Встречи являются нормальной частью жизни в деловом мире. К сожалению, не все встречи успешны в их целях. Часто это происходит из-за отсутствия организации встреч.
С помощью следующих бесплатных шаблонов собраний вы можете легко подготовить, записать и подвести итоги ваших собраний для достижения эффективного общего результата.
1. До встречи
Одной из наиболее важных частей организации любой встречи является повестка дня. Это позволяет организатору встречи предоставить участникам цель, вопросы для обсуждения, а также кто будет присутствовать. Кроме того, повестка дня, которая включает раздел подготовки, может быть полезной. Это позволяет вам включать документы и другие материалы, которые необходимы для обсуждения.
Как можно больше подготовить участников к встрече — это часть вашей работы в качестве координатора. Кроме того, он поддерживает организацию и продвижение
Шаблон
Этот шаблон Microsoft Word от TidyForms является привлекательным, профессиональным и продуманным вариантом. Он обеспечивает чистый внешний вид на основе таблиц как для удобного чтения, так и для простого сканирования. Шаблон начинается с основных сведений о собрании, таких как заголовок, координатор, дата, время и место.
В следующем разделе вы опишите цель встречи. Это ключевая часть повестки дня, позволяющая всем участникам иметь четкое представление о цели встречи. Обычно достаточно одного-двух предложений, если оно сжато.
В третьем разделе вы можете перечислить участников собрания вместе с их отделом, адресом электронной почты и номером телефона. Конечно, поля являются необязательными, в зависимости от бизнеса и вашей компании.
Далее вы перечислите пункты повестки дня встречи с темой, владельцем и временем. Это снова позволяет участникам подготовиться к своей части встречи. Вы также можете следить за своей встречей, перечисляя время, отведенное для каждой темы.
Наконец, вы закончите раздел подготовки. Вы должны включить и прикрепить элементы, такие как документы, диаграммы или электронные письма, в качестве примеров, и кто отвечает за предоставление каждого из них.
Каждый раздел этого шаблона повестки дня служит своей цели и позволяет собирать людей и материалы, а также устанавливать ожидания для вашей встречи.
2. Во время встречи
Запись заметок во время встречи является следующей ключевой обязанностью координатора, хотя вы должны стремиться назначить конкретного записывающего. В любом случае, для достижения цели встречи необходимо делать точные записи о встречах.
Эти заметки служат напоминанием о последующих действиях, действиях, проблемах и выводах для всех участников. Таким образом, если вы используете шаблон , делать эти заметки будет намного проще.
Шаблон
Шаблон повестки дня от TidyForms выше поставляется со второй страницей для протокола встречи. Формат этой страницы такой же, как и у повестки дня, и три из четырех разделов абсолютно одинаковы.
Единственное отличие состоит в том, что элементы действий заменяют раздел подготовки, и есть раздел последующих действий для следующего собрания. Если вы заинтересованы в последовательном взгляде на ваши планы и минуты, то это отличный способ.
Тем не менее, существует другой шаблон для Word с веб-сайта Microsoft Office, который предлагает немного больше организации ваших заметок. Вы увидите, что этот шаблон имеет основную информацию о собрании вверху, как и большинство.
Но то, что он предлагает, — это раздел для каждой темы, обсуждаемой во время встречи, и все детали, которые относятся к этой конкретной теме, прямо под ней. Этот макет более структурирован, так как вы можете включить тему, выделенное время, докладчика, то, что обсуждалось, выводы и итоговые пункты действий по каждому пункту повестки дня в одном месте . Принимая во внимание, что у шаблонов минут TidyForms есть отдельный раздел внизу для всех элементов действий без особых подробностей.
Еще одной полезной функцией этого шаблона является раздел в самом конце, который позволяет добавлять специальные заметки. Это может быть очень полезно, когда появляются дополнительные элементы, которые могут не относиться к конкретной обсуждаемой теме.
Вы также можете включить имена людей, которые неожиданно появляются на вашем собрании, в разделе « Наблюдатели ».
3. После встречи
Теперь, когда ваша встреча закрыта, пришло время предоставить вашим участникам продолжение. В этом резюме встречи должны быть кратко изложены сделанные заметки о встрече и ожидаемые действия.
Имейте в виду, что отправка рассылки резюме — это всегда хорошая идея, даже если на собрании не было никаких действий. Резюме собрания может служить справочным материалом для аналогичных встреч и тем или вопросов, которые всплывают на поверхность.
Шаблон
Этот шаблон из Template Lab является хорошим вариантом. Просто заполните заголовок собрания, дату, участников, местоположение и разделы для заметок вверху. Затем используйте таблицу, чтобы включить ваши наблюдения.
В разделе « Вопросы» можно включить соответствующую тему повестки дня: « По добавлению докладчика», а в разделе « Обсуждение» перенести те же подробности из заметок о собрании. Добавьте Ответственный , Крайний срок , и вы настроены.
Вы также можете использовать это, чтобы постоянно следить за выполнением действий. Например, вы можете добавить столбец в таблицу и отметить X или дату рядом с завершенными действиями.
Кроме того, вы можете вычеркнуть целый ряд, чтобы показать его завершение. Затем сохраните с новым именем или датой и отправьте участникам, пока все элементы не будут закончены.
Если на вашем собрании не было элементов действий, вы все равно можете использовать этот шаблон для предоставления сводки собрания. Заполните таблицу соответствующими деталями, а затем в поле Крайний срок введите индикатор того, что оно было заполнено или не применимо.
Если вам понравился этот шаблон, вы можете загрузить его со страницы протокола собрания лаборатории шаблонов . Затем прокрутите вниз до Шаблон заметок 17, чтобы загрузить этот шаблон.
Сделайте вашу встречу успешной
Бизнес-шаблоны могут быть полезны и для встреч они могут сэкономить время. Вы должны сосредоточиться на цели и содержании встречи, а не на создании документов. Так что для вашей следующей встречи проверьте эти удобные шаблоны для хорошо выполненного результата.
Если у вас есть дополнительные предложения по организации встреч, которыми вы хотели бы поделиться, пожалуйста, прокомментируйте ниже!
Кредиты изображений: Rawpixel.com/Shutterstock