За эти годы Microsoft Word стал одним из лучших текстовых процессоров в мире. Я уверен, что есть люди, которые не согласны с этим, особенно люди с Linux или Mac, которые на самом деле предпочли бы не отдавать должное Microsoft. Но, давайте посмотрим правде в глаза, Microsoft создала очень большой плацдарм в этой области, и за прошедшие годы они развили Microsoft Word до такой степени, что он чрезвычайно эффективен и прост в использовании.
Проблема, с которой некоторые люди сталкиваются с Microsoft Word, заключается в том, что он может быть не совсем эффективным или действенным для них. Разные люди имеют разные привычки, когда речь идет о письме, и разные люди, конечно, не все используют Word одинаково или по одним и тем же причинам.
Независимо от того, пишете ли вы письма, статьи, исследовательскую работу или следующий великий роман в мире, Microsoft Word может сэкономить вам много времени, если вы потратите несколько минут на настройку программного обеспечения для ваших конкретных привычек и использования.
Что я имею в виду под настройкой? Ну, здесь, в MUO, мы рассмотрели несколько способов, которыми вы можете настроить Word для своих целей. Джим рассказал о том, как использовать стили , и не так давно я показал вам, как использовать почтовые рассылки Microsoft Word чтобы автоматизировать вашу переписку. Это только два примера, но при написании документов есть множество других способов сэкономить время Microsoft Word. В этой статье я покажу вам 5 самых быстрых способов сделать это.
Использование сочетаний клавиш
Одной из наших лучших статей на эту тему здесь, в MUO, была статья Дэйва об универсальных сочетаниях клавиш для редактирования текста. универсальные сочетания клавиш для редактирования текста. универсальные сочетания клавиш для редактирования . Дэйв описал в основном все обычные ярлыки, о которых вы, возможно, уже слышали — такие вещи, как Control-C и Control-V для копирования и вставки. Но есть несколько действительно классных сочетаний клавиш, которые вы можете использовать в Word, которые не так известны, но которые могут сэкономить вам много времени в Microsoft Word.
Ознакомьтесь со статьей Дэйва для всего списка, но есть три фантастических, которые действительно стоит повторить здесь, особенно в том, что касается Word. Первый использует Shift-UP или Shift-DOWN, чтобы выбрать целые строки за раз. Многие люди используют Shift-влево или вправо, чтобы выбрать одно слово за раз в любом направлении, но выделение целых строк за раз вместо того, чтобы пытаться делать каждую букву за раз, значительно экономит время.
Конечно, иногда вам может не потребоваться выделять всю строку, но вы все равно можете сэкономить время, выбирая целые слова за раз, используя сочетание клавиш Shift-Cntrl-LEFT или Shift-Cntrl-RIGHT . Это будет перемещать выделение на слово за раз, позволяя вам выбрать сегменты предложения в мгновение ока.
Конечно, если вы имеете дело с большими разделами вашего документа и хотите вырезать, копировать или вставлять целые абзацы за раз, вы можете сделать это с помощью ультра-крутой последовательности Shift-Cntrl-UP или Shift-Cntrl-DOWN .
Если вы много пишете, это, безусловно, может сэкономить много времени, но если вы делаете редактирование, это может сэкономить еще больше. Как только вы начнете использовать эти сочетания клавиш, вы сэкономите так много времени, что удивитесь, как вы раньше обходились без использования Word.
Мастер Ключ F4
Клавиша F4 — единственная крутая, малоизвестная функция в Microsoft Word, которая, вероятно, также способна сэкономить больше всего времени. F4 — одна из тех «недокументированных возможностей», о которой вы удивитесь, почему никто не сказал вам об этом. По сути, точно так же, как Control-Z отменит ваше последнее действие или Control-Y отменит ваше последнее действие, волшебным ключом для повторения всей последовательности команд является F4.
Пока вы не начнете его использовать, очень сложно описать, насколько мощна эта функциональная клавиша в Word, но я приведу здесь несколько примеров.
Допустим, вы написали документ и включили заголовки для каждого раздела, но забыли добавить форматирование, или, возможно, вы вставили текст из Блокнота без форматирования. Вы хотите просмотреть документ, выделить каждый заголовок и отформатировать его так, как вам нужно.
Вы можете потратить время на это, просматривая документ и выполняя 3 или 4 клика, которые требуются для выполнения задачи, или вы можете просто выполнить эти задачи в одном заголовке, затем выделить следующий заголовок и нажать клавишу F4. Это повторяет последовательность событий, которые вы выполнили в последнем выборе, но только с одним нажатием клавиши. Теперь все, что вам нужно сделать, это выделить каждый заголовок и нажать F4.
Умножьте время, которое потребовалось бы для навигации по меню на заголовок, и вы увидите, сколько времени вы можете сэкономить.
Вот еще один пример. У вас есть несколько изображений в документе, и вы хотите разместить границу вокруг них. Обычно вам нужно выделить изображение, нажать « Формат изображения » и выбрать цвет сплошной линии.
Используя технику F4, вы можете просто выполнить это действие на первом изображении, а затем нажать на каждое последующее изображение и нажать F4. На этих изображениях происходит одинаковое форматирование.
Вы можете себе представить, насколько быстрее начать щелкать изображения и нажимать клавишу F4, а не перемещаться по этим меню снова и снова для каждого изображения.
Сделать шаблоны
Если вы никогда не использовали шаблоны в Word, нет лучшего времени, чем сейчас, чтобы попробовать. Использование шаблонов может сэкономить вам много времени, позволяя создавать одинаковые части документов, чтобы вы могли повторно использовать эти документы и не создавать их заново.
Люди действительно могут увлекаться шаблонами. Пользователи создали календари, шаблоны управления проектами, шаблоны квитанций для бизнеса и многое другое. Вы даже можете найти тонны бесплатных шаблонов в Интернете. , но самое главное, вы можете сохранить свои собственные шаблоны. Одним из примеров использования этого было бы создание заголовка письма, которое вы можете использовать всякий раз, когда вам нужно отправить корреспонденцию.
Создайте свой шаблон, который по сути аналогичен созданию документа Word, но сохраните его, используя тип файла .dotx, и сохраните его в папке «Шаблоны», чтобы вы могли легко найти его в будущем.
Если вы перестанете думать обо всех документах, которые вы создаете ежедневно, взгляните на области документа, которые всегда одинаковы. Попробуйте создать шаблон для этого документа со всеми общими разделами. В следующий раз все, что вам нужно сделать, это открыть Microsoft Word, загрузить файл шаблона, а затем заполнить области, которые вам нужно заполнить — и все готово за короткое время.
Настройте автозамену
Вы когда-нибудь набирали текст, а затем пытались создать список элементов, которые начинаются с строчных букв, а Microsoft Word не разрешит? Это магия автозамены. Это раздражает легионы пользователей Microsoft Word, но настроено и используется правильно, автозамена может сделать процесс написания намного менее болезненным — исправление всех ошибок, которые вы обычно делаете во время написания.
Вы можете найти область для настройки автозамены, нажав кнопку Windows и выбрав « Параметры Word ».
В меню «Параметры» выберите « Проверка » в меню навигации, а затем нажмите кнопку « Параметры автозамены ».
В Автозамене вы можете включить или включить все те функции, которые либо раздражают, либо помогают вам. Многим людям не нравится, когда Word использует первую букву предложений. Выключи это. Но рассмотрите ошибки, которые вы обычно делаете, и включите эти функции, потому что они действительно могут помочь. Также внимательно посмотрите на список « заменить текст » пунктов.
Настройте список для автофиксации видов символов и слов, которые вы обычно используете. Это сэкономит вам много времени, если вы все сделаете правильно. Например, я написал много статей о правительственных учреждениях, таких как ФБР и ЦРУ. Я знаю, что это кажется незначительным, но необходимость удерживать клавишу Shift, пока я набираю названия агентств алфавитного супа, становится немного утомительной. Я могу сохранить тип, добавив правило автозамены, чтобы «cia» автоматически становилось «CIA».
Вероятно, есть много слов или сокращений, которые вы используете в своей работе или письме, которые вам постоянно приходится использовать для своей выгоды или форматировать определенным образом. Используйте функцию автозамены текста, чтобы Word выполнил всю тяжелую работу за вас, а вы можете набирать текст как можно быстрее.
Настройка ленты и панели быстрого доступа
Не так давно Saikat написал отличную статью о настройке панели ленты Word. ленты . Я настоятельно рекомендую прочитать эту статью, чтобы изучить все способы настройки меню Word.
Пример, показанный ниже, является одним из самых простых способов сэкономить массу времени в Word, добавив наиболее часто используемые команды на панель быстрых ссылок.
Вы можете попасть туда, зайдя в Word Options снова и щелкнув опцию « Customize » на боковой панели. Вы можете видеть область слева, где вы можете добавлять или удалять команды из каждого элемента панели ленты, как Saikat показывает в своей статье, но вы также можете использовать опции справа, чтобы выбрать конкретные команды, которые вы хотите добавить в панель быстрых ссылок.
Панель быстрых ссылок отображается на каждой странице меню, независимо от того, какая страница меню выбрана на панели ленты. Это делает панель быстрых ссылок самым быстрым местом для поиска тех функций и команд Word, которые вы используете чаще всего, поэтому загружайте их полностью и загружайте с умом.
Всегда кажется, что есть что-то новое, чтобы узнать о Microsoft Word. Надеемся, что пять советов, предлагаемых в этой статье, помогут вам лучше и быстрее использовать эти функции. Написание — это процесс, который может занять достаточно много времени, и нет никаких причин, по которым используемый вами текстовый процессор должен мешать. Единственное, что он должен сделать, это сделать ваши письменные задания быстрее и проще.
Вы нашли интересные экономящие время Microsoft Word? Какие ярлыки и интересные трюки вы обнаружили, чтобы облегчить написание? Поделитесь своими собственными советами в разделе комментариев ниже.
Image Credit: компьютерная офисная клавиатура — Shutterstock