Фильтрация данных в электронной таблице означает возможность отображения только определенных данных. Эта функция полезна, когда вы хотите сосредоточиться только на конкретной информации в большом наборе данных или таблице. Фильтрация не удаляет и не изменяет данные; это только изменяет, какие записи появляются на вашем экране.
Эта статья относится к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Excel для Office 365.
Как работает фильтрация
Фильтры работают с записями или строками данных на рабочем листе. Заданные вами условия сравниваются с одним или несколькими полями в записи. Если условия соблюдены, отображается запись.
Например, скажем, что вы менеджер по продажам и хотите создать программу, которая объединит ваших неэффективно работающих продавцов с высокопроизводительными в наставнических отношениях. Вы можете использовать фильтр, чтобы найти продавцов с самыми высокими и самыми низкими показателями на основе их общих продаж.
В этом примере вы будете фильтровать числовые данные, которые могут быть основаны на:
- Соответствуют ли данные определенному числу
- Являются ли данные больше или меньше определенного числа
- Данные выше или ниже среднего значения данных в целом
Вы также можете фильтровать текстовые данные, которые могут быть основаны на:
- Соответствуют ли данные определенному слову
- Являются ли данные словом, содержащим одну или несколько букв
- Являются ли данные словом, которое начинается или заканчивается определенной буквой алфавита
Как фильтровать данные в Excel
Если вы хотите отфильтровать данные в электронной таблице Excel, вот как это сделать.
-
Откройте электронную таблицу, содержащую данные, которые вы хотите отфильтровать.
-
Если вкладка «Главная» еще не отображается, на ленте выберите « Главная» . В группе « Редактирование » выберите « Сортировка и фильтр» > « Фильтр» .
-
Каждый заголовок в вашей электронной таблице теперь отображает небольшую стрелку раскрывающегося списка. Выберите стрелку для фильтрации по информации в этом столбце. Откроется диалоговое окно фильтрации.
-
Выберите Числовые фильтры или Текстовые фильтры, чтобы просмотреть параметры фильтрации ваших данных.
-
Продолжая приведенный выше пример, в качестве менеджера по продажам вы хотите выбрать тех продавцов, чьи доходы за 4 квартал составили более 19 500 долларов. В меню параметров выберите « Больше, чем» .
-
В диалоговом окне « Пользовательский автофильтр » в поле « Больше, чем» введите 19 500 . Выберите ОК .
-
В Excel отображаются только записи, значения Q4 которых превышают 19 500 долларов США.
Обратите внимание, что в левом столбце чисел есть двойные строки между номерами строк, если между этими строками не отображаются строки данных. Также обратите внимание, что стрелка вниз в заголовке Q4 теперь отображает значок фильтра, показывающий, что данные фильтруются на основе данных в этом столбце.
-
Если вы хотите отфильтровать данные другим способом, вернитесь к шагу 5 и выберите другой выбор из меню. Затем следуйте подсказкам на экране, чтобы отфильтровать данные так, как вы хотите.
-
Чтобы удалить фильтр, выберите ту же стрелку фильтра и выберите « Очистить фильтр» .
Лучшие практики для фильтрации
Избавьте себя от лишних хлопот, следуя рекомендациям по работе с отфильтрованными данными:
- Если для этого нет веских причин, не сохраняйте общую таблицу с активными фильтрами. Другие пользователи могут не заметить, что файл отфильтрован.
- Хотя вы можете фильтровать несколько столбцов одновременно, эти фильтры являются аддитивными, а не исключительными. Другими словами, отфильтровав список контактов, чтобы показать всех в штате Калифорния и старше 60 лет, мы получим всех, кому за 60 в Калифорнии. Такой фильтр не покажет вам всех 60-летних или всех калифорнийцев в вашей таблице.
- Текстовые фильтры работают только так, как позволяют базовые данные. Несовместимые данные приводят к вводящим в заблуждение или неверно отфильтрованным результатам. Например, фильтрация для людей, которые живут в Иллинойсе, не будет ловить записи для людей, которые живут в «IL» или в «Иллинойсе» с ошибкой.
Будьте осторожны при сортировке отфильтрованных данных. Сортировка частично отфильтрованных данных может привести к реструктуризации файла данных, что может привести к дополнительным проблемам. Если вам необходимо отсортировать отфильтрованный набор данных, скопируйте отфильтрованные данные на новый лист и затем отсортируйте их.