Электронная таблица , такая как Microsoft Excel , является отличным инструментом для хранения и обработки данных . С потенциально сотнями столбцов и тысяч строк, электронная таблица Excel может содержать огромное количество данных. К счастью, в Excel есть встроенные инструменты для отслеживания данных и помощи в поиске конкретной информации, когда вы хотите ее получить. Легко сортировать введенные данные, создавать список данных и быстро получать доступ к нужным вам данным.
Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Office 365; Excel Online; и Excel для Mac.
Основная информация таблицы Excel
Основным форматом хранения данных в Excel является таблица. В таблице данные вводятся в строках . Каждая строка называется записью . После создания таблицы используйте инструменты данных Excel для поиска, сортировки и фильтрации записей, чтобы найти конкретную информацию.
Защита от ошибок данных
При создании таблицы убедитесь, что данные введены правильно. Ошибки данных, вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными. Если данные введены правильно в начале, вы получите желаемый результат.
Во избежание ошибок в данных не оставляйте пустых строк в создаваемой таблице, даже между заголовками и первой строкой данных. Убедитесь, что каждая запись содержит данные только об одном конкретном элементе и что каждая запись содержит все данные об этом элементе. В одной строке не может быть информации об элементе.
Обратите внимание, что таблица данных должна содержать как минимум две записи данных перед созданием списка.
Колонны
Хотя строки в таблице называются записями , столбцы называются полями . Каждый столбец нуждается в заголовке для идентификации данных, которые он содержит. Эти заголовки называются именами полей . Имена полей используются для обеспечения того, чтобы данные для каждой записи вводились в одинаковой последовательности.
Убедитесь, что данные введены в столбец в едином формате. Например, если числа вводятся в виде цифр (например, 10 или 20), продолжайте в том же духе; не меняйте на полпути и начинайте вводить числа в виде слов (таких как «десять» или «двадцать»).
Также важно не оставлять пустых столбцов в таблице и помнить, что таблица должна содержать как минимум два столбца, прежде чем будет создан список.
Создать список данных в Excel
После того, как вы правильно ввели данные в таблицу и включили соответствующие заголовки, преобразуйте таблицу в список.
-
Выберите ячейку в таблице.
-
Выберите « Главная» > « Сортировка и фильтр» > « Фильтр» .
-
Стрелки заголовка столбца появляются справа от каждого заголовка.
-
При выборе стрелки заголовка столбца появляется меню фильтра. Это меню содержит параметры для сортировки списка по любому из имен полей и поиска в списке записей, соответствующих определенным критериям.
-
Сортируйте свой список данных, чтобы найти любые конкретные данные, которые вы хотите получить.
