Не существует жестких и быстрых правил почтового этикета относительно размещения вашей подписи. Однако, как и в большинстве аспектов коммуникации, общая цель состоит в том, чтобы донести ваше сообщение четко и запоминающе, но не слишком навязчиво, поэтому помните о следующих рекомендациях.
Электронная почта Подпись Размещение
Получатели электронной почты обычно ожидают увидеть вашу подпись электронной почты прямо под концом вашего текста. Это делает его лучшим выбором для новых сообщений. В ответах, однако, сжатая версия или ее вообще нет — хороший вариант; В конце концов, получатель уже знает, кто вы. Это особенно важно в длинных темах с несколькими участниками, в которых повторяющиеся подписи могут стать громоздкими и раздражающими.
Настройки программы электронной почты
Настройки, установленные вами в почтовой программе, определяют, где и как будет отображаться ваша подпись.
- Если вы включите оригинальные сообщения, используя отступы и выборочные кавычки , ваша подпись будет отображаться в нижней части сообщения.
- Если вы лениво цитируете, то есть поместите ваше сообщение поверх исходного сообщения, ваша подпись обычно будет появляться между вашим сообщением и исходным сообщением, которое вы цитировали, чуть выше строки —Original Message— .
Разница между ленивым цитированием и выборочным цитированием часто зависит от используемого вами почтового клиента или стандартов вашей профессии. Например, пользователи Linux часто полагаются на выборочное цитирование, тогда как Microsoft Outlook по умолчанию использует ленивое цитирование.
Ошибки размещения электронной почты подписи, чтобы избежать
Остерегайтесь этих распространенных ошибок размещения, чтобы избежать путаницы:
- Подпись сверху, ответьте в строке ниже : Читатели обязаны не смотреть далеко за пределы подписи, с которой они сталкиваются Если ваша программа электронной почты настроена так, чтобы ваша подпись помещалась поверх цитируемого текста в ответах и пересылках, не пишите ничего в цитируемый текст. Скорее всего, получатели будут ломать голову над вашим пустым ответом — но, возможно, недостаточно долго, чтобы найти ваши ответы в указанной части. Вместо этого ответьте над подписью или переместите подпись в самый низ.
- Подпись в самом низу, ответьте всем сверху : получатели могут никогда не увидеть подпись или, если они это сделают, подпись может отправить их в поисках встроенного текста ответа, который они могли пропустить. Вместо этого переместите подпись выше указанной части и ниже вашего ответа.
Общие правила подписи
Помните эти советы при создании и использовании вашей подписи:
- Ваша подпись должна быть не длиннее четырех или пяти строк текста.
- Хотя не так часто, как это было раньше, многие подписи электронной почты используют стандартный разделитель подписи .
- Убедитесь, что длина подписи не превышает 75 символов.
- Подумайте дважды о включении изображений; некоторые почтовые программы обрабатывают встроенные изображения как вложения в зависимости от программы и того, как получатели устанавливают свои предпочтения.