Ввиду того, что сейчас так много компаний предпочитают проводить важные встречи в Интернете , быть активным и ценным участником онлайн-встреч стало важным навыком на рабочем месте. Онлайн-встречи создают прекрасную возможность для обмена идеями между рассредоточенными сотрудниками, которые могут не иметь возможности лично общаться на регулярной основе, устанавливая их в качестве ценных членов команды и создавая дух товарищества среди сотрудников. Приведенные ниже советы помогут вам узнать больше о том, как принять участие в онлайн-собрании .
Быть вовремя
Если что-то мешает вам вовремя посетить онлайн-собрание, сообщите об этом организатору. Помните, что программное обеспечение для онлайн-собраний позволяет участникам узнать, кто и когда входит в систему. Это означает, что вы не сможете присоединиться к собранию на полчаса позже, если вас не заметят. Опоздание на онлайн-встречу так же неуважительно, как опоздание в зал заседаний.
Сделать перерыв заранее
Онлайн-встречи обычно не проходят часами, поэтому у вас нет естественного перерыва, чтобы оправдаться. Кроме того, встречи, проводимые в Интернете, имеют тенденцию к быстрому росту, и люди могут даже неохотно или раздражаться из-за необходимости останавливаться и ждать, пока вы не вернетесь, чтобы они продолжили обсуждение. Поэтому возьмите стакан воды или сходите в туалет перед встречей. Кроме того, не крадитесь из собрания, не сообщая никому; Вы никогда не знаете, когда кто-то может задать вам вопрос. Если у вас возникла чрезвычайная ситуация, сообщите организатору встречи, что вы должны выйти на несколько минут, и вы сообщите им, когда вернетесь. Лучший способ сделать это — воспользоваться средством чата в онлайн-приложении для совещаний, чтобы вы не мешали докладчику .
Сохраняйте профессиональное поведение
Хотя вы, возможно, посещаете вашу онлайн-встречу, не выходя из своего рабочего стола или даже дома, ваш тон должен быть не менее формальным, чем если бы вы были в зале заседаний, в окружении ваших сверстников и начальников. Это означает, что вы должны держать любые комментарии о ваших кошках или детях в страхе, даже если они находятся в соседней комнате. Это показывает, что вы заслуживаете доверия профессионал, способный разделить свой дом и работу, даже если они находятся под одной крышей.
Не планируйте просто слушать
Просто потому, что собрание в сети, вы не можете работать над чем-то другим, пока только слушаете. Если вы были приглашены на собрание, это потому, что докладчик ценит ваш вклад. Даже если у вас мало шансов для участия, вы все равно должны активно делать заметки. У онлайн-встречи, в которой вы работали над чем-то другим, может быть что-то, что окажется для вас важным. Если вам нужно закончить какую-либо работу в тот же день, что и собрание, либо укажите, что вы не можете присутствовать на собрании в этот день, либо организуйте себя достаточно хорошо, чтобы вам не пришлось проходить через него.
Сделайте это, чтобы принять участие
Если вы задаете вопрос во время сессии вопросов и ответов, делитесь достижениями вашей команды или любой другой подходящей историей или идеей, запланируйте свое мнение на встрече. Любой хороший ведущий попросит внести свой вклад во время встречи и не будет тратить все время на разговоры в команде. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы показать, что вы не только посещаете, но и обращаете внимание. Скажите свое имя, прежде чем говорить, чтобы участники знали, кто обращается к ним. Имейте в виду, что вы должны говорить уверенно и четко, как и во время личной встречи. Если ваш бизнес не на неформальном языке, воздержитесь от его использования, даже если онлайн-настройка может показаться более неформальной, чем личная.
Практика до встречи
Если вас попросили поделиться слайдом или сделать презентацию во время встречи, вы должны убедиться, что она не только соответствует стандартам, требуемым организатором, но и практиковала доставку своих материалов. Если это ваша первая онлайн-встреча с использованием определенного программного обеспечения , спросите организаторов встречи, могут ли они провести пробный прогон с вами, чтобы убедиться, что вы можете использовать это программное обеспечение. Если вы уже знакомы с программным обеспечением, просто попрактикуйтесь в презентации. Знайте, что вы собираетесь сказать, и не читайте реплики во время презентации. Чтение определенных фактов и цифр — это хорошо, но вы не хотите звучать как те операторы телемаркетинга, которые звонят вам по телефону. Убедитесь, что ваша презентация проходит гладко и гладко.
Не говори вне очереди
Если это чья-то очередь представить, пусть они заканчивают без перерывов. Подождите, пока они не будут сделаны, а затем прокомментируйте или задайте вопросы. Если докладчик не указал, что участники могут прервать презентацию, воздержитесь от выступления, когда наступит чья-то очередь. В противном случае встреча будет не только отложена, но и не по теме. Имейте в виду, что те, кто участвует в онлайн-встречах, не имеют возможности дать визуальные подсказки, о которых они хотели бы говорить, что позволяет докладчику аккуратно подвести итог, который он хочет сделать, прежде чем принимать комментарий или вопрос. Таким образом, любое прерывание будет громким, нарушая естественный поток встречи.
Следуя приведенным выше советам, вы можете быть уверены, что вас не только считают профессионалом, но и знают, как вести себя на онлайн-совещании. Хотя Интернет рассматривается многими как довольно неформальная среда, когда он используется на рабочем месте, он по-прежнему требует тех же самых вежливостей, которые вы имели бы при работе с коллегами лицом к лицу.