У вас есть много инструментов для создания и обмена документами. Создатели отчетов, редакторы документов и приложения электронной почты играют важную роль в ваших повседневных обязанностях.
Но всерьез ли вы рассматривали Документы Google?
Собственный пакет служебных программ Google для офиса имеет функции, которые помогут вам быстро, легко и быстро создавать, редактировать и обмениваться документами. Где бы вы ни находились и чем бы вы ни занимались, Документы Google могут сэкономить ваше время экономят ваше время экономят ваше время — и вам не нужно тратить ни копейки.
Давайте посмотрим на полезные функции Документов Google, которые могут работать для вас и вашей команды.
Используйте Google Docs для делового сотрудничества
Когда вы работаете в командной среде, сотрудничество является ключевым фактором. Google Docs имеет встроенные инструменты, которые облегчают совместную работу над любым документом.
Основной обмен документами
Если вы хотите поделиться документом с коллегой или командой, Документы Google упрощают его двумя различными способами.
Поделиться с Google Drive. Просто нажмите кнопку « Поделиться» в правом верхнем углу, чтобы начать. Если вы не назвали свой документ, вы увидите приглашение сделать это, прежде чем поделиться им.
Затем вы можете ввести имена из своих контактов Google или их адреса электронной почты, чтобы отправить им документ напрямую. Но, прежде чем отправить его, следует выбрать привилегии, нажав кнопку « Редактировать файлы» . Выбор общего доступа позволит другим пользователям редактировать, комментировать или просматривать ваш документ. Когда вы закончите, нажмите Готово .
Поделись ссылкой. Если вы хотите поделиться ссылкой на свой документ, нажмите « Получить доступную ссылку» во всплывающем окне, а не вводите свои контакты. Затем вы увидите похожие параметры, позволяющие другим пользователям редактировать, комментировать или просматривать документ. Затем просто скопируйте ссылку и вставьте ее в сообщение или окно чата, где вы хотите поделиться им.
Расширенные настройки общего доступа
У вас есть больше вариантов, когда у вас есть документ с конфиденциальной информацией или документ, к которому вы действительно хотите ограничить доступ.
Во всплывающем окне общего доступа нажмите « Дополнительно» в правом нижнем углу.
Затем вы можете запретить редакторам документа изменять доступ или приглашать других. Вы также можете запретить комментаторам и зрителям печатать, копировать или загружать ваш документ. Кроме того, вы можете изменить доступ, который вы установили изначально.
Если вы решили поделиться своим документом по электронной почте, вы можете сделать это в этом окне, нажать « Узнать больше», если у вас есть вопросы, или просто нажать « Готово», когда закончите.
Особенности комментариев
Комментарии являются истинным топливом для сотрудничества. Вы можете использовать комментарии, чтобы добавлять примечания к определенным частям, изображениям или словам в документе. Это полезно для лучшего редактирования, потому что вы можете провести реальное обсуждение содержания, прежде чем вносить какие-либо изменения.
Чтобы добавить комментарий, выберите часть, изображение или слово, к которому относится комментарий. Затем нажмите кнопку « плюс» , которая появляется на боковой панели документа, или кнопку « Комментарии» вверху. Введите заметку и нажмите кнопку « Комментарий» .
После добавления комментария он остается на стороне документа как неразрешенный. Это удобно, потому что когда принимается решение по элементу, вы можете нажать кнопку « Разрешить» , и комментарий исчезнет с экрана.
Если вы хотите просмотреть разрешенные комментарии или открыть их снова, просто нажмите кнопку Комментарии вверху. Любые комментарии, которые вы снова откроете, будут отображать эти действия как на экране документа, так и в разделе «Комментарии».
Дополнительные действия с комментариями позволяют редактировать, удалять или получать прямую ссылку на заметку. И когда вы нажимаете кнопку Комментарии сверху, у вас есть возможность получать уведомления по электронной почте. Вы можете получить уведомление для каждого комментария или только те, которые вас касаются. Предупреждения позволяют сэкономить много времени, потому что вам не нужно беспокоиться о том, чтобы пропустить.
История версий
Управление версиями документа является обязательной функцией для совместного использования и совместной работы над документом в режиме реального времени. Это особенно важно, когда команда имеет возможность редактировать документ.
Выберите Файл> История версий в меню. Затем вы можете назвать текущую версию отдельно от основного имени документа или просто просмотреть историю версий.
Если вы выберете Просмотр истории версий , откроется боковая панель и отобразится история документа. Вы можете нажать кнопку, чтобы показать только именованные версии или просмотреть их все. Для неназванной версии вы можете щелкнуть значок (трехточечный), чтобы добавить его, если хотите.
Для каждой версии в списке вы увидите дату и время ее редактирования. Вы можете нажать на одну из них, чтобы просмотреть ту версию, которая предлагает вам возможность восстановить ее в верхней части. Именованные версии очень полезны для длинных документов или документов со многими соавторами.
Используйте полезные шаблоны документов Google
Одним из лучших способов получить преимущество при создании бизнес-документа является использование шаблона. К счастью, в Документах Google есть много встроенных шаблонов, которые вы можете использовать. Кроме того, вы можете найти гораздо больше шаблонов Google Doc. Шаблоны из внешних источников. Вот некоторые из них, которые могут помочь вам создать хорошо отформатированные и профессиональные деловые документы.
Встроенные шаблоны
Чтобы просмотреть все встроенные шаблоны Документов Google, просто нажмите стрелки вверху рядом с « Галерея шаблонов» после входа в систему. После этого вы сможете увидеть те из них для работы, как предложения и заметки о встрече, которые относятся к вашей отрасли, например, к продажам или человеческие ресурсы, а также для деловых писем и резюме.
Выберите любой из шаблонов, и он откроется в окне редактора. Затем просто замените текст шаблона на свой, и все готово.
Дополнительные шаблоны
Если вы не видите встроенный в Google Docs шаблон, который соответствует вашим потребностям, вы можете проверить внешние параметры. Вот только несколько, чтобы вы начали.
Бизнес-план
В комплекте с содержанием того, что вы должны включить, этот шаблон бизнес-плана аккуратный и чистый. И, если вам нужна дополнительная помощь, выполните следующие действия для создания собственного бизнес-плана.
Письмо о прекращении
Когда вам нужно официальное письмо о расторжении, этот шаблон полезен. Он включает в себя место для логотипа вашей компании в верхней части и полезные подсказки для деталей, которые вы должны включить.
Повестка дня встречи
Если вы ищете простую повестку дня встречи с форматированием таблицы, это идеально. Он также включает места для предметов, которые ваши участники должны прочитать или принести, что очень удобно.
Добавьте Google Docs Business Дополнения
Если вы не знакомы с надстройками Google Docs, это инструменты, аналогичные расширениям браузера, которые вы можете добавить в приложение. Они варьируются от бизнеса до производительности и коммунальных услуг. Чтобы получить доступ к хранилищу надстроек , откройте документ Документы Google, нажмите « Надстройки» в верхнем меню, а затем — « Получить надстройки» .
Вот несколько дополнений, которые могут быть идеальными для ваших бизнес-задач:
Диаграмма LucidChart
Для блок-схем, диаграмм процессов и аналогичных визуальных , Lucidchart Diagrams — отличный инструмент. И, если вы уже используете онлайн-приложение, просто войдите в систему и получите доступ к своим диаграммам прямо из Документов Google. Или создайте бесплатную учетную запись, чтобы попробовать это.
HelloSign [Больше не доступно]
Если вы работаете с контрактами, соглашениями и другими документами, требующими подписи, взгляните на HelloSign. Зарегистрируйте бесплатную учетную запись, чтобы попробовать ее с тремя документами в месяц, а затем проверьте платную версию на неограниченное количество подписей.
Проверка согласованности
Когда вы создаете документы, содержащие несоответствия, это может быть плохо для бизнеса. Проверка целостности — это надстройка, которая сканирует ваш документ и проверяет наличие таких элементов, как переносы, сокращения и варианты правописания.
MindMeister
Являетесь ли вы картографом ума ? Если это так, то MindMeister — это инструмент для вас. Хотя вы, безусловно, можете использовать надстройку, такую как Lucidchart Diagrams, для ваших интеллектуальных карт, MindMeister делает это легко. Просто выделите текст в документе, откройте дополнение, и для вас будет создана интеллектуальная карта, которая будет автоматически вставлена в ваш документ.
Bkper [Больше не доступно]
Bkper — отличный инструмент для создания и обновления финансовых данных из ваших книг. Вы легко можете добавить новую книгу на веб-сайте Bkper, например, главную книгу, книгу учета или отчет о расходах. Затем с надстройкой вставьте детали в документ Google Docs.
Другие полезные дополнения
- Mail Merge : объединение документов в электронные письма и письма
- Supermetrics : вставьте свои бизнес-метрики в документ
Используете ли вы Google Docs для бизнеса?
Как вы можете видеть, в Документах Google есть встроенные функции, а также инструменты, которые вы можете использовать, чтобы сделать его полезным для деловых документов. Вы можете легко создавать, редактировать, совместно использовать и совместно работать над своим следующим деловым документом.
Вы уже используете Google Docs для бизнеса? Если да, есть ли у вас инструменты, советы или рекомендации, которые делают его еще более полезным в деловом мире? Поделитесь своими мыслями ниже!