Для некоторых людей их почтовые ящики удваиваются как хранилище файлов, и они сохраняют все полученные вложения. Вместо того чтобы удалять сообщения, когда проблемы были решены, они сохраняют их для справки … хотя они не знают, когда это произойдет. Это не самый эффективный способ архивации документов, и Microsoft OneDrive , вероятно, является лучшей альтернативой хранилища. Эти люди могут жаждать Inbox Zero, но их работа требует, чтобы они были частью списков рассылки, которые не всегда могут иметь к ним отношение. К счастью, Outlook предлагает несколько способов быстрого поиска сообщений для поиска определенных элементов. Давайте взглянем.
Как искать папки в Outlook
В Outlook 2016 есть выбор эффективных методов поиска и сортировки. Для пользователей, которые чувствуют себя более комфортно с обширной историей входящих сообщений, одним из самых полезных является папка поиска. Этот метод поиска и поиска позволяет пользователям создавать папку, содержащую просмотр электронной почты, которая соответствует выбранным критериям поиска, независимо от папки происхождения. Скажем, вы должны были выбрать «Счета» в качестве параметра поиска. Папка поиска объединяет любое электронное письмо, относящееся к этой теме, из любой папки в одно место. Помните, что папку поиска нельзя использовать для получения результатов из нескольких файлов данных Outlook. Outlook позволяет пользователю создавать пользовательские или предопределенные папки поиска.
Как создать собственную папку поиска
- В Outlook выберите папку на ленте навигации.
- Найдите новую группу и выберите « Новая папка поиска» .
- В списке « Выбрать папку поиска» выберите « Создать пользовательскую папку поиска» в разделе « Пользовательские ».
- В разделе « Настройка папки поиска» выберите « Выбрать», затем присвойте имя папке поиска.
- Выберите критерий , который позволяет назначать различные параметры поиска.
- Выберите Обзор , который представляет список существующих папок.
- Выберите папки, которые будут включены в поиск.
- Нажмите OK для всех открытых в данный момент диалогов.
На шаге № 5 раздел «Критерии» предоставляет средства для создания дополнительных фильтров для поиска. Каждый фильтр углубляется в сообщение, чтобы действительно сузить результаты поиска. В разделе «Сообщения» пользователи могут определять критерии на основе полей «От» и «До» и ключевых слов. Это смотрит на содержание и свойства. В разделе «Дополнительные параметры» параметры идут дальше и включают категории, которые вы настроили, вложения или даже уровни важности. Это смотрит на условия электронной почты или товара. В разделе «Дополнительно» вы можете по-настоящему добавить точные критерии поиска, чтобы сделать вашу папку поиска невероятно эффективной. Вот как:
- Выберите Определить больше критериев .
- Выберите поле , введите необходимые критерии, а затем выберите из представленного списка.
- Найдите поля « Условие» и «Значение» и выберите представленные параметры.
- Выберите Добавить в список .
- Нажмите OK, чтобы закончить.
На вкладке «Дополнительно» пользователи могут определить столько критериев, сколько пожелают. С этим вариантом следует поэкспериментировать, поскольку слишком много критериев может привести к тому, что поиск будет слишком узким, чтобы быть эффективным.
Как создать предопределенную папку поиска
- В Outlook выберите папку .
- В новой группе выберите « Новая папка поиска» .
- В списке « Выбрать папку поиска» выберите нужную папку поиска, например, « Почта», помеченная для отслеживания .
- Если доступно, используйте параметр « Настроить папку поиска», чтобы выбрать дополнительные критерии.
- Кроме того, используйте Настроить папку поиска и используйте поле Поиск почты в, чтобы определить почтовый ящик, который будет использоваться при поиске.
Как использовать вкладку поиска в Outlook
На ленте навигации Outlook есть возможность добавить вкладку поиска. Это дает вам постоянный арсенал параметров поиска, которые помогут вам разобраться в ваших сообщениях. Поиск по определенным папкам, помеченным сообщениям или по теме — вот некоторые из возможных вариантов.
Как добавить вкладку «Поиск» на ленту
- Щелкните правой кнопкой мыши на ленте Outlook.
- Выберите « Настроить ленту» .
- Выберите Дом (Почта), расположенный в списке справа.
- В списке « Выбрать команды» в списке слева выберите « Все вкладки» .
- Под инструментами поиска выберите Поиск .
- Между двумя списками нажмите кнопку Добавить, чтобы переместить Поиск из левого списка в правый список.
- Нажмите OK, чтобы закончить.
Как использовать Outlook Instant Search
Независимо от того, какую почтовую папку вы просматриваете, панель «Мгновенный поиск» присутствует всегда. Вы можете вводить различные слова, чтобы помочь вам фильтровать папку, например, имя или термин, и Outlook будет работать над отображением всех соответствующих элементов. Что вы, возможно, не знали, так это то, что вы можете помочь уточнить свой поиск с помощью логических операторов. Вместо «Джон Смит» вы можете ввести «Джон И Смит», чтобы отобразить сообщения, содержащие оба слова, но не всегда в одном и том же порядке. Другие логические операторы включают «=», «НЕ» и «ИЛИ».
Если вам не нравится быстрая прокрутка длинного списка элементов, Outlook 2016 не дает вам повода тратить время на поиск. По крайней мере, у вас есть альтернативы при управлении почтовыми отправлениями.
Какие методы вы используете? Дайте нам знать в комментариях ниже.
И вы можете посетить наш справочный центр Office 101 для получения дополнительных статей.