тип сотрудничества полезен для повышения эффективности совещаний, поскольку вы можете начать получать информацию о совещании до его проведения. В дополнение к комментариям, добавляемым к элементам собрания, к пунктам повестки дня также можно прикреплять файлы. Ссылки на онлайн-ресурсы должны быть размещены в разделе комментариев. Там нет специального инструмента для URL-адресов.
Еще одна особенность, которую я хотел бы получить для Agreedo, — это настроить элемент «Решение», чтобы можно было публиковать прямые опросы, например, о дате события, сумме денег, которая будет потрачена на элемент бюджета, и других решениях для голосования, которые необходимо сделанный.
Проведение встреч
Когда вы проводите встречи, Agreedo включает встроенный таймер. Если вы проводите совещание в Интернете, участники могут использовать такой инструмент, как WebEx, для просмотра протоколов в Интернете. Либо участники могут войти в протокол собрания и обновить страницу по мере обновления минут во время собрания.
До и во время встречи вы можете назначать задачи и сроки выполнения отдельным лицам на встрече.
Особенности встречи
Что делает онлайн-инструмент, такой как Agreedo, более полезным, чем традиционные методы, так это то, что все минуты можно хранить в Интернете для просмотра, а также распечатывать или экспортировать в виде документа Excel. Вы также можете отправить ссылку на протокол онлайн. Участники могут получать по электронной почте напоминания о задачах, на которые они подписаны, а также просматривать все задачи, которые им назначены.
Также имеется функция «последующей встречи», которая позволяет вам проверять и переносить пункты повестки дня с предыдущей встречи на следующую. Это немного экономит время, особенно для людей, которым поручено уделять минуты и выполнять последующие действия.
Без сомнения, у многих пользователей Agreedo будут разные запросы на добавление функций для этого онлайн-сайта, но сейчас я просто рад, что он существует, потому что он давно назрел.
Agreedo в настоящее время абсолютно бесплатна без тарифных планов. Дайте нам знать, что вы думаете об этом сайте и что бы вы хотели добавить к нему.
Изображение предоставлено: Shutterstock