Google Sheets является частью Google Suite и, безусловно, является одним из самых мощных бесплатных инструментов в вашем распоряжении. Это позволяет вам отслеживать, анализировать или регистрировать практически все, что вы можете себе представить. Что делает его еще более мощным, так это использование Google Scripts для расширения возможностей Google Sheets.
Кодирование в Google Sheets может показаться немного пугающим. Сначала вы можете подумать, что все, что содержит слово «сценарии», требует глубоких знаний в области программирования. На самом деле это не так.
Давайте рассмотрим несколько довольно интересных примеров сценариев Google Sheets, которые могут повысить вашу производительность.
Что такое сценарии Google Sheets?
Сценарии Google Sheets — это фрагменты кода, которые вы можете написать внутри своих таблиц Google, которые могут повысить эффективность ваших листов. Сценарии Google Sheets написаны на JavaScript, и, учитывая, что JavaScript становится все более популярным, вы, возможно, уже знакомы с ним.
Написание Google Scripts очень похоже на написание VBA в Microsoft Excel для создания программ. Сценарии в ваших листах Google работают на основе скрипта Служб Google, который также работает с другими службами Google. Вот четыре сценария, которые действительно демонстрируют мощь сценариев Google Sheets.
1. Создайте свои собственные пользовательские функции
Один из самых простых способов создания скрипта Google, который может значительно улучшить ваш опыт работы с Google Sheets, — это создание пользовательских функций . Google Sheets уже предлагает длинный список функций. Вы можете увидеть наиболее распространенные из них, нажав на значок « Меню» > « Функции» .
Нажав на дополнительные функции, вы увидите длинный список математических, статистических, финансовых, текстовых, инженерных и других функций. Тем не менее, Google Scripts дает вам возможность создавать собственные персонализированные формулы.
Например, скажем, вы часто импортируете информацию с цифрового термостата на вашей работе, но термостат настроен на Цельсий. Вы можете создать собственную формулу для преобразования в градусы Цельсия в градусы Фаренгейта, поэтому одним щелчком мыши вы можете автоматически конвертировать все эти импортированные значения.
Чтобы создать свою первую пользовательскую функцию, вам нужно открыть редактор скриптов. Для этого нажмите Инструменты> Редактор скриптов .
Вы увидите экран проекта, где вы можете написать свой код JavaScript.
Здесь замените то, что в этом окне, вашей собственной пользовательской функцией. Имя функции совпадает с именем, которое вы начнете вводить в ячейку в Google Sheets после символа «=», чтобы вызвать вашу формулу. Функция для преобразования Цельсия в градусы Фаренгейта будет выглядеть примерно так:
function CSTOFH (input) { return input * 1.8 + 32; } Вставьте указанную выше функцию в окно кода, затем выберите « Файл»> «Сохранить », присвойте проекту имя «CelsiusConverter» и нажмите « ОК» .
Это все, что нужно сделать! Теперь все, что вам нужно сделать, чтобы использовать новую функцию, это ввести знак «=», за которым следует ваша функция, с вводимым числом для преобразования:
Нажмите Enter, чтобы увидеть результат.
Это все, что нужно сделать. Вы можете быстро увидеть, как можно написать практически любую пользовательскую формулу, которая вам подходит для вашего Google Sheet.
2. Автогенерация диаграмм
В других статьях мы показали, как выполнять такие вещи, как запись данных с домашних Wi-Fi камер в электронную таблицу Google. Записывайте , или, может быть, вы используете Google Sheets с командой и другие люди вводят данные для вас.
Допустим, вы работаете над листом с новыми данными каждый месяц. Вы хотели бы автоматически создать диаграмму, используя данные в электронной таблице. Вы можете сделать это, создав функцию, которая создаст для вас новую диаграмму на основе данных в текущей электронной таблице, которую вы открыли.
В этом сценарии вы являетесь учителем, и в конце года у вас есть электронная таблица для каждого учащегося со списком ежемесячных результатов экзамена:
То, что вы хотели бы сделать, это запустить одну функцию на этом листе, которая будет генерировать график в считанные секунды. Вот как выглядит этот скрипт:
function GradeChart() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var sheet = spreadsheet.getSheets()[0]; var gradechart = sheet.newChart() .setChartType(Charts.ChartType.LINE) .addRange(sheet.getRange('A1:B11')) .setPosition(5, 5, 0, 0) .build(); sheet.insertChart(gradechart); }
Теперь откройте все электронные таблицы вашего ученика и нажмите на значок « Выполнить» в меню в Google Scripts, чтобы автоматически сгенерировать диаграмму.
Каждый раз, когда вы нажимаете на значок запуска, он запускает сценарий, который вы создали в «активной» электронной таблице (той, которую вы открыли на текущей вкладке браузера).
Для отчетов, которые вы должны генерировать часто, например, еженедельно или ежемесячно, такая автоматически генерируемая функция диаграммы может сэкономить вам много времени.
3. Создание пользовательских меню
Что делать, если вы не хотите, чтобы скрипт был открыт для автоматической генерации этой диаграммы? Что если вы хотите, чтобы эта функция была под рукой в системе меню, прямо в Google Sheets? Ну, вы тоже можете это сделать.
Чтобы создать собственное меню, необходимо указать электронной таблице, что каждый раз, когда он открывается, добавляйте новый элемент меню. Это можно сделать, создав функцию onOpen () в окне редактора скриптов над функцией Gradechart, которую вы только что создали:
function onOpen() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive(); var menuItems = [ { name: 'Create Grade Chart...', functionName: 'GradeChart' } ]; spreadsheet.addMenu('Charts', menuItems); }
Сохраните сценарий, а затем перезагрузите электронную таблицу. Вы обнаружите, что теперь ваш новый пункт меню отображается с именем, которое вы определили как в вашем скрипте. Нажмите на меню, и вы увидите пункт меню для вашей функции.
Нажмите на пункт меню, и он запустит функцию точно так же, как при нажатии на значок «Выполнить» внутри редактора сценариев Google!
4. Отправлять автоматизированные отчеты
Последний пример скрипта, который мы вам показываем, — это скрипт, который будет отправлять электронную почту из Google Sheets.
Это может пригодиться, если вы управляете большой командой людей. и у вас есть несколько писем на одну и ту же тему.
Возможно, вы провели обзор эффективности с отдельными членами команды и зарегистрировали комментарии для каждого пользователя в электронной таблице Google.
Было бы хорошо, если бы вы запустили один скрипт и автоматически отправили эти комментарии 50 или 60 сотрудникам без необходимости вручную создавать все эти отдельные электронные письма? В этом сила скриптов Google.
Подобно тому, как вы создавали сценарии выше, вы создадите сценарий, зайдя в редактор сценариев и создав функцию sendEmails () , например:
function sendEmails() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var startRow = 2; // First row of data to process var numRows = 7; // Number of rows to process var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 3) var data = dataRange.getValues(); for (i in data) { var row = data[i]; var emailAddress = row[1]; // Second column var message = row[2]; // Third column var subject = "My review notes"; MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message); } }
Допустим, у вас организована электронная таблица, как показано здесь.
Приведенный выше сценарий будет работать в каждой строке таблицы и отправлять электронное письмо на адрес во втором столбце с сообщением, которое вы ввели в третий столбец.
Функция sendEmail в Google Scripts является одной из самых мощных функций в Google Scripts, потому что она открывает целый мир автоматизации электронной почты, который сэкономит ваше время.
Этот скрипт демонстрирует реальную силу скриптов Google Apps, объединяя Gmail со скриптами Google Sheets для автоматизации задач. Несмотря на то, что вы видели сценарии, которые работают в Google Sheets, самое лучшее, что можно убрать — это сила сценариев во всем Google Suite.
Автоматизация — секрет успеха в продуктивности
Все эти автоматизированные сценарии Google Scripts должны показать вам, что с помощью нескольких простых строк кода Google Scripts может частично или полностью автоматизировать Google Sheets.
Эти функции могут быть настроены для запуска по расписанию, или вы можете запускать их вручную, когда захотите их запустить. Сценарии Google могут автоматизировать скучные задачи, такие как отправка электронных писем или счетов-фактур из листов Google . Ищете больше? Проверьте эти 3 сценария Google для автоматизации ваших документов