Слияние по почте — это инструмент Microsoft Word, который позволяет легко изменять одну часть документа с уникальными элементами данных. Например, скажем, вы хотите написать праздничное письмо и отправить его 20 людям. Вы можете написать письмо и создать почтовое слияние, чтобы напечатать его с 20 различными приветствиями (Дорогая Сью, Дорогой Джек, Дорогая Пегги и т. Д.). Почтовое слияние работает, связывая базу данных с вашим документом. База данных содержит уникальные элементы (Сью, Джек, Пегги и т. Д.), А документ представляет собой ваше письмо, счет, набор меток или другой файл. Объединение почты экономит ваше время и усилия, поскольку оно автоматизирует процесс ввода одного уникального фрагмента данных в документ .
Использование почты слияния
Вы можете использовать слияние по почте для создания любого типа печатного документа, а также электронных документов. Вот несколько примеров типов документов:
- Каталоги
- Товарно-материальные запасы
- Счета-фактуры
- Этикетки
- Конверты
- И, конечно же, письма
Помимо экономии вашего времени, слияние почты может повысить эффективность создаваемых вами документов. Например, настраивая буквы с определенными именами или другими элементами, вы представляете отполированное личное изображение.
Анатомия слияния
Как уже упоминалось выше, слияние почты состоит из двух основных частей: документа и источника данных или базы данных. Word упрощает вашу работу, позволяя вам использовать другие приложения Office, такие как Excel или Outlook, в качестве источников данных. Если у вас есть полный пакет Office, вы можете легко и удобно использовать одно из этих приложений в качестве источника данных. Например, вы можете использовать контакты, которые вы уже ввели в Outlook, избавляя себя от необходимости повторно вводить их в Word. Существующая электронная таблица Excel дает вам еще большую гибкость при работе с вашими данными.
Если у вас есть только Word, вы все равно можете использовать функцию слияния. Word имеет возможность создавать свой собственный полностью настраиваемый источник данных.
Настройка слияния
Слияние почты может показаться сложным и сложным. Однако Word упрощает настройку для общего использования с помощью мастеров, которые проведут вас через процесс связывания вашего документа с базой данных. Как правило, вы можете завершить весь процесс менее чем за 10 шагов, включая поиск и исправление ошибок. Это меньше, чем подготовка документа вручную, и займет гораздо меньше времени и хлопот.