Вы можете распечатать почтовые ярлыки из Excel в считанные минуты, используя функцию слияния в Word .
Благодаря аккуратным столбцам и строкам , способностям сортировки и функциям ввода данных Excel может стать идеальным приложением для ввода и хранения информации, такой как списки контактов. Создав подробный список, вы можете использовать его с другими приложениями Microsoft Office для выполнения многочисленных задач.
Эти инструкции применимы к Excel и Word 2019, 2016 и 2013, а также к Excel и Word для Office 365.
Подготовьте рабочий лист и введите данные
Чтобы создавать почтовые метки из Excel, вам нужно добавить описательные заголовки столбцов, чтобы все печаталось правильно. Например, у вас могут быть следующие заголовки столбцов:
- Должность (г-н / г-жа / доктор наук)
- Имя
- Фамилия
- Адрес улицы
- город
- высказывать
- Индекс
-
Введите заголовок в первой ячейке каждого столбца, описывающего данные. Создайте столбец для каждого элемента, который вы хотите включить в метки.
LifeWire
-
Введите имена и адреса или другие данные, которые вы планируете напечатать на этикетках.
Убедитесь, что каждый элемент находится в правильном столбце.
Не оставляйте пустые столбцы или строки в списке.
LifeWire
-
Сохраните рабочий лист, когда закончите.
Установите ярлыки в Word
Далее вам нужно выбрать размер и тип этикеток, которые вы печатаете.
-
Откройте пустой документ Word.
-
Перейдите на вкладку Рассылки .
-
Выберите Start Mail Merge и нажмите на ярлыки .
-
Выберите торговую марку в поле « Поставщики этикеток», а затем выберите номер продукта, который указан на упаковке этикетки. Вы также можете выбрать « Новая метка», если хотите ввести собственные размеры метки.
-
Нажмите OK, когда будете готовы продолжить.
Подключите рабочий лист к меткам
Перед выполнением слияния для печати адресных меток из Excel необходимо подключить документ Word к листу, содержащему ваш список. При первом подключении к листу Excel из Word необходимо включить параметр, позволяющий преобразовывать файлы между двумя программами.
-
В Word нажмите на вкладку « Файл ».
-
Прокрутите вниз и нажмите « Параметры» внизу левой панели.
-
Нажмите « Дополнительно» на левой панели окна «Параметры Word» и прокрутите вниз до раздела « Общие ».
-
Убедитесь, что выбран параметр « Подтверждение преобразования формата файла при открытии», и нажмите кнопку « ОК» .
-
На вкладке « Почтовые рассылки » в группе « Начать слияние » выберите « Выбрать получателей», а затем « Использовать существующий список» .
-
Перейдите к рабочему листу Excel, содержащему ваш список, в открывшемся окне «Выбор источника данных» и нажмите « Открыть» .
-
Нажмите OK, чтобы подтвердить, что вы хотите использовать список, и нажмите OK еще раз, чтобы выбрать таблицу, содержащую ваш список. Теперь страница будет заполнена ярлыками с надписью « Следующая запись» .
Добавить поля слияния и выполнить слияние
После того, как вы упорядочили данные, вам нужно добавить поля слияния, прежде чем вы сможете завершить слияние. Здесь вам пригодятся те заголовки, которые вы добавили на лист Excel.
-
Нажмите на первую метку на странице, а затем выберите « Блокировка адреса» в разделе «Написать и вставить поля» на вкладке «Почтовые рассылки».
-
Нажмите кнопку « Сопоставить поля» в открывшемся диалоговом окне «Вставка блока адреса».
LifeWire
-
Убедитесь, что ваши заголовки соответствуют обязательным полям. Если какой-либо из них неправильный, используйте стрелку раскрывающегося списка рядом с ним, чтобы соответствовать до правильного поля.
-
Нажмите ОК . Снова нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку « Обновить метки» в разделе «Запись и вставка полей» на вкладке «Почтовые рассылки».
-
После настройки электронной таблицы Excel и документа Word вы можете объединить информацию и распечатать свои этикетки. Нажмите Готово и объединить в группе Готово на вкладке Почтовые рассылки.
-
Нажмите « Изменить отдельные документы», чтобы просмотреть, как будут выглядеть ваши напечатанные этикетки. Выберите Все и нажмите ОК .
LifeWire
-
Откроется новый документ с почтовыми метками с вашего листа Excel. Вы можете редактировать, печатать и сохранять метки так же, как и любой другой документ Word.
