Функция слияния в Microsoft Word и Excel упрощает процесс отправки одного и того же документа — но с персонализированными изменениями — нескольким получателям. При объединении почты один документ (например, письмо) объединяется с документом источника данных , таким как электронная таблица . Вот как это сделать.
Инструкции в этой статье относятся к Word для Office 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.
Подготовьте данные для слияния
Функция слияния Word прекрасно работает с данными из Excel. Хотя вы можете создать источник данных в Word, возможности использования этих данных ограничены. Если у вас есть данные списка рассылки в электронной таблице, не вводите информацию повторно в источник данных Word.
Любой лист Excel может быть в функции слияния Word без какой-либо специальной подготовки. Однако подготовьте рабочий лист для оптимизации процесса слияния .
Организовать данные электронных таблиц
Организуйте данные списка рассылки Excel в строки и столбцы. Думайте о каждой строке как об одной записи, а каждый столбец — как о поле, которое вы собираетесь вставить в документ.
Если вам нужен переподготовка, ознакомьтесь с нашим руководством по вводу данных в Excel .
Создать строку заголовка
Создайте строку заголовка для листа, который вы собираетесь использовать для слияния. Строка заголовка — это строка, содержащая метки, которые идентифицируют данные в ячейках под ним. Чтобы в Excel было легко различать данные и метки, используйте жирный текст, границы ячеек и затенение ячеек, уникальные для строки заголовка.
Позже, когда вы объединяете данные списка рассылки с основным документом, метки появляются как имена полей слияния. Это исключает путаницу в отношении того, какие данные вставляются в ваш документ.
Пометьте столбцы на листе Excel. Это помогает предотвратить ошибки в будущем.
Поместите все данные на одном листе
Данные списка рассылки, которые вы собираетесь использовать для слияния, должны быть на одном листе. Если он распределен по нескольким листам, объедините листы или выполните несколько слияний. Кроме того, убедитесь, что листы имеют четкие названия , так как вы должны выбрать тот, который вы собираетесь использовать, не имея возможности просматривать его.
Связать источник данных в слиянии
Вот как можно связать ваш подготовленный лист Excel, содержащий список рассылки, с документом Word:
-
В Word выберите Рассылки > Начать слияние .
-
Выберите вид слияния, который вы хотите запустить.
-
Перейдите на вкладку « Почтовые рассылки » и выберите « Выбрать получателей» > « Использовать существующий список» .
-
Найдите файл Excel и нажмите « Открыть» .
-
Если Word предложит вам, выберите Sheet1 $ > OK .
Если в Excel есть заголовки столбцов, установите флажок Первая строка данных содержит заголовки столбцов .
Изменить список рассылки
Когда ваша электронная таблица Excel подключена к документу слияния, который вы создаете в Word, пришло время редактировать документ Word.
В настоящее время вы не можете вносить изменения в свой источник данных в Excel. Чтобы внести изменения в данные, закройте документ в Word, прежде чем открывать источник данных в Excel.
Вставьте поля слияния в ваш документ
В Word выберите « Почтовые рассылки» > « Вставить поле слияния», чтобы извлечь информацию из электронной таблицы в документ. Выберите поле, которое хотите добавить (имя, фамилия, город, штат или другое), затем нажмите « Вставить» .
Просмотр документов слияния
Word не переносит форматирование из источника данных при вставке полей слияния в документ. Если вы хотите применить форматирование, например курсив, полужирный или подчеркивание, сделайте это в Word.
При просмотре документа с полями выберите двойные стрелки на обеих сторонах поля, где вы хотите применить форматирование. При просмотре объединенных данных в документе выделите текст, который вы хотите изменить.
Любые изменения форматирования распространяются на все объединенные документы, а не только на отдельные.
Предварительный просмотр объединенных документов
Для предварительного просмотра объединенных документов перейдите на вкладку « Почтовые рассылки » и выберите « Предварительный просмотр результатов» . Эта кнопка работает как тумблер, поэтому, если вы хотите вернуться к просмотру только полей, а не данных, которые они содержат, нажмите ее еще раз.
Перемещайтесь по объединенным документам с помощью кнопок на вкладке «Почтовые рассылки». Это слева направо: Первая запись , Предыдущая запись , Перейти к записи , Следующая запись и Последняя запись .
Прежде чем объединять документы, просмотрите их все или столько, сколько сможете, чтобы убедиться, что все объединено правильно. Обратите особое внимание на пунктуацию и интервалы вокруг объединенных данных.
Завершение документа слияния
Когда вы будете готовы объединить документы, у вас есть два варианта:
- Печать документов : объедините документы с принтером. Если вы выберете эту опцию, документы будут отправлены на принтер без каких-либо изменений. Для этого выберите Рассылки > Готово и объединить > Печать документов .
- Редактирование отдельных документов : если вам необходимо персонализировать некоторые или все документы (альтернатива — добавить поле заметки в источник данных для персонализированных заметок) или внести другие изменения перед печатью, отредактируйте каждый отдельный документ. Для этого выберите Рассылки > Готово и объединить > Редактировать отдельные документы .
Какой бы метод вы ни выбрали, вам предоставляется диалоговое окно, в котором вы можете сказать Word слить все записи, текущую запись или диапазон записей. Выберите записи, которые вы хотите распечатать, затем нажмите OK .
Если вы хотите объединить диапазон, введите начальный номер и конечный номер для записей, которые вы хотите включить в объединение, затем нажмите OK .